La stipula di una DPA è obbligatoria ogni volta che un titolare del trattamento delega attività di trattamento dati ad un fornitore esterno. Vediamo come redigerla
Otto Von Bismark uno degli uomini più risoluti e concreti della storia, abilissimo nel campo della diplomazia, affermò questo: “Quando si dice che si è d’ accordo su qualcosa, in linea di principio, significa che non si ha la minima intenzione di metterla in pratica.”
Nel campo della privacy sottoscrivere una informativa o un accordo e non metterlo in pratica significa la morte dell’azienda poiché il mancato rispetto degli obblighi ivi previsti può comportare sanzioni significative e danni reputazionali seri.
Nel contesto attuale, caratterizzato da una crescente circolazione di informazioni e dati personali, la corretta gestione degli stessi rappresenta un elemento essenziale per qualsiasi organizzazione. Ed è proprio in questo mare di strumenti e adempimenti che ne troviamo uno, tra i più rilevanti: l’Accordo per il Trattamento dei Dati, comunemente noto come Data Processing Agreement (DPA).
Si tratta di un documento contrattuale che disciplina i rapporti tra il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento, con l’obiettivo di garantire un utilizzo conforme alle normative vigenti e tutelare i diritti degli interessati, inclusi clienti e fornitori.
Definizione e funzione del DPA
Il DPA è un accordo obbligatorio nei casi in cui un soggetto (responsabile del trattamento) tratti dati personali per conto di un altro soggetto (titolare del trattamento). La sua funzione principale è quella di definire in modo chiaro i limiti, le modalità e le finalità del trattamento dei dati, nonché le responsabilità delle parti coinvolte.
In sostanza Stando all’articolo 28 del GDPR, è compito del titolare del trattamento stipulare un “contratto di trattamento dei dati” per iscritto (anche in formato elettronico) con il responsabile del trattamento.
Tale accordo ha lo scopo di specificare i diritti e i doveri delle parti nello svolgimento delle attività di trattamento da parte del responsabile. Per esempio: il responsabile deve agire solo su istruzione del titolare del trattamento, adottare misure di sicurezza idonee a garantire la protezione dei dati personali, collaborare con il titolare in caso di richieste degli interessati o indagini da parte di autorità di controllo, ecc.
Quando è necessario
Il DPA è richiesto ogniqualvolta un’organizzazione affidi a terzi attività che comportano il trattamento di dati personali. Alcuni esempi tipici includono:
- servizi di hosting e cloud computing;
- gestione delle buste paga;
- servizi IT e manutenzione software;
- attività di marketing e invio newsletter;
- gestione dei fornitori con accesso a database aziendali.
In questi casi, il fornitore agisce come responsabile del trattamento e deve operare nel rispetto delle istruzioni impartite dal titolare.
Contenuti essenziali
Per essere conforme alla normativa, un DPA deve contenere alcuni elementi fondamentali:
- Oggetto e durata del trattamento: deve essere specificato quali dati vengono trattati, per quali finalità e per quanto tempo.
- Natura e finalità del trattamento: è necessario chiarire il tipo di operazioni effettuate sui dati (raccolta, conservazione, elaborazione, ecc.).
- Tipologia di dati personali: ad esempio dati identificativi, dati di contatto, dati finanziari o categorie particolari di dati.
- Categorie di interessati: clienti, dipendenti, fornitori o altri soggetti.
- Obblighi e diritti del titolare: il titolare mantiene il controllo sui dati e definisce le istruzioni operative.
- Obblighi del responsabile: il responsabile deve: trattare i dati solo su istruzione documentata del titolare; garantire la riservatezza del personale autorizzato; adottare misure tecniche e organizzative adeguate; assistere il titolare nella gestione delle richieste degli interessati; cancellare o restituire i dati al termine del servizio.
- Sub-responsabili: eventuale ricorso a ulteriori soggetti deve essere autorizzato dal titolare.
- Misure di sicurezza: devono essere indicate, anche in forma generale, le misure adottate per proteggere i dati.
Come redigere un DPA efficace
La redazione di un DPA richiede attenzione sia agli aspetti giuridici sia a quelli operativi. Un accordo generico o standardizzato potrebbe non essere sufficiente a garantire una protezione adeguata. È consigliabile, pertanto, partire da una mappatura dei trattamenti effettuati, identificando con precisione i flussi di dati tra le parti. Questo permette di costruire un documento coerente con le reali attività svolte.
Inoltre, il linguaggio utilizzato dovrebbe essere chiaro e specifico, evitando ambiguità e le clausole devono riflettere concretamente i processi aziendali e le responsabilità operative. Ad esempio, è opportuno dettagliare le modalità di gestione delle violazioni dei dati (data breach) e i tempi di notifica.
Un altro aspetto cruciale riguarda le misure di sicurezza: queste devono essere adeguate al rischio e aggiornate nel tempo. Non è necessario entrare in dettagli eccessivamente tecnici, ma è importante dimostrare un approccio strutturato alla protezione dei dati.
Tutela di clienti e fornitori
Il DPA non è soltanto un obbligo normativo, ma rappresenta anche uno strumento di tutela per tutte le parti coinvolte. Per i clienti, garantisce che i loro dati personali siano trattati in modo sicuro e trasparente, riducendo il rischio di utilizzi impropri o accessi non autorizzati.
Per i fornitori, invece, il DPA definisce chiaramente il perimetro delle responsabilità, evitando contestazioni e fornendo una base giuridica solida per il trattamento dei dati ricevuti. Inoltre, contribuisce a rafforzare la fiducia nei rapporti commerciali. È un documento essenziale per evitare sanzioni penali e amministrative, garantendo che il titolare venga a conoscenza di eventuali data breach (violazioni dei dati) entro i tempi previsti (72 ore).
Per la questione della sicurezza dei dati la DPA impone standard elevati di sicurezza informatica, garantendo la protezione dei dati personali durante il loro intero ciclo di vita. Inoltre, in ordine alle responsabilità, aiuta a dimostrare la conformità al GDPR (accountability), evidenziando che sono state adottate misure adeguate per proteggere i diritti delle persone.
Errori da evitare
Tra gli errori più comuni nella redazione di un DPA vi sono:
- l’utilizzo di modelli standard non adattati al contesto specifico;
- la mancanza di indicazioni sulle misure di sicurezza;
- l’assenza di clausole relative ai sub-responsabili;
- la mancata definizione dei tempi di conservazione dei dati;
- l’incoerenza tra il DPA e le effettive pratiche aziendali.
Questi elementi possono compromettere la validità dell’accordo e aumentare il rischio di non conformità.
© RIPRODUZIONE RISERVATA
