Scopriamo il significato di overbooking, come funziona concretamente, chi è a rischio e come difendersi e tutelarsi in caso di disagi.
L’overbooking è una pratica comune tra le compagnie aeree che consiste nel vendere più biglietti rispetto ai posti effettivamente disponibili su un volo. Sebbene possa sembrare sorprendente, questa strategia è perfettamente legale e si basa su statistiche che indicano come circa una quota di passeggeri non si presenti all’imbarco.
Ma, sebbene si tratti di un fenomeno raro, è importante sapere cosa fare in caso ci si trovi coinvolti. Le compagnie aeree utilizzano algoritmi e dati statistici per prevedere i tassi di no-show e, in caso di overbooking, cercano inizialmente volontari disposti a rinunciare al proprio posto in cambio di compensazioni.
Esploriamo insieme il significato dell’overbooking aereo, i diritti dei passeggeri e, soprattutto, come evitare questa situazione prima della partenza.
Cos’è l’overbooking e perché viene praticato?
Il termine overbooking ha radici profonde nel settore dei trasporti aerei, rappresentando una strategia commerciale pianificata piuttosto che un errore organizzativo. Questa pratica, utilizzata da numerose compagnie, merita un’analisi approfondita per comprenderne il funzionamento e le motivazioni.
Il vocabolo overbooking deriva dall’inglese e significa letteralmente «sovraprenotazione» o «sovraprenotazioni». Composto dai termini «over» (oltre, sopra) e «book» (registrare), indica:
la tecnica commerciale attraverso cui i posti disponibili vengono venduti in numero superiore a quello realmente esistente.
La definizione tecnica si riferisce alla situazione in cui i posti disponibili sull’aeromobile sono inferiori rispetto al numero di prenotazioni confermate e ai biglietti emessi per un determinato volo. Questa pratica è, quindi, una precisa strategia commerciale, non un incidente o un errore di sistema.
Perché le compagnie aeree vendono più biglietti dei posti disponibili
Le motivazioni economiche dietro l’overbooking sono molteplici. Innanzitutto, le compagnie aeree applicano questa strategia per tutelarsi da eventuali cancellazioni o modifiche alle prenotazioni. Statisticamente, una percentuale vicina al 5% dei passeggeri prenotati non si presenta al volo, creando potenziali perdite economiche per le compagnie.
Le aziende di trasporto aereo si basano su quella che viene chiamata «percentuale di no-show», elaborando algoritmi complessi e riservati per stimare quanti passeggeri non si presenteranno su ogni volo. Questi calcoli permettono di mettere in vendita più biglietti rispetto alla disponibilità effettiva.
Inoltre, attraverso l’overbooking, le compagnie possono:
- massimizzare i ricavi e mantenere i costi relativamente bassi;
- offrire biglietti più economici a un numero maggiore di passeggeri;
- coprire le perdite con le prenotazioni in surplus;
- guadagnare ulteriormente con le penali di disdetta.
Le compagnie aeree più grandi riescono a ottenere centinaia di milioni di euro in più ogni anno grazie a questa pratica. Un aereo pieno risulta decisamente più redditizio di uno con posti vuoti, giustificando così il rischio calcolato di dover gestire occasionali situazioni di sovraffollamento.
Differenza tra overbooking aereo e alberghiero
L’overbooking non è esclusivo delle compagnie aeree ma viene utilizzato anche in altri settori, come quello alberghiero e dei trasporti in generale. Tuttavia, esistono differenze significative nella sua applicazione.
Nel settore aereo, l’overbooking è differente dall’inserimento in lista d’attesa, condizione in cui il passeggero viene informato della situazione e accetta di essere inserito in coda. Nel contesto alberghiero, invece, la pratica viene utilizzata per tutelarsi da variabili come cancellazioni last minute, check-out anticipati o condizioni meteorologiche avverse.
Un’importante distinzione riguarda le conseguenze: mentre un passeggero aereo «rimasto a terra» subisce un disagio notevole, potenzialmente compromettendo l’intero viaggio, nel settore alberghiero esiste maggiore flessibilità nella riprotezione presso strutture alternative. In entrambi i casi, comunque, l’overbooking è legale, sebbene le compagnie debbano rimediare all’inconveniente risarcendo in modo diretto o indiretto il viaggiatore coinvolto.
Cosa succede se il tuo volo è in overbooking
Quando tutti i passeggeri si presentano all’imbarco di un volo in overbooking, inizia una procedura standardizzata che le compagnie aeree devono seguire secondo le normative vigenti. Il Regolamento CE 261/2004 stabilisce precise linee guida per gestire queste situazioni, tutelando i diritti dei viaggiatori coinvolti.
Negato imbarco: come avviene e chi viene selezionato
Il negato imbarco si verifica quando il passeggero, pur in possesso di un biglietto aereo valido, si presenta all’imbarco entro il termine indicato, ma non viene comunque imbarcato. Sebbene possa accadere per ragioni di sicurezza o documenti inadeguati, nella maggior parte dei casi è dovuto all’overbooking.
Ogni compagnia aerea utilizza criteri diversi per selezionare chi lasciare a terra. I fattori considerati generalmente includono:
- la classe di prenotazione (i passeggeri in classe economica spesso hanno priorità inferiore);
- l’ordine di check-in (chi si presenta per ultimo rischia maggiormente);
- lo status nel programma frequent flyer della compagnia;
- la presenza di famiglie con bambini, che solitamente hanno priorità maggiore.
Volontari e compensazioni offerte dalla compagnia
Innanzitutto, la compagnia aerea è obbligata a chiedere ai passeggeri presenti al gate se qualcuno è disposto a cedere volontariamente il proprio posto. Chi rinuncia volontariamente :
- il rimborso del biglietto entro 7 giorni;
- l’imbarco sul primo volo alternativo disponibile;
- assistenza in aeroporto durante l’attesa.
I benefici sono da concordare direttamente con la compagnia e possono includere voucher di viaggio, rimborsi parziali o totali, e talvolta anche upgrade per voli futuri. Pertanto, in alcuni casi, l’overbooking può trasformarsi in un’opportunità vantaggiosa per passeggeri flessibili.
Cosa succede se non ci sono volontari? Rimborsi e assistenza per i «passeggeri a terra»
Qualora nessuno si offra volontario, o se il numero dei volontari non è sufficiente, sarà la compagnia aerea a decidere chi imbarcare e chi lasciare a terra. In questo caso, i passeggeri non consenzienti hanno diritto a diversi servizi e assistenze.
- Compensazione pecuniaria in base alla distanza del volo:
- 250€ per voli fino a 1.500 km
- 400€ per voli intracomunitari superiori a 1.500 km e per voli extracomunitari tra 1.500 e 3.500 km
- 600€ per voli extracomunitari superiori a 3.500 km
- Una scelta tra:
- rimborso completo del biglietto
- imbarco su un volo alternativo quanto prima possibile
- imbarco su un volo alternativo in una data successiva più conveniente
- Assistenza che include:
- pasti e bevande in relazione all’attesa
- sistemazione in albergo e trasferimenti, se necessario
- due chiamate telefoniche o messaggi via email
È consigliabile farsi confermare per iscritto dalla compagnia aerea che il volo è stato oggetto di overbooking e conservare tutte le ricevute delle spese sostenute per chiederne successivamente il rimborso.
Come evitare l’overbooking prima della partenza
Sebbene l’overbooking sia una pratica legale, esistono diverse strategie efficaci per ridurre significativamente il rischio di esserne vittima. Con alcuni accorgimenti preventivi, i passeggeri possono aumentare le loro probabilità di volare come programmato.
Check-in online anticipato e priorità di imbarco
Il tempismo è fondamentale per evitare l’overbooking. Effettuare il check-in il prima possibile rappresenta la strategia più efficace, poiché sulle carte d’imbarco viene stampata una sequenza numerica che indica l’ordine cronologico di questa operazione. I passeggeri con numeri più alti (ultimi ad effettuare il check-in) sono generalmente i primi candidati a rimanere a terra in caso di sovraprenotazione.
Innanzitutto, è consigliabile:
- fare il check-in online appena disponibile (da 7 giorni a 24 ore prima della partenza);
- acquistare un biglietto con priorità d’imbarco, che offre maggiori garanzie;
- presentarsi al gate con largo anticipo.
La puntualità è determinante: molte compagnie considerano automaticamente come candidati ideali per l’overbooking i clienti che arrivano tardi al gate o effettuano il check-in per ultimi.
Iscrizione a programmi frequent flyer
L’iscrizione ai programmi fedeltà delle compagnie aeree rappresenta un’ottima protezione contro l’overbooking. Le compagnie tendono a non lasciare a terra i propri clienti fidelizzati, specialmente quelli con status elevati. I frequent flyer godono di:
- priorità nelle liste di imbarco in caso di overbooking;
- vantaggi esclusivi come accesso a lounge e upgrade;
- protezione specifica in situazioni di criticità.
I livelli più alti di questi programmi (solitamente denominati Gold o simili) includono spesso l’esclusione esplicita dall’overbooking tra i benefici.
Evitare voli in orari di punta o compagnie con precedenti
Statisticamente, alcuni voli presentano rischi maggiori di overbooking. I voli mattutini, specialmente quelli molto presto, hanno minori probabilità di sovraprenotazione rispetto a quelli serali o in orari di punta. Questo perché meno persone scelgono di viaggiare nelle prime ore del giorno.
Inoltre, i ritardi e le cancellazioni durante la giornata creano un effetto a catena che aumenta la domanda di posti sui voli successivi. È consigliabile evitare anche i biglietti più economici, poiché sono i primi soggetti a overbooking, mentre chi acquista tariffe superiori ha generalmente meno probabilità di essere lasciato a terra.
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