FatturaPA: invio, formato, caratteristiche tecniche: la guida per trasmettere la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione

Dal prossimo 31 Marzo entrerà in vigore l’obbligo di emissione della fattura elettronica nei confronti di tutte le pubbliche amministrazioni. Molti contribuenti che nella loro attività professionale svolgono il ruolo di fornitore delle pubbliche amministrazioni e degli enti locali saranno, quindi, chiamati a emettere il nuovo documento elettronico.

Ecco quali sono le caratteristiche tecniche relative alla fattura elettronica e i chiarimenti relativi al formato digitale e alle modalità di invio.

Caratteristiche generali della Fattura Elettronica
La fattura elettronica che verrà resa obbligatoria nei confronti di tutte le PA è un documento caratterizzato da maggiore autenticità rispetto alla fattura cartacea dal momento che contiene la firma digitale del fornitore che la emette e, soprattutto, viene trasmessa attraverso un Sistema di Interscambio (SDI) digitale. L’utilizzo di questa piattaforma consente di trasmettere sia la fattura elettronica dal fornitore alla Pubblica amministrazione sia le notifiche relative alle attività svolte alla Pubblica amministrazione e al fornitore.

Formato della fattura elettronica
La FatturaPA, ossia la fattura emessa dal privato verso la Pubblica Amministrazione è regolamentata da specifici standard e deve, quindi, contenere obbligatoriamente le informazioni rilevanti ai fini fiscali e le informazioni indispensabili a trasmettere correttamente la Fattura attraverso il SID. La FatturaPA può altresì contenere anche informazioni che possono risultare utili ai fini del controllo fiscale e delle verifiche contabili.

Predisposizione della FatturaPA
Ogni fattura, o lotto di fatture, per essere ritenuto valido dal Sistema di Interscambio, deve essere racchiuso in un file compresso, in formato zip, ossia in un file archivio.
Il file deve essere, poi, rinominato in modo tale da consentirne l’accettazione al sistema di interscambio. Nello specifico occorre comporre il nome del file inserendo Codice Paese Identificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del file e ottenendo, ad esempio, un codice come: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml

A tal proposito è opportuno segnalare che

• il Codice Paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code;
• l’Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all’estero). La lunghezza di questo codice identificativo è di:
  • 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT,
  • 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) negli altri casi;
• il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da “A” a “Z” e da “0” a “9”.
• Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere trattino basso o underscore (“_”), codice ASCII 95.
• L’estensione da assegnare al file è “.xml” oppure “.xml.p7m” in base al tipo di firma utilizzata;
• La denominazione del file va mantenuta anche nella fase di invio alla Pubblica Amministrazione, anche nel caso in cui si elabori un file archivio (ottenendo così, ad esempio, l’archivio ITAAABBB99T99X999W_00001.zip che potrà anche contenere differenti files, quali: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml ; ITAAABBB99T99X999W_00002.xml ; ITAAABBB99T99X999W_00003.xml.p7m.

All’atto pratico, quando il sistema di interscambio riceve un files di archivio, lo elabora e lo trasmette all’Amministrazione destinataria.
Ogni file della FatturaPA, ossia le singole fatture e non il files di archivio, devono essere firmate elettronicamente dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata.

Invio della FatturaPA
Dopo aver adeguatamente nominato le fatture, averle firmate e aver approntato il file di invio (archivio) quest’ultimo può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso una delle seguenti modalità:

• Posta Elettronica Certificata (PEC): in questo caso i file FatturaPA e i file archivio devono risultare come allegati delle messaggio di posta elettronica certificata (PEC) inviata all’indirizzo mail: sdi01@pec.fatturapa.it. Con l’allegato, il messaggio non deve superare i 30 megabytes di grandezza, dal momento che file s più grandi possono essere soggetti a problemi di trasmissione. Il fornitore che utilizza la posta elettronica riceve dallo SDI una ricevuta per i files inviati;
• Invio via web = I files relativi alle fatture o i file di archivio possono essere inviati anche da una specifica applicazione presente sul sito www.fatturapa.gov.it a cui si accede attraverso le credenziali Entratel o Fisconline o attraverso la Carta Nazionale dei Servizi (CNS). Il file inviato utilizzando questa modalità non deve superare la dimensione di 5 megabytes. Nella sezione strumenti del sito si potrà utilizzare l’applicazione ‘Monitorare la FatturaPA’, per verificare l’arrivo delle ricevute di trasmissione della FatturaPA.
• Servizio SDICoop - Trasmissione (Servizi di Cooperazione Applicativa);
• Servizio SDIFTP (Protocollo FTP - File Transfer Protocol);
• Servizio SPCoop - Trasmissione (Sistema Pubblico di Connettività - SPC);

Monitoraggio fatture
Nella sezione Strumenti del sito www.fatturapa.gov.it è disponibile l’applicazione «Monitorare Fatture» che consente di recepire e controllare i messaggi che documentano lo stato del proprio file presso il Sistema di Interscambio. I messaggi relativi al file emesso o trasmesso possono essere visualizzati dal fornitore che ha emesso la fattura, utilizzando le credenziali Entratel o Fisconline.