Conservazione dichiarazione dei redditi, per quanti anni si devono custodire i documenti?

Quando si presenta la dichiarazione dei redditi, per quanti anni vanno conservati i documenti del 730 ? Nel momento in cui si presenta il modello 730 o il modello Redditi il contribuente adempie al suo obbligo dichiarativo godendo, allo stesso tempo, di deduzioni e detrazioni fiscali spettanti.

Quando la dichiarazione dei redditi si presenta tramite Caf, il contribuente è tenuto a fornire all’operatore una serie di documenti che documentino il reddito percepito e le spese sostenute per le quali si chiede la detrazione spettante. In caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate tutti questi documenti dovranno essere forniti per dimostrare le spese sostenute e i redditi percepiti nel caso la dichiarazione venga contestata.

Cosa fare una volta presentato il modello e per quanto tempo è obbligatoria la conservazione dei documenti del 730?

Conservazione documenti fiscali 730

Solitamente quando si presenta la dichiarazione dei redditi, indipendentemente dal modello che si utilizza, si è in possesso di un certo numero di documenti che attestano le spese sostenute che danno diritto alle detrazioni e alle deduzioni (entrambe hanno l’effetto di diminuire l’Irpef dovuta). Una volta presentata la dichiarazione con il 730/2025 o con modello Redditi PF questa documentazione va conservata? Se sì, per quanto tempo si deve tenere?

Ricordiamo che i documenti in questione supportano quello che il contribuente ha inviato all’Agenzia delle Entrate la quale, eventualmente, potrebbe anche condurre dei controlli sulla veridicità di quando dichiarato.

La tempistica indicata dalla normativa è di 5 anni, e pertanto per la dichiarazione dei redditi 2025 un accertamento è possibile entro il 31 dicembre 2030.

Per quel che riguarda la documentazione contabile, però, vale la pena fare un altro ragionamento per non incappare in problemi.

Quanto tempo si deve conservare la documentazione contabile?

La conservazione dei documenti fiscali, però, non è così semplice come si può pensare. Anche se, da sempre, quello che consigliano è di mantenere la documentazione per solo 5 anni, non è proprio così.

Il DPR 633/1972 all’articolo 57 prevede che per l’Iva l’amministrazione finanziaria ha il potere di procedere a un accertamento sostanziale entro 5 anni (che decorrono dall’anno successivo a quello in cui la dichiarazione è stata presentata).

Facciamo un esempio pratico con la dichiarazione dei redditi, cosa si può buttare nel 2025? Per le dichiarazioni presentate nel 2019, il conteggio dei 5 anni parte dal 2020 e, quindi, il termine per l’accertamento scade il 31 dicembre 2025. Questo significa che a fine anno si possono buttare tutti i documenti fiscali riferiti alla dichiarazione dei redditi 2019? Sarebbe un errore, perché la regola dei 5 anni riguarda solo una parte degli obblighi.

Il Fisco ha 5 anni per effettuare l’accertamento, ma l’accertamento si basa sulle scritture contabili e in questo caso entra in gioco il codice civile. All’articolo 2220 il codice civile impone (a chiunque, non solo a partite Iva e professionisti) di conservare fatture, lettere e scritture contabili per 10 anni dalla loro formazione.

Tra le regole del codice civile e quelle della prassi fiscale c’è un disallineamento che potrebbe essere molto pericoloso per il cittadino.

Anche se il Fisco dopo 5 anni non può più avviare un accertamento fiscale, può chiedere di esibire documenti contabili se il controllo è iniziato entro il termine dei 5 anni.

Anche se l’articolo 2220 del codice civile si rivolge in modo specifico a imprese e partite Iva, è sempre meglio interpretare la legge in maniera estensiva (cioè per tutti i contribuenti) e consigliare a tutti di conservare i documenti contabili che possano avere rilevanza fiscale per almeno 10 anni.

Dichiarazione dei redditi 2025: quali documenti conservare?

Tutti i documenti relativi al modello 730/2025 vanno conservati fino al 31 dicembre 2030 (se si vuole essere tranquilli anche dal punto di vista dei documenti contabili, fino al 31 dicembre 2035), termine entro il quale l’Agenzia delle Entrate può effettuare controlli sul diritto alle agevolazioni fruite.

In linea generale, al contribuente è quindi richiesto di conservare tutta la documentazione relativa sia al reddito percepito che alle detrazioni fiscali richieste con il modello 730/2025.

Forniamo di seguito l’elenco dei principali documenti che è necessario conservare:

• le certificazioni delle ritenute d’acconto;
• le certificazioni dei redditi (si pensi alla certificazione unica);
• gli scontrini parlanti per i farmaci acquistati (quelli, cioè, che riportano l’indicazione del codice fiscale del contribuente che eserciterà il beneficio fiscale);
• le fatture per le spese mediche e le altre ricevute (in alcuni casi è necessario conservare anche le prescrizioni mediche);
• le altre spese che danno diritto ad oneri deducibili od oneri detraibili (ad esempio, le spese relative alla formazione);
• gli attestati di versamento d’imposta attraverso i modelli F24;
• la copia della polizza attestante i requisiti chiesti per i premi di assicurazione sulla vita;
• contratto d’affitto registrato, in caso di locazione;
• il contratto di mutuo e i contratti di compravendita per l’acquisto dell’immobile adibito ad abitazione principale, e fondamentale documento di supporto per la detrazione degli interessi passivi;
• il contratto di mutuo per la costruzione e la ristrutturazione dell’immobile adibito ad abitazione principale, anch’esso al fine di agevolare la detrazione degli interessi passivi.

Specifichiamo che quello sopra riportato è un elenco non esaustivo della documentazione necessaria. Ricordiamo che la regola generale è che il contribuente debba conservare tutti i documenti che provano il diritto a detrazioni o deduzioni nel modello 730/2025.

Come già anticipato, tutta la documentazione di supporto alla dichiarazione dei redditi dovrà essere conservata in modo ordinato per 5 anni a partire dalla fine del periodo d’imposta in cui la dichiarazione dei redditi medesima viene trasmessa telematicamente, affinché possa essere oggetto di facile presentazione in caso di richiesta da parte dell’ufficio dell’Agenzia delle Entrate. In caso di dubbi sui termini di conservazione, vi consigliamo di rivolgervi a un bravo commercialista o un esperto contabile.

Quali documenti conservare per calcolare il reddito

Analizziamo ora la documentazione più rilevante relativa al modello 730/2025.

Sul versante del reddito, il contribuente deve avere a disposizione la Certificazione Unica 2024 (ex modello CUD) che attesta i redditi di lavoro dipendente e assimilati, i redditi di lavoro autonomo, le provvigioni e i redditi diversi nonché i corrispettivi derivanti dai contratti di locazioni brevi.

La Certificazione Unica 2025 dovrà essere conservata ed esibita anche in caso di controlli circa le ritenute operate dal sostituto d’imposta e, in sostanza, per provare di aver correttamente versato l’IRPEF.

Quali documenti conservare per la detrazione delle spese sanitarie

Nel modello 730/2025 possono essere portate in detrazione le spese per l’acquisto dei farmaci e le spese mediche, nel rispetto della franchigia indicata dall’Agenzia delle Entrate.

Tali spese possono essere dimostrate per mezzo della fattura o dello scontrino fiscale che viene rilasciato dalla farmacia dopo l’acquisto.

Fanno fede solamente i documenti che indicano:

• tipologia di farmaco,
• quantità di prodotto acquistato;
• codice alfanumerico del prodotto;
• codice fiscale del contribuente che procede all’acquisto.

Si possono detrarre anche le prestazioni del medico di base/di famiglia riguardo alle prestazioni che hanno un costo aggiuntivo, come la visita sportiva o quella finalizzata al rinnovo della patente di guida.

Come già ricordato, per le spese sanitarie sostenute presso medici privati, bisognerà aver cura di conservare anche i documenti che dimostrino che il pagamento è stato effettuato con mezzi tracciabili. In assenza dello scontrino che indichi tale circostanza, sarà necessario predisporre dell’estratto conto bancario. Per l’acquisto dei farmaci, dei dispositivi medici e dei medicinali da banco, per le visite e gli esami effettuate presso strutture pubbliche o private accreditate, non serve la prova del pagamento tracciabile, visto che queste detrazioni sono previste anche se il pagamento avviene in contanti.

Quali documenti conservare per la detrazione delle spese universitarie e di istruzione

Sul versante delle detrazioni delle spese di istruzione dei figli, il contribuente deve conservare tutte le ricevute relative a gite d’istruzione, mensa e altre spese.

Invece per quanto riguarda le spese universitarie occorre conservare le fatture relative a:

• tasse di immatricolazione ed iscrizione (anche per gli studenti fuori corso);
• soprattasse per esami di profitto e laurea;
• la partecipazione ai test di accesso ai corsi di laurea, eventualmente previsti dalla facoltà, in quanto lo svolgimento della prova di preselezione costituisce una condizione indispensabile per l’accesso ai corsi di istruzione universitaria (Risoluzione 11.03.2008 n. 87);
• la frequenza dei Tirocini Formativi Attivi (TFA) per la formazione iniziale dei docenti istituiti presso le facoltà universitarie o le istituzioni di alta formazione artistica, musicale e coreutica.

Anche in tal caso è necessario provare la tracciabilità dei pagamenti.

Documenti da conservare per la detrazione del mutuo e delle ristrutturazioni edilizie

Anche le spese del mutuo sono detraibili e i documenti da conservare per attestare le spese sostenute sono diverse in base alla destinazione d’uso dell’immobile, all’anno di acquisto, alla tipologia di venditore e a eventuali lavori di ristrutturazione.

In linea di massima, se l’immobile acquistato è come abitazione principale ne deve essere autocertificata la destinazione d’uso. Se il mutuo copre sia le spese per l’acquisto dell’immobile che la ristrutturazione edilizia il contribuente deve autocertificare la somma attribuibile all’uno e all’altra.

Invece, la detrazione delle sole spese di ristrutturazione edilizia va provata mediante fatture, ricevute di bonifico e la dichiarazione dell’amministratore di condominio. Per le spese su cui si calcola la detrazione, è prevista l’autocertificazione del contribuente.

Conservazione dichiarazione redditi: per quali spese non serve?

A quanto già detto va, però, aggiunto che per chi accetta il modello precompilato senza effettuare modifiche, la documentazione di supporto non serve. I dati comunicati alle Entrate da soggetti terzi, infatti, non sono soggetti a controlli preventivi e non devono essere documentati dal contribuente.

Se si effettuano modifiche o integrazioni ai modelli precompilati, di fatto, è necessario conservar soltanto i documenti che attestano le spese modificate o integrate (di tutte le altre spese, infatti, l’AdE è già in possesso della documentazione necessaria).

Conservazione modello 730: le eccezioni per i documenti

A ogni modo, non mancano le eccezioni a questa regola generale. Basti considerare, ad esempio, che le spese di ristrutturazione della casa che danno diritto alla detrazione fiscale nella dichiarazione dei redditi si devono conservare per cinque anni, con decorrenza dal termine del beneficio della detrazione Irpef (50%, 65%, 70% o 75%).

Ora, considerando che le spese per le ristrutturazioni edilizie conducono a un beneficio, che nella maggior parte dei casi, è spalmabile in 10 anni, ne deriva che, dal momento della comunicazione in dichiarazione dei redditi al momento della possibile distruzione, dovranno passare almeno 15 anni. Stesse regole valgono in materia di spese relative al risparmio energetico, in grado di conferire il diritto alla detrazione del 50 o del 65 per cento.

Per quanto tempo conservare il 730 e i documenti? Differenza tra persone fisiche e imprese

Il termine di conservazione fiscale dei documenti a supporto della dichiarazione dei redditi è pari a 5 anni. Tale termine vale sia per persone fisiche che per le imprese.

Attenzione però: nel caso delle imprese l’obbligo civilistico di conservazione delle scritture contabili (necessarie anch’esse per la predisposizione della dichiarazione dei redditi) è pari a 10 anni e questo termine, per sicurezza, dovrebbe essere rispettato anche dalle persone fisiche per il disallineamento di cui abbiamo parlato tra norme fiscali e codice civile.

Di conseguenza tutti possono essere soggetti a un termine di conservazione maggiore dei 5 anni previsti dal Fisco. Si tratta però di un obbligo di carattere civilistico.

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