Perché è importante saper calcolare il cedolino a mano?

Ogni professione per essere svolta al meglio dev’essere conosciuta nei suoi aspetti principali e basilari.

Prendendo in prestito un termine sportivo si può dire che è quanto mai importante «partire dai fondamentali».

Applicando questa teoria all’attività di elaborazione paghe si comprende che è necessario:

• Avere una solida formazione in materia di diritto del lavoro e tributario;
• Conoscere nel dettaglio come si elabora un cedolino;
• Sapere cos’è il costo del lavoro e come lo si ottiene.

In questa guida parleremo dell’importanza del secondo aspetto, rappresentato dal saper calcolare un cedolino a mano, senza l’ausilio del software paghe.

Capire gli errori del programma paghe

Il cliente o lo stesso operatore che si occupa dell’elaborazione cedolini possono rendersi conto di errori dovuti al software paghe.

In questi casi, per confermare il sospetto, è necessario ricalcolare il cedolino a mano senza l’aiuto del programma.

Solo così, di fronte ad un risultato difforme tra software e cedolino calcolato dall’operatore, sarà chiaro se ci troviamo effettivamente di fronte ad un errore di elaborazione.

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Risolvere un problema di elaborazione cedolini

Sempre nell’ambito di quelli che possono gli errori derivanti dall’elaborazione paghe, una volta compresa l’origine degli stessi, l’elaborazione a mano ha l’ulteriore vantaggio di capire come risolvere l’errore.

Questo aspetto ha un’importanza fondamentale nei rapporti con il cliente il quale avrà la percezione di una realtà che comprende i problemi, li risolve e mette in campo una serie di contromisure per il futuro.

Simulare il netto in busta del dipendente

Essere in grado di calcolare il cedolino a mano è di fondamentale importanza anche per simulare il netto in busta di un dipendente prossimo all’assunzione o ad una promozione.

E’ normale infatti che di fronte ad eventi come quelli citati, il cliente si interroghi su quanto percepirà l’interessato in busta paga. Trattasi di un’informazione aggiuntiva da fornire alla controparte nell’ambito delle discussioni precedenti la stipula di un contratto o la promozione.

Frequente anche il caso di un soggetto giudicato idoneo all’assunzione (per esperienza professionale e capacità lavorative) il quale chiede un determinato netto in busta.

In queste ipotesi l’operatore dovrà essere in grado di simulare una determinata retribuzione lorda, tale da raggiungere il netto medio mensile desiderato.

Si parla di netto medio perché le simulazioni ottengono di norma un netto annuo da dividere poi per il numero di mensilità ordinarie ed aggiuntive.

Calcolare il costo del lavoro

Saper calcolare il cedolino a mano aiuta anche nella simulazione del costo del lavoro di un dipendente. Sempre nell’ottica di un’assunzione / promozione, l’azienda può aver la necessità di conoscere quanto gli costerà il lavoratore.

In tal caso, gli elementi da considerare sono:

• Retribuzione lorda;
• Ratei di mensilità aggiuntive;
• Contributi previdenziali ed assistenziali a carico azienda;
• Trattamento di fine rapporto;
• Contributi Inail;
• Ferie e permessi maturati e non goduti.

Nonostante sia diffusa, all’interno dei programmi paghe, la funzionalità che permette di simulare il costo del lavoro è comunque opportuno effettuare i calcoli a mano quantomeno per verificare se le elaborazioni del software sono corrette.

Fare il check-up mensile

Uno dei metodi per capire se le paghe sono elaborate correttamente è implementare un controllo mensile dei cedolini.

In particolare, se si hanno più clienti con Ccnl diversi è opportuno controllare un’azienda al mese.

In tal senso le verifiche è bene che comprendano anche una rielaborazione a mano della busta paga, così da comprendere se ci sono errori dell’operatore o del software.

Nell’ambito dell’azienda soggetta a controlli è opportuno verificare:

• Un cedolino per ogni qualifica, distinguendo tra operai, impiegati, quadri e dirigenti;
• Un cedolino per ogni matricola Inps, nel caso di realtà con più posizioni previdenziali ed aliquote contributive differenti;
• Un cedolino per ogni Ccnl applicato, se l’azienda applica più contratti;
• Un cedolino per ogni tipologia di rapporto, distinguendo tra lavoro dipendente full-time, part-time, intermittente, contratto a termine.

Valutare l’impatto delle agevolazioni contributive

Le agevolazioni contributive hanno di norma l’obiettivo di ridurre i contributi previdenziali ed assistenziali a carico azienda, per un determinato numero di mesi (che possono arrivare fino a 36) al fine di favorire l’inserimento - reinserimento lavorativo di determinate categorie di persone, altrimenti a rischio di essere escluse dal mercato del lavoro.

Nell’interrogarsi, ad esempio, sull’assumere un dipendente a termine o a tempo indeterminato (quest’ultimo oggetto di sgravio contributivo), l’azienda potrebbe aver la necessità di ottenere una quantificazione sul costo del lavoro nelle due ipotesi.

Per elaborare il costo di un dipendente con lo sgravio o meno è imprescindibile saper già calcolare il cedolino a mano.

Quali passaggi per calcolare il cedolino a mano?

Ecco di seguito i passaggi da rispettare per calcolare il cedolino a mano, oltre all’indicazione delle fonti da cui ottenere i dati necessari:

• Reperire il livello di inquadramento del lavoratore e la retribuzione lorda dal testo del Ccnl applicato;
• Verificare se ci sono importi aggiuntivi previsti dalla lettera di assunzione, da intese successivamente intercorse ovvero da contratti collettivi territoriali o aziendali;
• Determinare le competenze spettanti al lavoratore;
• Calcolare i contributi previdenziali ed assistenziali a carico del lavoratore, in base all’aliquota ottenuta dalle tabelle Inps (quest’ultima da applicare sul reddito imponibile ai fini previdenziali);
• Dalla sottrazione competenze - contributi previdenziali ed assistenziali a carico del lavoratore si ottiene l’imponibile Irpef;
• Calcolare l’imposta lorda applicando gli scaglioni d’imposta proporzionati a mese (23% per i redditi fino a 1.250,00 euro mensili, 25% per i redditi compresi tra 1.250,01 e 2.333,33 euro mensili, 35% per i redditi compresi tra 2.333,34 e 4.166,66 euro mensili, 43% per i redditi pari o superiori a 4.166,67 euro mensili);
• Calcolare il reddito complessivo presunto dell’anno e, sulla base di questo, determinare l’ammontare delle detrazioni per lavoro dipendente e per familiari a carico (se richieste);
• Ottenere l’Irpef netta da trattenere al dipendente grazie alla sottrazione Irpef lorda - detrazioni;
• Calcolare il trattamento integrativo o bonus Irpef (se spettante e richiesto dal lavoratore);
• Considerare le trattenute nell’anno corrente per le rate del saldo addizionale regionale 2022, saldo addizionale comunale 2022 e acconto addizionale comunale 2023;
• Ottenere il netto in busta paga sottraendo alle competenze le trattenute per contributi previdenziali e assistenziali.

Altri elementi che possono incidere sul calcolo del netto sono:

• Trattenute (sul netto) per contributi sindacali;
• Trattenute (sul netto) per cessioni del quinto o pignoramenti;
• Agevolazioni contributive che si applicano anche sui contributi previdenziali a carico del lavoratore.

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Mantenere un foglio excel per il calcolo del netto

Per calcolare il netto a mano possiamo utilizzare, in alternativa:

• Un semplice foglio di carta e una calcolatrice;
• Un prospetto excel utilizzando soprattutto le funzioni comuni di somma, moltiplicazione, percentuale e arrotondamento.

In quest’ultimo caso, per velocizzare i tempi in caso di future simulazioni, è opportuno impostare un prospetto excel da utilizzare all’occorrenza.