Cos’è il whistleblowing? Guida per dipendenti e aziende

Il termine inglese «whistleblowing» identifica la rivelazione spontanea da parte di un individuo «segnalante» (in inglese «whistleblower») di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno dell’azienda del quale lo stesso sia stato testimone nell’esercizio delle proprie funzioni.

Il whistleblowing si identifica come «interno» quando la segnalazione è fatta da un dipendente dell’azienda attraverso i canali di segnalazione interni alla stessa, predisposti al fine di garantire una via di comunicazione a quanti sono a conoscenza di illeciti o atti contrari all’etica, avvenuti all’interno dell’organizzazione aziendale.

Al contrario si parla di whistleblowing esterno quando la denuncia viene fatta pubblicamente all’autorità giudiziaria o alla stampa.

Con l’obiettivo di avere norme minime comuni volte a garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto comunitario è stato adottata la Direttiva (UE) del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, numero 1937.

In attuazione della normativa UE il legislatore italiano ha adottato il Decreto legislativo 10 marzo 2023, numero 24 recante peraltro disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni della normativa nazionale.

Alla luce della legislazione interna analizziamo in dettaglio quali sono gli obblighi e le tutele per aziende e dipendenti.

Violazioni delle disposizioni nazionali e comunitarie

Il Decreto legislativo numero 24/2023 disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea « che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato» (articolo 1, comma 1, D.Lgs. numero 24/2023).

Quali sono i datori di lavoro interessati?

La disciplina di legge si applica alle aziende che:

• Hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratto di lavoro a termine o a tempo indeterminato;
• Anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto una media di almeno 50 lavoratori subordinati, rientrano nell’ambito di applicazione dei cosiddetti «settori sensibili» individuati dall’Unione europea, di cui all’allegato parte I.B e II al D.Lgs. numero 24/2023;
• Anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto una media di almeno 50 lavoratori subordinati, rientrano nell’ambito di applicazione del D.Lgs. numero 231/2001 e adottano modelli di organizzazione e gestione.

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Quali sono i lavoratori tutelati?

La protezione garantita dal legislatore riguarda i soggetti inquadrati come:

• Lavoratori subordinati;
• Lavoratori autonomi e collaboratori;
• Liberi professionisti e consulenti;
• Volontari e tirocinanti (retribuiti e non);
• Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate di mero fatto.

I soggetti segnalanti sono tutelati:

• Quando il rapporto di lavoro è in corso;
• Durante il periodo di prova;
• Quando il rapporto di lavoro non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• In epoca successiva allo scioglimento del rapporto, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (come per i pensionati).

Le tutele si applicano, peraltro, anche:

• Ai facilitatori, da intendersi come le persone che assistono il segnalante, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza dev’essere mantenuta riservata;
• Alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• Ai colleghi di lavoro del segnalante, che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;
• Agli enti di proprietà del segnalante per i quali lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.

Da quando decorrono gli obblighi per i datori di lavoro?

Gli adempimenti in materia di whistleblowing operano con le seguenti decorrenze, diverse a seconda della dimensione aziendale (si prende a riferimento la media occupazionale dell’ultimo anno) e del tipo di azienda interessata, in particolare:

• Efficacia della disciplina dal 15 luglio 2023 per le realtà con più di 249 dipendenti;
• Efficacia della disciplina dal 17 dicembre 2023 per le realtà con più di 50 e fino a 249 dipendenti;
• Efficacia della disciplina dal 17 dicembre 2023 per le realtà con meno di 50 dipendenti che rientrano nei settori sensibili o adottano modelli organizzativi ai sensi del D.Lgs. numero 231/2001.

Gli adempimenti a carico dei datori di lavoro: il canale di segnalazione

I datori di lavoro, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali, sono tenuti (articolo 4, comma 1, D.Lgs. numero 24/2023) ad attivare propri canali di segnalazione che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e di quella comunque menzionata nella segnalazione, oltre che del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione.

La mancata istituzione dei canali di segnalazione ovvero:

• La mancata gestione della segnalazione;
• La mancata verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

espongono l’azienda ad una sanzione amministrativa pecuniaria da 10 mila a 50 mila euro (articolo 21, comma 1, lettere a) e b), D.Lgs. numero 24/2023).

A chi affidare il canale di segnalazione?

La gestione del canale di segnalazione è affidata a una persona o ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale. In alternativa è possibile affidarsi a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato. La scelta di affidare la gestione del canale di segnalazione a una persona o ufficio interno o a un soggetto esterno, è rimessa alla libera discrezionalità del datore di lavoro, tenendo in considerazione l’attività esercitata e le relative responsabilità, nonché il proprio assetto organizzativo.

Si precisa che:

• I datori di lavoro con meno di 249 dipendenti possono condividere con altre aziende il canale di segnalazione interno e la relativa gestione;
• In alternativa al canale di segnalazione interno, è prevista la possibilità di effettuare la segnalazione ad un canale esterno attivato dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC).

Come avvengono le segnalazioni?

Le segnalazioni sono effettuate:

• In forma scritta, anche con modalità informatiche;
• In forma orale.

Queste ultime avvengono a mezzo linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta del segnalante, con un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

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Come gestire le segnalazioni?

Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, la persona, l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno cui è affidata la gestione del canale stesso svolgono le seguenti attività (articolo 5, D.Lgs. numero 24/2023):

• Rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• Mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• Danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• Forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
• Mettono a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazione esterne.

I soggetti incaricati di gestire le segnalazioni assicurano la messa in pratica di tutte le verifiche ritenute opportune sui fatti denunciati, garantendo tempestività e rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza professionale.

Nel corso della fase di accertamento l’obiettivo è verificare la fondatezza o meno delle segnalazioni effettuate, anche al fine di formulare eventuali raccomandazioni sull’adozione di azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati, nell’ottica di rafforzare il sistema di controllo interno.

Concluso l’accertamento, il gestore può:

• Archiviare la segnalazione perché infondata, motivando la decisione;
• Dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi agli organi interni competenti per i successivi adempimenti.

Le segnalazioni, interne ed esterne, nonché la relativa documentazione, sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Divieto di atti ritorsivi

A norma dell’articolo 17 del Decreto legislativo numero 24/2023 i soggetti segnalanti non possono subire alcuna ritorsione. A titolo esemplificativo e non esaustivo sono considerati atti ritorsivi e, come tali, vietati:

• Il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• La retrocessione di grado o la mancata promozione;
• Il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• La sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• Le note di merito negative o le referenze negative;
• L’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• La coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• La discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• La mancata conversione di un contratto a termine in un contratto a tempo indeterminato;
• Il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine;
• I danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• L’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo (settoriale o industriale, formale o informale), che può comportare impossibilità di trovare un’occupazione;
• La conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• L’annullamento di una licenza o di un permesso;
• La richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

La commissione di ritorsioni, l’ostacolo (o il tentativo di ostacolo) alla segnalazione, nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza comporta una sanzione amministrativa da 10 mila a 50 mila euro (articolo 21, comma 1, lettere a) e b), D.Lgs. numero 24/2023).