La gestione del cedolino paga di un lavoratore deceduto sconta un elevato livello di complessità, sia per il numero di informazioni necessarie che per la quantità di procedure da rispettare.
Per questi motivi, il passo falso da parte di coloro che si occupano dell’elaborazione paghe è costantemente dietro l’angolo.
Analizziamo quindi in dettaglio 5 errori comuni da evitare.
Dipendente deceduto: 5 errori da evitare in busta paga
Attenzione ad elaborare il cedolino dell’ultimo mese in vita
Il datore di lavoro / professionista non deve cadere nell’errore di applicare anzitempo le particolari attività di gestione del cedolino del dipendente deceduto.
Nello specifico, la busta paga di competenza dell’ultimo mese in vita dev’essere gestita normalmente, al pari delle mensilità precedenti. Questo significa che, nell’ordine, vengono:
- Calcolate le competenze lorde;
- Applicate le trattenute per contributi previdenziali ed assistenziali in capo al lavoratore;
- Applicate le trattenute fiscali a titolo di Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche (IRPEF) e relative addizionali regionali e comunali;
- Determinate le spettanze nette da pagare al dipendente;
- Liquidate le somme nette attraverso strumenti di pagamento tracciabili.
Ipotizziamo il caso di un lavoratore deceduto il giorno 7 marzo 2024, mentre sono in fase di elaborazione le buste paga di febbraio 2024, in vista del pagamento dei netti previsto entro martedì 12 marzo 2024.
Alla luce di quanto descritto, la busta paga di febbraio, quale ultimo mese in vita del lavoratore, dev’essere elaborata normalmente, al pari di quelle degli altri dipendenti.
Dimenticarsi dell’indennità sostitutiva del preavviso
Nelle ipotesi in cui il datore di lavoro o il dipendente recedono da un contratto a tempo indeterminato sono tenuti ad informare la controparte nel rispetto di un determinato periodo di preavviso, definito nei modi e nei tempi dalla contrattazione collettiva o, in mancanza di quest’ultima, dagli usi o secondo equità.
In caso di recesso senza l’osservanza del preavviso, la parte che recede è tenuta a corrispondere all’altra un’indennità equivalente all’importo della retribuzione che sarebbe spettata nel corso del preavviso.
In particolare, se a recedere dal contratto, senza l’osservanza del preavviso, è:
- Il datore di lavoro, al dipendente dev’essere riconosciuta al dipendente un’indennità lorda, calcolata in misura pari alla retribuzione che sarebbe spettata nel corso del preavviso, soggetta a contributi previdenziali ed assistenziali, nonché a tassazione separata (con la stessa aliquota utilizzata per la tassazione del Tfr);
- Il dipendente, dev’essere trattenuto in busta paga un importo netto equivalente alla retribuzione altrimenti spettante nel corso del preavviso.
Tra le ipotesi per cui è comunque dovuta l’indennità sostitutiva del preavviso, a carico del datore di lavoro, figura il decesso del dipendente.
Dal momento che la gestione del decesso del lavoratore non è, di norma, un evento frequente può accadere che il datore di lavoro non sappia (o dimentichi) il riconoscimento dell’indennità sostitutiva del preavviso, a differenza di quanto si verifica nei più noti e ricorrenti casi di licenziamento o dimissioni per giusta causa.
Attenzione al calcolo e al versamento dei contributi
In sede di elaborazione del cedolino del defunto il datore di lavoro deve prestare attenzione a non dimenticarsi del calcolo e del versamento dei contributi previdenziali ed assistenziali. Il rischio, in questi casi, è rappresentato dalla convinzione (errata) o da una semplice dimenticanza, tale per cui opera, anche per i contributi, lo stesso criterio utilizzato per la tassazione fiscale.
Nello specifico, il versamento delle imposte con modello F24 all’Erario avviene sulla base del criterio di cassa cassa quando, cioè, le somme vengono liquidate agli eredi del defunto.
Al contrario, i contributi previdenziali ed assistenziali, a prescindere dal pagamento della retribuzione, devono essere calcolati e versati (sempre con modello F24 ma a beneficio dell’Inps) in base al criterio di competenza, in quanto non ha alcuna rilevanza l’effettiva erogazione delle somme agli eredi.
Inserire i dati degli eredi per il versamento delle ritenute fiscali
Il trattamento fiscale delle retribuzioni maturate dal lavoratore e non corrisposte a causa del decesso segue regole particolari, cui l’azienda deve obbligatoriamente attenersi.
Nello specifico, il datore di lavoro è tenuto, nell’ordine, a:
- Eseguire il conguaglio in capo al dipendente deceduto, relativamente alle somme corrisposte durante l’attività lavorativa;
- Quantificare le ultime spettanze attraverso l’elaborazione di specifici cedolini paga;
- Eseguire le ritenute fiscali e previdenziali;
- Predisporre la Certificazione Unica per il defunto e ciascuno degli eredi o aventi diritto.
Quanto appena descritto si concretizza in:
- Elaborazione della busta ordinaria (la prima) contenente il solo conguaglio fiscale di fine rapporto, senza alcuna valorizzazione del netto;
- Elaborazione della busta ordinaria (la seconda) in cui saranno esposte tutte le voci retributive, come, ad esempio, ratei di mensilità aggiuntive, ferie e permessi, maturati ma non ancora erogati.
Nel momento in cui:
- Si viene a conoscenza del nominativo degli eredi e / o degli aventi diritto è possibile procedere all’inserimento nel gestionale paghe dei dati relativi ai soggetti citati, al fine di poter procedere alla suddivisione degli importi spettanti;
- Si effettua il pagamento delle somme agli eredi, sulla base della suddivisione in argomento, è possibile effettuare il versamento delle ritenute fiscali con modello F24.
Alla luce di quanto descritto, il datore di lavoro non deve dimenticarsi di ottenere il dettaglio delle operazioni di successione, in particolare:
- Le generalità degli eredi / aventi diritto;
- Le quote percentuali delle somme nette da liquidare agli eredi risultanti dall’elaborazione della seconda busta ordinaria.
I software paghe infatti, com’è logico che sia, subordinano il riporto delle ritenute fiscali in F24 all’inserimento dell’anagrafica relativa agli eredi, alla valorizzazione delle quote spettanti e, da ultimo, all’indicazione della data di pagamento delle spettanze.
Erogare anzitempo il Tfr
Una volta ottenuto l’asse ereditario ed effettuato il pagamento delle somme spettanti agli eredi / aventi diritto, è possibile procedere all’elaborazione e alla successiva liquidazione del Tfr.
Nonostante il calcolo e la tassazione del Trattamento di Fine Rapporto non differiscono da quanto si esegue normalmente all’interruzione del rapporto, ad esempio, per dimissioni o licenziamento, l’importo netto dev’essere ripartito tra gli aventi diritto, in base alle quote spettanti a ciascuno in virtù delle operazioni di successione.
In virtù di quest’ultimo aspetto, il datore di lavoro è chiamato ad evitare una liquidazione del Tfr senza che sia ancora noto l’asse ereditario e le quote necessarie alla ripartizione delle somme.
