OKR, come implementarli in azienda: il caso studio Seedble

La metodologia OKR ribalta la classica impostazione gerarchica (dall’alto) annuale, spesso legata solo agli aspetti economici del business. Ma perché è così rivoluzionaria e perché ogni azienda dovrebbe adottarla?

Come accade spesso in questi ultimi anni, metodologie e framework di lavoro legati al business, che vengono attualmente riscoperte, arrivano in realtà dagli ultimi 50 anni.

Come avvenuto, per esempio, con il metodo Lean, oramai diffuso tra aziende e startup, anche la metodologia OKR venne proposta per la prima volta diversi anni fa, precisamente nel 1980.

John Doerr, che si può definire il padre del framework, ereditò all’epoca un metodo di gestione degli obiettivi che veniva utilizzato in Intel - sua precedente esperienza - e decise di trasferirlo al mondo dopo averlo approfondito e strutturato.

Come funziona il framework?

La metodologia consiste nel creare uno o più obiettivi (Objective in inglese) con associati dei risultati chiave (Key Results in inglese) che permettono di misurare i progressi nel raggiungimento degli obiettivi. Gli obiettivi non devono essere solo economici o relativi al fatturato (come le più classiche metodologie) ma possono esprimere un fine o uno scopo specifico per ciascun team o area di competenza.

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Facendo degli esempi, un team Marketing potrebbe avere come obiettivo quello di migliorare il posizionamento del brand, un team Dev potrebbe invece aumentare l’efficienza nella gestione dei progetti, e così via. Già da questi esempi risulta chiaro che l’obiettivo assomiglia molto di più ad un’ambizione, un’aspirazione.

Le caratteristiche, invece, dei risultati chiave risiedono nel fatto che devono aiutare nel misurare i progressi nella direzione del raggiungimento dell’obiettivo. Possono essere di carattere qualitativo, esprimendo un’attività o una direzione (esempio: “valutare i punti deboli del brand”), o quantitativo, quindi numerico o legato a delle metriche (esempio: “arrivare a 20.000 follower”). In entrambi casi, anche per risultati chiave qualitativi, il progresso può (e deve) essere misurato in modi e con strumenti diversi.

Quali sono i vantaggi della metodologia?

Gli OKR permettono alle aziende di costruire un sistema di obiettivi che possono essere distribuiti all’interno dell’organizzazione e trasversalmente su tutti i team. La potenza del framework è proprio quella di declinare degli obiettivi che facciano comprendere appieno la strategia e la vision aziendale, ridistribuendoli poi tra i team e le persone in maniera totalmente trasparente, proprio per porre all’attenzione di tutti i progressi ottenuti.

Rispetto ai vecchi obiettivi aziendali annuali, gli OKR sono pensati per essere gestiti in brevi periodi temporali, permettendo così all’azienda di seguire in modo più efficace la rapidità dell’evoluzione del contesto di mercato. Inoltre gli OKR non devono essere calati in modo gerarchico, ma costruiti di concerto con tutto il team che potrà proporre degli obiettivi coerenti con la strategia aziendale.

Il caso Seedble

Nella nostra azienda il concetto di OKR è divenuto fondamentale nel declinare la strategia quando il numero di persone ha cominciato a crescere di anno in anno in modo costante. La nostra esperienza in progetti di innovazione ci porta a sperimentare tutte le metodologie prima di estenderle a tutta l’organizzazione.

Se nel primo anno di sperimentazione gli OKR erano assegnati a meno di dieci persone, quest’anno (ormai il quarto) il framework comprenderà tutti.

La nostra sperimentazione ha coinvolto un po’ tutti gli aspetti chiave della metodologia: dai tool di gestione al processo di co-creazione, passando per la formazione e la misurazione delle metriche. Possiamo riassumere qui alcune lesson learned:

• pochi ma buoni: non è importante il numero di OKR ma la loro efficacia rispetto agli obiettivi strategici. Meglio quindi stabilirne pochi ma ben dettagliati e specifici;
• tempistiche: stabilire il giusto timing permette di seguire la rapidità del contesto in cui opera l’azienda, e questo varia di settore in settore. Non esiste quindi un periodo più indicato di azione degli OKR, piuttosto è molto adattabile alla tipologia di azienda. Di sicuro, più il periodo è breve e più è facile ottenere dei risultati per step (per esempio, in Seedble lavoriamo agli OKR in blocchi di tre o quattro mesi di lavoro);
• effort: l’effort degli OKR deve essere commisurato al periodo di tempo in cui vengono assegnati e devono essere raggiunti. Gli obiettivi devono essere sfidanti, è vero, ma osare troppo può creare una situazione di frustrazione nei team che possano trovarsi troppo spesso in difficoltà nel raggiungere i risultati;
• continuous feedback: facciamo molto spesso delle sessioni di review con i team sugli OKR. Questo ci permette di identificare criticità e di risolverle per tempo, ma anche di ottenere spunti di miglioramento (proprio così abbiamo evoluto il nostro approccio);
• tool: è importante definire gli strumenti di condivisione e monitoraggio degli OKR per permettere a tutti di seguire gli sviluppi nel periodo di riferimento e tracciare i risultati ottenuti (in Seedble, dopo tre anni di test, abbiamo creato la nostra piattaforma).

Siamo certi che non esiste la formula perfetta, ogni metodologia o framework ha dei principi ben delineati che ne costituiscono la forza e i vantaggi, ma come tutte le cose deve essere studiata, analizzata e calata nel proprio contesto aziendale.

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Con un approccio di sperimentazione continua è possibile implementare passo dopo passo ogni strumento e comprenderne le potenzialità. “Se fatta bene, la definizione degli obiettivi è uno strumento molto potente”, ha affermato Doerr in una sua intervista. “Ogni membro del team può collegare i propri obiettivi a quelli aziendali, sapendo che il proprio lavoro ha un impatto diretto sul successo dell’azienda”.