Buoni pasto aziendali: normativa, diritti dei lavoratori e vantaggi fiscali 2026 per le imprese. La guida per HR e manager.
Aumentare il valore percepito della retribuzione senza gonfiare il costo del lavoro: è la promessa che da anni rende i buoni pasto uno dei benefit più richiesti dai dipendenti e più utilizzati dalle aziende italiane. Con la Legge di Bilancio 2026 (L. 199/2025) la soglia di esenzione fiscale dei ticket elettronici è salita da 8 a 10 euro al giorno, riaprendo per molti manager la domanda: conviene rivedere la propria politica di welfare?
Per rispondere bene, però, bisogna prima avere chiaro come funziona davvero lo strumento, chi ha diritto a riceverlo e quali sono i reali vantaggi fiscali per l’azienda.
Cosa sono i buoni pasto aziendali
I buoni pasto sono titoli di pagamento di valore prestabilito che il datore di lavoro assegna ai dipendenti per coprire il costo del pasto durante la giornata lavorativa. Non sono retribuzione in senso stretto: sono definiti dalla normativa come misura di carattere assistenziale, sostitutiva del servizio mensa. Questa distinzione non è teorica: è proprio ciò che permette al buono pasto di godere di un trattamento fiscale e contributivo agevolato, sia per l’azienda che lo eroga sia per chi lo riceve.
Operativamente il meccanismo è semplice. L’azienda stipula un contratto con una società emittente, che fornisce i buoni in formato cartaceo o elettronico. Ogni dipendente riceve un buono per ogni giornata di presenza lavorativa (il numero varia in base agli accordi interni) e può spenderlo presso bar, ristoranti, supermercati ed esercizi convenzionati. Oggi il mercato è quasi interamente digitale: le card elettroniche hanno sostituito i libretti cartacei, offrendo tracciabilità, gestione semplificata e soglie di esenzione più alte.
Chi ha diritto ai buoni pasto: cosa dice davvero la normativa
Qui si annida l’equivoco più comune tra chi si occupa di HR e payroll: non esiste, nell’ordinamento italiano, un obbligo generale di legge che imponga alle aziende di erogare buoni pasto. Il diritto nasce da altre fonti, e conoscerle è essenziale per evitare contenziosi.
Il diritto nasce dal contratto, non dalla legge.
Il buono pasto diventa un obbligo per l’azienda quando:
- è previsto espressamente dal CCNL applicato;
- è disciplinato da un accordo aziendale o territoriale di secondo livello;
- è stato introdotto da una prassi consolidata che ha generato un uso aziendale, difficilmente reversibile senza rischi legali.
In assenza di queste fonti, l’erogazione resta una scelta discrezionale del datore di lavoro - una leva di employer branding più che un obbligo normativo. Per questo, prima di introdurre o modificare una policy sui buoni pasto, è sempre necessario verificare puntualmente il CCNL di riferimento: condizioni, importi minimi e criteri di erogazione cambiano sensibilmente da settore a settore.
Part-time, smart working e turni: i casi che generano più dubbi
Il D.L. 122/2017 ha chiarito che i buoni pasto spettano a tutti i lavoratori subordinati, a tempo pieno o part-time, indipendentemente dal fatto che l’orario preveda o meno una pausa pranzo è il CCNL o il contratto individuale a stabilirlo nel dettaglio. Sul fronte smart working, invece, la materia resta più flessibile: molte aziende distinguono l’importo o l’erogazione tra chi lavora in ufficio e chi lavora da remoto, ed è una scelta che deve essere formalizzata contrattualmente per evitare rivendicazioni successive.
Un punto su cui i manager devono prestare particolare attenzione riguarda i turnisti. Con l’ordinanza n. 25525/2025, la Cassazione ha stabilito che il diritto al buono pasto non dipende dal tipo di orario, ma dalla durata della prestazione: se la giornata lavorativa supera le sei ore e prevede una pausa, il diritto sussiste, anche per chi lavora su turni. Un regolamento aziendale che escluda i turnisti non è sufficiente a derogare da questo principio.
Cartacei o elettronici: quale formato scegliere
La scelta del formato non è solo una questione di comodità per il dipendente: ha un impatto diretto sui costi e sulla gestione amministrativa dell’azienda.
I buoni pasto cartacei restano in uso ma sono in forte calo: comportano gestione fisica, rischio di smarrimento e una soglia di esenzione fiscale più bassa, ferma a 4 euro al giorno. I buoni pasto elettronici, distribuiti tramite card prepagate o app, sono oggi lo standard: garantiscono tracciabilità completa, riducono il carico amministrativo per HR e finance e, dal 2026, beneficiano di una soglia di esenzione raddoppiata rispetto al cartaceo, pari a 10 euro al giorno.
Per un’azienda che valuta un rinnovo del contratto con il proprio fornitore, questo differenziale rende il digitale una scelta quasi obbligata sotto il profilo del rapporto costo-beneficio.
I vantaggi fiscali per l’azienda: cosa cambia nel 2026
È qui che il tema smette di essere solo una questione HR e diventa una leva di pianificazione dei costi.
La soglia di esenzione: da 8 a 10 euro al giorno
Fino al 2025 i buoni pasto elettronici erano esenti da imposte e contributi fino a 8 euro giornalieri; con la Legge di Bilancio 2026 il limite sale a 10 euro. Questo significa che un’azienda può aumentare il valore del benefit erogato ai dipendenti senza generare un corrispondente aggravio fiscale, né per sé né per il lavoratore, a patto di restare entro la nuova soglia. Solo la parte eccedente il limite giornaliero (10 euro per gli elettronici, 4 euro per i cartacei) viene assoggettata a tassazione ordinaria e contribuzione previdenziale, sia in capo all’azienda che al dipendente.
Deducibilità IRES e IRAP: l’impatto reale sui costi
Per l’azienda, il costo dei buoni pasto rappresenta una spesa interamente deducibile ai fini IRES, entro i limiti di legge, e non concorre alla formazione della base imponibile IRAP quando strutturato correttamente come misura sostitutiva di mensa. Questo si traduce in un vantaggio concreto rispetto a un aumento equivalente in busta paga: un euro erogato come buono pasto, entro soglia, costa all’azienda meno di un euro erogato come retribuzione ordinaria, perché su quest’ultima gravano contribuzione INPS piena e, per il dipendente, la tassazione IRPEF.
Per un decision maker che deve valutare l’allocazione del budget welfare, il calcolo è quindi duplice: da un lato l’effetto leva sul potere d’acquisto percepito dai dipendenti, dall’altro il risparmio strutturale rispetto a strumenti retributivi tradizionali.
Perché i buoni pasto restano una leva di attrattività
Al netto della componente fiscale, i buoni pasto continuano a essere uno dei benefit più richiesti nei processi di selezione e uno dei fattori che incidono sulla soddisfazione e sulla retention dei dipendenti. Con l’innalzamento della soglia a 10 euro, il vantaggio economico potenziale per un lavoratore può superare i 400 euro annui, una cifra che ha un peso reale nella percezione del pacchetto retributivo complessivo, specialmente in un mercato del lavoro dove il confronto tra offerte passa sempre più spesso anche dai benefit accessori, non solo dallo stipendio base.
Come scegliere il fornitore e impostare la policy aziendale
Per chi deve strutturare o rivedere una politica di buoni pasto, alcuni criteri aiutano a prendere una decisione informata:
- Rete di convenzioni: verificare la copertura territoriale e la diffusione presso supermercati, ristoranti e servizi di food delivery rilevanti per la propria popolazione aziendale.
- Formato elettronico: privilegiare soluzioni digitali per massimizzare la soglia di esenzione e semplificare la gestione amministrativa.
- Integrazione con i sistemi HR: valutare piattaforme che si integrano con i gestionali payroll esistenti, per ridurre il carico operativo su HR e finance.
- Flessibilità contrattuale: assicurarsi che il fornitore consenta di modulare gli importi in base a CCNL diversi, utile per aziende multi-sede o multi-settore.
- Trasparenza sui costi: includere nella valutazione le commissioni applicate agli esercenti convenzionati, un tema tornato d’attualità con la Legge 193/2024 sul tetto del 5% alle commissioni.
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Gli errori da evitare
Tre errori ricorrenti meritano attenzione da parte di chi gestisce la policy welfare in azienda. Il primo è modificare unilateralmente importi o criteri di erogazione già consolidati da un uso aziendale, esponendo l’impresa al rischio di rivendicazioni o vertenze sindacali. Il secondo è ignorare le specificità del CCNL applicato, assumendo che le regole siano uniformi tra settori. Il terzo è sottovalutare l’impatto della soglia di esenzione nella progettazione del pacchetto retributivo: erogare buoni pasto oltre soglia senza pianificare l’effetto fiscale può generare sorprese sia per l’azienda che per il dipendente in busta paga.
In collaborazione con Coverflex
