Rimborso spese professionisti: rendicontazione, fatturazione, fiscalità e limitazioni

Il rimborso spese per i professionisti si può dividere in due grandi macrocategorie ossia quella delle spese addebitate ai propri clienti e la categoria dei rimborsi spese addebitati da altri professionisti.
Sono state apportate delle modifiche al trattamento fiscale delle spese professionisti per quanto riguarda vitto e alloggio, novità che vengono disciplinate dall’articolo 10 del decreto legge 21 novembre 2014, n. 175 recante disposizioni in materia di semplificazione fiscale.
In riferimento alle novità introdotte, di seguito una breve guida su alcuni aspetti legati al rimborso spese per i professionisti.

Rimborso spese professionisti: limitazioni alla deducibilità
Il decreto legge 175 del 2014 ha introdotto novità per quanto riguarda i limiti di deducibilità delle spese per vitto e alloggio.
Dal 1° gennaio 2015 le prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande pagate direttamente dal committente non sono più considerate come compensi per il professionista, e per questo non contribuiscono alla formazione del suo reddito. Ciò significa che tali spese diventano deducibili dal committente mentre, se le stesse sono anticipate dal professionista a nome e per conto del committente, è prevista invece la deduzione dal reddito ma tenendo conto dei seguenti limiti:
- 2% di deducibilità per le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazione di alimenti e bevande per un massimo del 75% del relativo importo.
- 1% di deducibilità per le spese di rappresentanza.
Per poter fruire della deduzione delle spese il professionista deve dimostrare attraverso specifica documentazione fiscale, l’inerenza della spesa tra la prestazione resa dal professionista e l’attività svolta dal committente.

Rimborso spese professionisti: fiscalità
Il trattamento Iva riguardante il rimborso spese professionisti varia a seconda delle spese e, in particolar modo, se le stesse sono inerenti alla prestazione professionale o se sono spese anticipate dal professionista per conto di terzi o committente. In caso di spese inerenti la prestazione professionale, queste risultano infatti essere costi che il professionista deve sostenere per eseguire l’incarico commissionatogli; proprio per questo in sede di emissione della fattura della prestazione al cliente, viene applicata l’Iva anche al riaddebito della spesa sostenuta per l’eventuale compenso pagato a terzi.
Nel secondo caso invece il rimborso non partecipa alla formazione della base imponibile Iva; il costo è infatti sostenuto perché si è creato un rapporto tra professionista e committente che si raffigura nel mandato di rappresentanza.
Nel primo caso, cioè le spese sostenute dal professionista in nome e per conto del cliente, vengono addebitate in fattura ma non sono soggette ad Iva, mentre, nel secondo, ad essere assoggettato all’Iva è il rimborso della spesa inerente l’esecuzione della prestazione.

Rimborso spese professionisti: rendicontazione e fatturazione
Due aspetti importanti per quanto riguarda il rimborso spese professionisti sono la rendicontazione e la fatturazione.
La rendicontazione, infatti, indica il consuntivo effettuato periodicamente per determinare i risultati della gestione di un professionista in un determinato periodo di tempo. In questo caso si tratta quindi della documentazione che comprova le spese sostenute dal professionista nel periodo di tempo considerato.
Come avviene la fatturazione del rimborso spese? Per quanto riguarda gli importi che costituiscono il rimborso spese anticipate dal professionista in nome e per conto del committente, come abbiamo visto sono esclusi dalla base imponibile IVA. La fattura, emessa da chi offre il servizio, deve essere intestata al professionista che ha fruito del servizio e che anticipa la spesa e al committente, ovvero, il soggetto in nome e per conto del quale la stessa è stata sostenuta.