Cos’è la fattura di cortesia, in quali casi si può usare e quanto è obbligatoria? Vediamo quali sono i vantaggi e le implicazioni fiscali della copia di cortesia.
La fattura di cortesia è una rappresentazione cartacea o digitale di una fattura elettronica. Si tratta di una sorta di anteprima del documento ufficiale che, solitamente, viene consegnata al cliente in attesa di ricevere la fattura elettronica vera e propria.
In questo articolo cercheremo di spiegare nel dettaglio cos’è una fattura di cortesia, quando si emette, a cosa serve e se è o meno obbligatorio emetterla.
Fattura di cortesia, cos’è e a cosa serve?
Dal 2019 per liberi professionisti e aziende vige l’obbligo dell’emissione della fattura elettronica.
In ogni caso, la fattura elettronica è l’unico documento che abbia valenza fiscale sia per chi lo emette sia per chi lo riceve. I tempi di ricezione della fattura elettronica sono abbastanza lunghi e per questo si usa emettere la copia di cortesia per il cliente.
La fattura di cortesia, quindi, è una copia di quella elettronica e non sempre vi è l’obbligo di produrla.
Fattura di cortesia, cosa si deve indicare?
La fattura di cortesia, come già accennato, è del tutto simile a quella elettronica, e contiene tutti i dati di una fattura vera e propria. Nel documento, anche se non valido ai fini fiscali, si dovranno indicare:
- i dati del fornitore;
- i dati dell’acquirente;
- la data di emissione del documento;
- numero progressivo (che sarà lo stesso che appare sulla fattura elettronica);
- l’elenco dei prodotti o dei servizi acquistati con relativo prezzo;
- il totale imponibile;
- l’Iva (se chi la emette è soggetto Iva);
- il totale da pagare.
In calce a ogni fattura di cortesia, in ogni caso, dovrà essere riportata una dicitura che avvisa il cliente che ‘Seguirà fattura elettronica’.
Si tratta, quindi, di un documento cartaceo o elettronico (in formato pdf) che si rilascia al cliente in attesa di ricevere quello digitale.
Fattura di cortesia, quando è obbligatoria?
Emettere una copia di cortesia della fattura non è obbligatorio nel commercio tra imprese (B2B) anche se solitamente risulta essere gradita.
Risulta, invece, obbligatorio il rilascio quando si rilascia fattura a privati che non hanno partita Iva e si emette fattura, quindi, sul codice fiscale, o quando si emette fattura per soggetti esteri. In questo caso, infatti, il cliente non ha la possibilità di accedere al Sistema di Interscambio.
Il cliente in questo caso può richiedere anche una copia analogica della e-fattura, ovvero una stampa cartacea o in Pdf, in formato Xml che rappresenta la fattura elettronica. Ma anche questa copia è una documentazione che non ha valenza fiscale.
Proprio per il fatto che la fattura di cortesia non ha una valenza fiscale sulla stessa non va applicata neanche l’imposta di bollo da 2 euro, visto che tale imposta si paga già sulla fattura elettronica.
Quali sono i casi più comuni in cui si emette fattura di cortesia? Quando la fattura elettronica è emessa nei confronti di clienti che hanno partita Iva (B2B) può essere una buona pratica fornire una copia. In alcuni casi la fattura di cortesia che precede quella elettronica vera e propria, viene emessa per “ricordare” al cliente il pagamento che si attende. Non è raro per autonomi e professionisti emettere la fattura ufficiale e non ricevere il pagamento spettante: l’idea di inviare una copia di cortesia prima dell’emissione della fattura vera e propria, quindi, potrebbe accelerare i tempi di ricezione del pagamento.
I casi in cui è necessario fornire al cliente la copia di cortesia, come abbiamo accennato in precedenza, è quando il pagamento proviene da un cliente privato che, con la fattura elettronica, non avrebbe modo di consultare il documento ufficiale (non ha accesso al Sistema di Interscambio). Un professionista che riceve un pagamento da un cliente privato è sempre tenuto a fornire la fattura di cortesia (è il caso dell’avvocato, del commercialista, del notaio che ricevono un pagamento dal cliente, ad esempio).
Allo stesso modo la fattura di cortesia è obbligatoria quando il cliente è un soggetto non residente in Italia: anche se si tratta di una impresa, un’azienda o un professionista, i soggetti esteri non hanno accesso al sistema di Interscambio e, quindi, l’unico modo per fornire un documento è tramite la copia di cortesia della fattura. Si pensi, ad esempio, alla ditta italiana che vende prodotti a un negoziante straniero: per il pagamento sarà emessa fattura elettronica (che in Italia è obbligatoria per tutti i soggetti che sono titolari di una partita Iva) che il negoziante straniero non potrà consultare. Proprio per questo motivo è obbligatorio, anche in questo caso, emettere una copia di cortesia del documento fiscale da fornire al cliente.
Quali vantaggi nell’emettere fattura di cortesia?
Anche se si tratta di un documento che non ha valenza fiscale, la fattura di cortesia rappresenta dei vantaggi sia per chi la emette, sia per chi la riceve.
Per chi la emette gli indubbi vantaggi sono di poter dimostrare l’avvenuto pagamento da parte del cliente e aiuta a tenere traccia delle vendite e delle transazioni commerciali. Per chi la riceve, invece, è vantaggiosa perché consente di consultare facilmente i dati senza dover accedere al Cassetto Fiscale dell’Agenzia delle Entrate, oltre a fornire un documento fisico da poter conservare (senza dover stampare in autonomia la fattura elettronica).
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