Un CRM è un ottimo strumento per gestire la clientela e ottimizzare i processi aziendali. Fortunatamente molti di questi software sono disponibili gratuitamente, ma quali sono i migliori?
I software CRM sono strumenti utilissimi per lavoratori autonomi e imprese, dato che permettono loro di portare avanti le strategie di Customer relationship management necessarie al fine di aumentare la redditività del proprio business. I software di questo tipo sono in grado di gestire molti processi, come ad esempio la raccolta e l’archiviazione delle informazioni sui potenziali clienti, la comunicazione tra i diversi reparti aziendali o il monitoraggio dell’andamento di una determinata campagna di marketing sui social network.
Per fortuna in rete sono disponibili moltissimi CRM open source e/o gratuiti, che sotto l’aspetto qualitativa non hanno nulla da invidiare alle risorse a pagamento. Tuttavia, la scelta di un buon CRM non deve essere lasciata al caso, e nella seguente guida saranno forniti consigli utili per individuare il software più adatto alle tue esigenze.
CRM gratuiti e open source: i migliori software del 2022
CRM open source e gratuiti: quali sono le differenze?
Molte persone confondono ancora i CRM gratuiti con quelli open source, pensando erroneamente che si tratti di sinonimi. In realtà i due termini si riferiscono a cose diverse:
- un CRM gratuito (che rientra nella tipologia dei «free software») può essere utilizzato senza pagare, anche se l’azienda che lo distribuisce mette sempre a disposizione una serie di funzionalità aggiuntive a pagamento;
- un CRM open source non solo può essere utilizzato in maniera gratuita, ma l’utente ha anche accesso al codice sorgente e può modificare e distribuirlo a suo piacimento. Si tratta quindi dell’opposto di un software closed source.
Esistono poi alcuni software closed source che danno la possibilità agli sviluppatori web di utilizzare i propri framework per la realizzazione di applicazioni specifiche, o in altri mettono a disposizione software di terze parti.
Quali strumenti offrono i CRM gratuiti?
Gli strumenti messi a disposizioni degli utenti che utilizzano un CRM in versione gratuita possono variare da piattaforma a piattaforma, ciononostante esistono alcune funzionalità che sono presenti in ogni software, o quanto meno in tutti i CRM che detengono le maggiori quote di mercato:
- autoresponder per le e-mail;
- pannello di controllo del traffico;
- gestione dei canali social aziendali e live chat;
- gestione del calendario;
- strumenti per l’assegnazione dei compiti;
- funzionalità per l’automazione e l’analisi delle campagne di marketing;
- spazio per l’archiviazione dei dati;
- servizi per la fatturazione.
I CRM sono soggetti ad aggiornamenti costanti e periodici, ne segue che il novero di servizi disponibili in modalità gratuita può variare col tempo. Nel mercato si riscontra la tendenza ad aggiungere funzionalità alla versione free, piuttosto che rimuoverle, ma le aziende che gestiscono le piattaforme agiscono in funzione di molti fattori, e può capitare che decidano di rendere a pagamento parte dei servizi precedentemente fruibili senza pagare un abbonamento.
Come scegliere un buon CRM?
Bisogna sottolineare che, al pari di qualsiasi altro strumento tecnologico, un CRM gratuito ha delle limitazioni che con il passare del tempo potrebbero richiedere il passaggio alla versione a pagamento. Ovviamente l’azienda o il lavoratore autonomo che usa il CRM saprà valutare se continuare a usufruire dell’offerta gratuita o investire in un programma a pagamento più completo.
Premesso ciò, per scegliere un buon CRM è sufficiente tenere conto dei seguenti fattori:
- facilità di utilizzo e apprendimento: una buona risorsa deve essere facile da utilizzare, e il suo apprendimento non dovrebbe sottrarre tempo alla gestione delle relazioni con la clientela. Nei fatti, i CRM gratuiti presentano curve di apprendimento molto variabili tra loro, motivo per il quale si consiglia di prestare da subito una grande attenzione a questo aspetto, e confrontare tra loro le diverse piattaforme;
- funzionalità offerte: ogni impresa ha esigenze differenti, e la scelta del CRM deve tenere conto di ognuna di esse. Per esempio, se si devono gestire mensilmente decine di migliaia di lead commerciali, la scelta potrebbe ricadere su una piattaforma che offre servizi per l’archiviazione di contatti illimitati;
- personalizzazione: un CRM facilmente personalizzabile semplifica molti dei processi interni, quali ad esempio il trasferimento delle informazioni tra i vari reparti aziendali o l’analisi dei dati raccolti dalle campagne di marketing;
- integrazioni e tariffario molto chiaro: anche se si desidera utilizzare il software gratuitamente, è sempre consigliato verificare quali siano le integrazioni disponibili a pagamento e la chiarezza del tariffario inerente, al fine di risparmiare sorprese poco gradite.
I migliori CRM gratuiti
I seguenti CRM sono utilizzabili in maniera gratuita, ma non sono software open source. Ovviamente qualora si volessero acquistare integrazioni a pagamento, basterà recarsi sul portale online ufficiale di ognuno di essi e seguire la procedura.
HubSpotCRM
HubSpotCRM ha fatto il suo debutto nel 2014, ed è una soluzione gratuita di alto livello, tenendo conto che molti degli strumenti compresi nel piano free sono solitamente a pagamento in altri CRM. Esempi di funzioni avanzate fornite gratuitamene agli utenti sono:
- monitoraggio e tracciamento delle e-mail per 7 giorni;
- integrazione con app di messaggistica, gmail e outlook;
- utilizzo di bot;
- integrazione con l’app marketplace;
- chat in tempo reale;
- autorizzazione utente personalizzata;
- form per il follow up mediante posta elettronica.
In poche parole, la versione gratuita è già molto completa e utilizzabile in maniera semplice, anche da aziende di medie dimensioni. Senza dover pagare, è possibile aggiungere un milione di contatti nel database, mentre non sono previsti limiti al numero di utenti che possono utilizzare il servizio in maniera free. HubSpotCRM mette anche a disposizione una serie di miniguide per facilitare l’apprendimento delle funzioni di base, elemento che concorre a renderlo un CRM abbastanza facile da usare.
Freshsales
Freshsales è una piattaforma che si concentra maggiormente sulla gestione delle attività di vendita, a differenza della maggior parte degli altri CRM, che come abbiamo avuto modo di vedere mettono a disposizione degli utilizzatori anche strumenti volti a facilitare la comunicazione all’interno dell’azienda o con i partner esterni. Si tratta di un software facile da utilizzare, e la versione gratuita offre:
- numero illimitato di contatti e utenti;
- strumenti per gestire la vendita via chat, posta elettronica o telefono,
- app mobile per IOS e Android;
- supporto di alto livello h24;
- strumenti base per monitorare l’avanzamento del ciclo di vendita.
Questo CRM è molto utilizzato dalle startup o dai liberi professionisti alle prime armi, e i suoi piani a pagamento permettono di aggiungere numerose altre funzionalità avanzate per il monitoraggio della campagne di marketing e la gestione dei database con moltissimi contatti. Bisogna tuttavia sottolineare che la versione gratuita di Freshsales potrebbe non essere la scelta migliore per le imprese medie o grandi.
Insightly
Insightly può essere definito, per certi aspetti, l’antitesi di Freshsales, dato che è un CRM che tende a focalizzarsi maggiormente sulla gestione e l’ottimizzazione del flusso di lavoro all’interno dell’azienda, piuttosto che solo ed esclusivamente sul processo di vendita. Ovviamente Insightly fornisce molti strumenti utili per aumentare il numero di lead commerciali, e anche in questo caso non si tratta di uno strumento difficile da utilizzare, al contrario, la sua curva di apprendimento è anche più piatta rispetto a Freshsales. Tra le funzioni interessanti fruibili gratuitamente si trovano:
- report avanzati e personalizzati;
- modelli per campagne di e-mail marketing;
- integrazioni per la gestione dei registri contabili;
- grafici per l’analisi;
- database, con un limite massimo di 2.500 contatti;
- sistema OAuth Single Sign-On.
In conclusione, la versione free di Insightly è ottima per le realtà piccole o in fase di avviamento, nel caso contrario, sarà possibile eseguire in ogni momento acquistare funzionalità aggiuntive.
ZohoCRM
ZohoCRM nasce come un software per il Costumer relationship management incentrato sull’archiviazione in cloud, me negli anni la piattaforma ha saputo diversificare la sua offerta, e al momento è il settimo CRM più usato in Italia, con una quota di mercato del 4,95% (dati aggiornati al 1 marzo 2022). La versione gratuite contiene i prodotti tipici dei software CRM free, più i seguenti elementi:
- autenticazione della posta elettronica,
- regole di follow-up e report;
- template per e-mail;
- file allegati a feed;
- strumenti per l’archiviazione e la condivisione di cartelle con il team;
- stili per personalizzare la dashboard;
- acesso gratuito per 3 utenti.
ZohoCRM può essere anche integrato con alcune piattaforma CMS come WordPress o Shopify, mediante applicazioni esterne. La versione gratuita del software è prediletta soprattutto dalle startup e dai lavoratori autonomi, e si tratta di un CRM relativamente facile da maneggiare, anche per i neofiti. Sicuramente ZohoCRM in versione gratuita presenta delle limitazioni, tuttavia si deve sottolienare che le attuali tariffe per l’acquisto delle funzioni avanzate sono più contenute rispetto ad altri CRM trattati nell’articolo.
I migliori CRM gratuiti e open source
Di seguito sono riportati i migliori CRM gratuiti e open source disponibili sul mercato. Anche in questo caso è possibile ottenere servizi aggiuntivi acquistando le differenti versioni a pagamento di ognuno dei CRM.
Bitrix24
Bitrix24 è un CRM che ha riscosso moltissimo successo negli ultimi anni, tanto che secondo stime dell’azienda che ne detiene la proprietà, sarebbero usato da oltre 7 milioni di aziende. La versione gratuita fornisce gran parte delle funzionalità basiche di un software libero, alle quali si sommano:
- chat individuali e di gruppo, sia private che pubbliche;
- servizio per videochiamate criptate;
- spazio di archiviazione online pari a 5G;
- template per la costruzione di un unico portale web aziendale;
- numero illimitato di pagine per il sito web aziendale;
- integrazione Google Drive, Dropbox e One Drive;
- servizio per la sincronizzazione per cartelle e file MAC e Windows.
Il CRM Bitrix24 è open source, tuttavia il codice può essere modificato e gestito solamente con l’aiuto di collaboratori certificati dall’azienda, i cui contatti sono presenti in un’apposita sezione del sito web. La versione free di Bitrix24 offre veramente tanti servizi, non si può però negare che la curva d’apprendimento del software sia abbastanza ripida, soprattutto per chi è alle prime armi. Alla luce di ciò, si avvisa che per maneggiare adeguatamente un CRM del genere sono richieste molte ore di pratica. A parte ciò, si tratta di una delle migliori soluzioni open source.
VTiger
VTiger è un software molto semplice da utilizzare, e secondo molti basterebbero addirittura poche ore per comprenderne il funzionamento. La piattaforma è spesso indicata come la principale antagonista di Bitrix24 tra i CRM gratuiti e open source, e in Italia è il sesto software più utilizzato, con una quota complessiva pari al 5,4%, poco sopra ZohoCRM (dati aggiornati al 1 marzo 2022). La versione free contiene la maggior parte dei servizi offerti dai principali CRM open source, con l’aggiunta di:
- strumenti per valutare il tasso di coinvolgimento degli utenti;
- integrazione con outlook;
- scanner per i biglietti da visita in formato digitale;
- servizio per estendere il profilo LinkedIn;
- avvisi riguadante le offerte inattive;
- integrazione con Zoom e Google Meetic.
La community di VTiger è molto attiva, e il materiale reperibile in rete è aggiornato in maniera costante. Viene da sé che modificare o integrare le funzioni basiche è assai semplice. Purtroppo uno dei pochi lati negativi della versione free di VTiger è rappresentato dall’impossibilità, almeno per il momento, di ottenere un databse per contatti illimitati. Infatti è possibile gestire non più di 3.000 clienti, e l’accesso al CRM è riservato esclusivamente a 10 collaboratori.
CiViCRM
CiViCRM è stato pensato soprattutto per le organizzazioni non governative, le Onlus e le associazioni che vogliono gestire comodamente tutte le fasi della raccolti fondi o la comunicazione aziendale grazie a un’intefaccia estremamente semplice da utilizzare. Tra i servizi peculiari di CiViCRM spiccano:
- strumenti per monitorare l’andamento delle donazioni ricevute;
- funzionalità per integrare sistemi di pagamento come Stripe o Paypal;
- gestione anagrafiche e contatti dei donatori,
- funzionalità per il trasferimento dei fondi raccolti;
- pannello per la pianificazione e la gestione degli eventi di beneficienza.
Un altro importante punto di forza di questo CRM è la sua compatibilità con le principali piattaforme di Content management system (CMS) del mercato, vale a dire WordPress, Joomla e Drupal. Per gli utenti che sono già in possesso di una conoscenza, anche base, delle piattaforme sopra citate, l’apprendimento di CiViCRM può essere ancora più rapido. Essendo un software 100% open source, per i programmatori web è possibile modificare a piacimento il codice sorgente e arricchirlo con nuovi elementi.
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