Quando un documento deve essere spedito come plico raccomandato? Cos’è la raccomandata senza busta, quando si usa e come si procede all’invio?
A cosa serve la raccomandata senza busta e in quali casi è consigliato utilizzarla? Talvolta si devono inviare comunicazioni il cui contenuto non deve essere in alcun modo messo in dubbio e contestato. Si pensi a una diffida, a una messa in mora o al recesso di un contratto per cui si deve rispettare una determinata data. Se inviato in busta chiusa il ricevente potrebbe contestare il contenuto della busta (nessuno, tranne chi spedisce e chi riceve, infatti, sa cosa contiene la busta) potrebbe sostenere che all’interno vi fosse un contenuto diverso da quello effettivamente inviato.
La sentenza 2625/15 dell’11.02.2015 sostiene che si deve poter dimostrare l’esatto contenuto della raccomandata inviata. La sentenza, anche se riferita alle cartelle esattoriali, ha valore anche per le comunicazioni inviate tra privati. Detto in parole povere, il destinatario di una missiva inviata in busta chiusa potrebbe sempre affermare di aver ricevuto una busta vuota o con un documento diverso da quello che il mittente sostiene di aver inviato.
Rimediare a questo problema è possibile inviando determinati plichi utilizzando la raccomandata senza busta (o, in alternativa, via Pec).
Cos’è la raccomandata senza busta?
La raccomandata senza busta è una modalità di spedizione in cui non si utilizza una busta. Il documento da spedire deve essere piegato in un determinato modo e sigillato (per non far vedere cosa contiene a persone diverse dal destinatario) e devono essere visibili esternamente l’indirizzo del destinatario e del mittente.
Questo tipo di spedizione evita contestazioni sul contenuto della raccomandata poiché il timbro postale è applicato direttamente sul documento che viene inviato.
Come si invia una raccomandata senza busta?
Il plico che si deve spedire (se sono più fogli vanno spillati tra loro) deve avere l’ultima facciata, quella posteriore, bianca. Il foglio deve essere piegato a soffietto, in tre parti uguali lungo la sua altezza, con la parte scritta all’interno e quella bianca all’esterno. Entrambi i lati corti del plico ottenuto devono essere chiusi con due o tre punti di spillatrice.
Di seguito gli esempi presenti sulla guida di Poste Italiane:
Raccomandata senza busta
Come piegare il plico.
Su uno dei due lati deve essere scritto l’indirizzo del destinatario in basso a destra e quello del mittente in alto a sinistra. A questo punto ci si deve recare all’Ufficio Postale per la spedizione: l’addetto provvederà ad apporre il timbro per la spedizione direttamente sul documento (che avrà, a questo punto, data certa). Prima di effettuare la spedizione si deve provvedere a compilare sia il modello per l’invio della raccomandata sia la cartolina di ritorno.
Quando si usa la raccomandata senza busta?
Il plico raccomandato senza busta garantisce la data certa al documento che si sta spedendo ed evita la possibile contestazione che il destinatario potrebbe avanzare sul contenuto del documento (nel caso si spedisse con busta).
La raccomandata senza busta dovrebbe essere utilizzata tutte le volte che si deve inviare una comunicazione importante per la quale è necessaria la data certa e quando si vuole evitare che il contenuto venga contestato.
Uno dei casi in cui è la legge stessa a prevedere l’utilizzo del plico raccomandato senza busta è quando si presenta un ricorso in Commissione Tributaria o quando si invia la richiesta di esenzione per il Canone Rai. Ne è consigliato l’uso, però, anche in caso di disdetta del contratto di locazione.
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