Ferie collettive, regole, obblighi datore di lavoro e casi particolari

Le ferie collettive sono uno dei modi in cui le aziende gestiscono le ferie dei propri dipendenti. Facendo coincidere la chiusura estiva e quella natalizia con il godimento delle ferie da parte dei dipendenti, infatti, è il modo migliore per coniugare il riposo dei lavoratori con le esigenze aziendali.

Anche se è una prassi consolidata, le chiusure collettive non sono prive di vincoli per il datore di lavoro. La normativa italiana, infatti, stabilisce un equilibrio molto delicato tra esigenze organizzative dell’azienda e il diritto di riposo garantito al lavoratore dalla Costituzione.

Se è vero che le ferie sono da intendersi essenzialmente come un istituto individuale nel senso che è il dipendente a indicare il periodo più adatto a sfruttarle, è altrettanto vero che l’azienda o il datore di lavoro sono liberi non solo di confermare o meno quanto indicato dal lavoratore, ma anche di disporre ferie collettive per tutti i lavoratori o per una parte di essi.

Pensiamo ad esempio al caso tipico di una grande azienda, nella quale uno specifico reparto chiude per un periodo di tempo.

L’ampiezza delle regole in tema di ferie è da intendersi come un elemento di rafforzamento del rapporto di lavoro e di fiducia tra datore di lavoro e dipendente, e non di certo come un limite. Infatti, il legislatore intende regolare tutte le potenziali situazioni pratiche e, conseguentemente, vuole azzerare i rischi di controversie tra le parti nel rispetto di tutti i diritti in gioco.

Di seguito intendiamo focalizzarci sulle ferie collettive, per capire in che cosa di fatto consistono e come sono regolati alcuni casi particolari, che pur possono presentarsi con una certa frequenza nella realtà dei rapporti di lavoro. Facciamo chiarezza.

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Ferie, il contesto di riferimento

Abbiamo appena accennato al fatto che il diritto alle ferie è garantito in Costituzione e ciò non stupisce affatto. Grazie alla possibilità di assentarsi, il lavoratore può recuperare le energie fisiche e mentali - nel pieno rispetto del diritto alla salute - avendo al contempo la certezza di conservare il proprio posto di lavoro e la retribuzione anche per i giorni di ferie.

Attenzione però: tra i compiti del datore di lavoro vi sono quelli attinenti alla responsabilità dell’organizzazione e della produttività dell’azienda. Ecco perché questi è libero di decidere come e a chi assegnare le ferie, ovviamente nel rispetto della normativa in vigore.

Ben si comprende allora che, tra gli strumenti a disposizione del datore di lavoro, vi siano anche le ferie collettive, le quali si distinguono da quelle individuali.

In linea generale, se l’individuazione della misura delle ferie è legata alla disciplina del contratto collettivo applicato, il potere di decidere quando il dipendente può concretamente assentarsi e passare un periodo di vacanza è di competenza esclusiva del datore di lavoro. In termini pratici, ciò significa che la regola base è quella per la quale il dipendente propone i giorni nei quali intende assentarsi per godere delle ferie, ma la parola finale spetta all’azienda.

Infatti soltanto il datore ha il quadro dettagliato sia in termini di organizzazione delle attività e perciò delle richieste di ferie degli altri lavoratori, sia delle necessità produttive della stessa azienda.

Le ferie collettive, cosa sono?

In particolare, il datore di lavoro è libero di scegliere di stabilire ferie collettive per tutti o per una porzione dei dipendenti. Ciò accade con una certa frequenza, ad esempio, perché la sede dell’azienda o soltanto un reparto chiude in agosto. I motivi possono essere diversi: un calo degli affari oppure la doverosa manutenzione degli impianti, solo per citarne alcuni.

Non ci sono dubbi: la chiusura aziendale costituita dalle ferie collettive impone a tutti i lavoratori subordinati sotto contratto a prendere le ferie. D’altronde non ci sono alternative, giacché la sede è chiusa e tutte le attività e gli eventuali macchinari sono fermi.

Dopo aver deciso per le ferie collettive, il datore di lavoro è tenuto a darne tempestiva comunicazione ai dipendenti, con trasparenza e motivando la scelta della chiusura della sede o di un reparto. Ove possibile, il datore dovrebbe comunque tener conto delle esigenze dei lavoratori e delle loro richieste, onde stabilire giorni di chiusura senza sollevare polemiche o malcontento tra i lavoratori.

Ferie collettive, come funzionano

In tema di ferie collettive, va rimarcato che si tratta di giorni di riposo da scalare dai residui ferie di tutti i lavoratori subordinati.

Sul piano pratico, per fissare le ferie collettive, è imposto il confronto non soltanto con i lavoratori, ma anche con le RSU (rappresentanze sindacali unitarie) che si trovano in azienda. Da rimarcare che sono i CCNL a stabilire la durata massima delle ferie collettive.

Attenzione a questo dettaglio: le ferie collettive scattano anche quando rimangono pochi lavoratori in servizio, come quelli addetti alla manutenzione degli impianti. Per poter parlare di ferie collettive, conta che la maggioranza sia assente, per godere del periodo di riposo con retribuzione.

Comunicazione delle ferie collettive

Sopra abbiamo accennato al fatto che il datore deve rendere noto in anticipo il periodo di ferie ai lavoratori: in particolare, sulla scorta dell’art. 2109 Codice Civile “l’imprenditore deve preventivamente comunicare al prestatore di lavoro il periodo stabilito per il godimento delle ferie”. Affinché i lavoratori possano pianificare al meglio il periodo di riposo, sarebbe opportuno comunicare la chiusura aziendale, ossia la decisione per le ferie collettive, con congruo anticipo di alcuni mesi. Tuttavia è possibile anche farlo alcuni giorni prima.

Auspicabile è redigere una circolare ad hoc, con cui il datore indicherà le date di chiusura e dunque delle ferie collettive, ed è altresì conveniente usare strumenti di comunicazione veloci, come l’email.

Ferie collettive: ferie maturate non sufficienti

Veniamo adesso ad alcuni casi particolari, che potrebbero manifestarsi in caso di decisione per le ferie collettive.

Poniamo il caso dei lavoratori subordinati assunti da poco tempo, i quali potrebbero avere maturato meno ferie di quante richieste dalla chiusura aziendale. Ebbene, per l’azienda vi sono due possibili soluzioni:

• pagare soltanto i giorni di ferie maturati;
• retribuire anche i giorni eccedenti, considerandoli come anticipazione delle ferie che il lavoratore maturerà nei mesi seguenti. In detta ipotesi, nella busta paga del lavoratore troveranno spazio le ferie in negativo.

Per capire facciamo un esempio concreto. Tizio è stato assunto il 1° giugno. L’azienda chiude per ferie collettive dal 1° al 21 agosto. Si tratta di tre settimane di ferie pari a 15 giorni lavorativi. Al 31 luglio, però, Tizio ha maturato solo 5 giorni di ferie. Come si gestiscono i 10 giorni eccedenti?

Il datore di lavoro può scegliere tra tre strade:

• le ferie vanno in negativo e l’azienda colloca Tizio in ferie come tutti gli altri dipendenti retribuendo tutto il periodo. Il contatore delle ferie di Tizio, però, segnerà al termine delle ferie -10 giorni che metterà in pari con le ferie maturate nei mesi successivi;
• il congedo non retribuito: se l’azienda, d’accordo con Tizio, non vuole mandare il contatore in negativo segna le giornate eccedenti di ferie come aspettativa non retribuita. In questo caso il lavoratore per il mese di agosto non avrà lo stipendio pieno. Ma attenzione, l’azienda non può imporre l’assenza non retribuita se il lavoratore non vuole e se non è possibile anticipare le ferie dovrà trovare a Tizio una mansione alternativa mentre il resto dei colleghi sono in ferie (ad esempio inventario, riordino archivi, smart working).

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Nell’ambito delle ferie collettive, potrebbe accadere che i dipendenti siano in malattia o in maternità, o si avvalgano dei cd. permessi legge 104. Ecco come comportarsi:

• in caso di malattia anteriore o contemporanea al periodo di ferie, abbiamo una situazione spiacevole per il lavoratore, in quanto egli non può contare sul riposo e il recupero delle energie psico-fisiche, che deriva appunto dall’assenza dal lavoro. Pertanto, non vi sono ostacoli a ritenere che, in linea generale, la malattia sospende la fruizione delle ferie, sia individuali che collettive. Ne consegue che, se la malattia si manifesta prima del periodo di ferie, il lavoratore non comincerà le ferie come i colleghi, ma soltanto dopo l’effettiva guarigione. Se invece la malattia inizia durante il periodo di ferie, quest’ultimo è formalmente interrotto fino al momento del pieno recupero. Appare ovvio che in ambo i casi, il datore di lavoro sarà tenuto a mettersi d’accordo con il dipendente, per quanto attiene alla futura fruizione delle ferie non godute;

• in caso di malattia dei figli, i genitori lavoratori possono interrompere le ferie (collettive) soltanto se il bambino viene ricoverato in una struttura ospedaliera;

• in ipotesi di assenza per congedo di maternità, le ferie collettive sono da intendersi come sospese. In pratica, la donna lavoratrice potrà fruirne in futuro, al termine del congedo;

• per quanto riguarda i permessi legge 104, abbiamo innanzi delle assenze dal lavoro che si applicano ai lavoratori disabili e alle persone che li assistono. Ferie collettive e permessi legge 104 non possono sovrapporsi tra loro e non incidono le une sugli altri e viceversa. In particolare, se nell’ambito della chiusura aziendale, un lavoratore subordinato si avvale del permesso 104, non potrà fruire di parte delle ferie. Il datore sarà così tenuto a consentire al suo dipendente di recuperare successivamente i giorni di riposo persi.

Concludendo, è del tutto evidente che i casi pratici che si possono presentare, qualora il datore di lavoro intenda attuare le ferie collettive, sono più d’uno. Opportuno conoscerli in anticipo, onde essere preparati all’evenienza.