La gestione del personale e l’elaborazione delle buste paga sono attività complesse per la molteplicità di fonti normative e contrattuali da rispettare oltre che per i continui aggiornamenti derivanti da leggi, direttive, regolamenti Ue, decreti legislativi, decreti legge, circolari e interpelli provenienti da Unione Europea, Parlamento, Presidente della Repubblica, Presidente del Consiglio dei Ministri, Ministeri, Inps, Inail ed Agenzia entrate.
Vista la complessità della professione, il margine di errore è particolarmente elevato. I problemi in tal senso possono essere segnalati direttamente dai dipendenti (che si accorgono di errori in busta paga o nella gestione del rapporto di lavoro) ovvero dalle organizzazioni sindacali. Un’altra ipotesi è quella delle verifiche condotte dall’Ispettorato territoriale del lavoro (ITL).
Posto che le irregolarità rilevate dall’ITL possono portare a sanzioni economiche, anche di importo elevato, analizziamo in dettaglio una serie di verifiche che l’azienda può mettere in pratica per evitare problemi in sede di verifica ispettiva.
Quali controlli fare per evitare problemi con l’Ispettorato del lavoro?
Attenzione alla copertura assicurativa Inail
L’assicurazione Inail contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali prevede il pagamento di un premio annuale, calcolato in base a:
- Retribuzioni totalizzate dai dipendenti;
- Voce di tariffa relativa alla mansione svolta.
Di conseguenza, in caso di ispezione, è possibile un controllo finalizzato a verificare che la voce di tariffa corrisponda alla mansione svolta.
Al fine di evitare un re-inquadramento ai fini Inail dei lavoratori è necessario controllare periodicamente che alle attività dei singoli dipendenti venga attribuita la tariffa corretta.
Per comprendere l’impatto in termini di pagamento del premio di un inquadramento sbagliato, facciamo l’esempio di un lavoratore che nell’anno ha totalizzato una retribuzione di 30 mila euro. La mansione dell’interessato ricade nella voce 9300 «Attività dei magazzini per la custodia e la conservazione di merci» con tasso 16,28 per mille.
Pertanto, il premio è pari a:
- Premio base di (30.000 * 16,28) / 1.000 = 488,40;
- Addizionale al premio 488,40 * 1% = 4,88;
- Premio totale 488,40 + 4,88 = 493,28.
Qualora, a seguito di ispezione, la mansione dell’interessato venga re-inquadrata alla voce 9232 «Carico, scarico, facchinaggio di qualunque altra merce» con tariffa 30,03 il premio sarà pari a:
- Premio base di (30.000,00 * 30,03) / 1.000 = 900,90;
- Addizionale al premio 900,90 * 1% = 9,01;
- Premio totale 900,90 + 9,01 = 909,91.
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Attenzione allo stop and go per i contratti a termine
La normativa italiana (articolo 1, Decreto legislativo 15 giugno 2015 numero 81) qualifica il contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato come la «forma comune di rapporto di lavoro».
Questo significa che tutte le altre tipologie contrattuali incontrano una serie di limitazioni in modo da spingere le aziende verso il contratto a tempo indeterminato, quale rapporto dotato del più alto livello di stabilità a beneficio del dipendente.
Un esempio dei paletti imposti dalla legge è il rapporto a tempo determinato. I datori di lavoro possono infatti stipulati contratti a termine per qualsiasi esigenza e per lo svolgimento di qualunque tipo di mansione, senza alcuna specifica causale, solo per contratti di durata fino a 12 mesi.
Il termine può superare i 12 mesi, ma non eccedere i 24 mesi, solo in presenza di almeno una delle seguenti causali legate a esigenze:
- Temporanee e oggettive, estranee all’ordinaria attività dell’azienda;
- Connesse a incrementi temporanei, significativi e non programmabili dell’attività ordinaria;
- Di sostituzione di altri lavoratori.
Le suddette causali devono altresì giustificare il ricorso al contratto a termine nelle ipotesi di rinnovo, anche se non si superano i 12 mesi.
In tal caso l’azienda deve porre attenzione, a fronte di un’eventuale verifica ispettiva, al rispetto del cosiddetto «stop and go» tra la fine del precedente contratto e l’inizio di quello successivo. Lo stacco temporale dev’essere infatti pari a:
- 20 giorni, se il contratto scaduto aveva una durata superiore a 6 mesi;
- 10 giorni, se il contratto precedente ha avuto durata pari o inferiore a 6 mesi.
Il rischio, in questi casi, è quello di dover convertire il secondo rapporto a tempo indeterminato, se viene accertato il mancato rispetto dell’intervallo minimo.
Le uniche deroghe allo stop and go sono riservate ai lavoratori impiegati nelle attività stagionali ed alle ipotesi individuate dai contratti collettivi.
Attenzione al rispetto del contratto collettivo nazionale di lavoro
Le agevolazioni contributive hanno l’obiettivo di incentivare l’inserimento - reinserimento lavorativo di determinate categorie di soggetti altrimenti a rischio di incontrare difficoltà di accesso al mondo del lavoro. Come? Diminuendo gli oneri Inps (e in alcuni casi Inail) a carico delle aziende, così da spingerle ad assumere.
Al fine di poter legittimamente fruire degli sgravi, le aziende devono comunque rispettare una serie di condizioni. Tra queste figura il rispetto almeno della parte economica e normativa (e non anche di quella obbligatoria) di accordi e contratti collettivi, laddove sottoscritti, stipulati dalle organizzazioni sindacali dei datori di lavoro e dei lavoratori, comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.
Con l’obiettivo di evitare, in caso di ispezione, la contestazione sulla legittima fruizione degli sgravi e la conseguente revoca degli stessi e recupero dei benefici arretrati, il datore di lavoro è tenuto a controllare costantemente che vengano rispettate le condizioni previste dal Ccnl applicato.
Da notare che, come chiarito dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali con la Risposta ad Interpello del 20 maggio 2016 numero 18, l’impresa non iscritta all’associazione firmataria del Ccnl di riferimento, che non ha versato il contributo di assistenza contrattuale, ha comunque accesso ai benefici normativi e contributivi.
Il contributo di assistenza contrattuale è infatti un elemento rientrante nella parte obbligatoria del contratto collettivo. Da ciò deriva che il mancato versamento del contributo non è condizione ostativa per la fruizione delle agevolazioni.
Attenzione al pagamento di straordinari e supplementari
Il contratto collettivo nazionale di lavoro prevede determinate maggiorazioni percentuali a fronte dello svolgimento di prestazioni straordinarie o supplementari.
In sostanza per le ore in parola spetta la retribuzione oraria cui si aggiunge una determinata percentuale della stessa.
Il Ccnl può contemplare pertanto maggiorazioni diverse per:
- Straordinario diurno;
- Straordinario notturno;
- Straordinario festivo;
- Straordinario notturno festivo;
- Lavoro supplementare.
Si rammenta che lo straordinario opera con riferimento al lavoro prestato oltre le 40 ore settimanali o il diverso orario a tempo pieno definito dal Ccnl.
Al contrario il lavoro supplementare è l’attività svolta dai dipendenti part-time oltre l’orario concordato a livello individuale, in relazione alle giornate, settimane o mesi e fino al limite dell’orario normale previsto dalla contrattazione collettiva per il tempo pieno.
In sede di ispezione il personale competente può contestare all’azienda il riconoscimento di determinati crediti patrimoniali in favore dei dipendenti, derivanti da una non corretta applicazione del Ccnl, ad esempio per quanto riguarda le maggiorazioni spettanti per lavoro straordinario - supplementare.
Per evitare situazioni di questo genere è opportuno verificare il trattamento in busta paga delle ore eccedenti l’orario normale, nello specifico:
- Le maggiorazioni applicate;
- Che tutte le ore eccedenti siano retribuite con le dovute maggiorazioni;
- Che una volta superato il limite dell’orario normale, le ore di supplementare vengano qualificate come straordinario.
