Smart working: le policy da implementare

Senza policy adeguate a corredo, ogni progetto di smart working può diventare un fallimento: ecco quindi le linee di intervento per evitare l’effetto rebound

Lo smart working è oggi sulla bocca di tutti e tutte le aziende ci stanno ormai facendo i conti: da chi si sta avvicinando solo adesso a questo nuovo approccio al lavoro, a chi lo sta affinando e aggiornando, sino ad arrivare a chi sta iniziando già a capire come calcolarne i benefici dopo anni di sperimentazione.

Il maggiore rischio dietro l’angolo, tuttavia, è il c.d. effetto rebound dello smart working: l’approccio flessibile al lavoro, implementato per snellire le attività e i metodi di collaborazione, rischia infatti di ritorcersi contro chi lo adotta qualora non si implementino, a supporto, anche le giuste policy complementari.

Senza queste, infatti, anche il miglior progetto di smart working rischia di non attecchire nel suolo aziendale e, nei casi più eclatanti, di arrivare fino al vero e proprio effetto rebound in cui, cioè, lo smart working si trasforma da strumento di semplificazione del lavoro a strumento di complicazione delle attività, con conseguente scontento e rigetto dello stesso da parte della popolazione aziendale.

Safety

La salute prima di tutto: dato che lo smart working consente alle persone di scegliere il luogo da cui lavorare (che non sarà quindi sempre l’ufficio), è importante trasmettere alla popolazione aziendale il valore che ha la salute della persona anche quando l’attività lavorativa si svolga al di fuori dei locali aziendali.

Sarà quindi fondamentale creare delle linee guida per rendere noto ai lavoratori quali siano le modalità per assumere una giusta postura anche quando si lavora da remoto e, soprattutto, bisognerà fare in modo che gli stessi abbiano a disposizione la strumentazione necessaria a rispettare tali linee guida.

Di qui la necessità di prevedere policy volte a permettere e regolamentare la possibilità di portare con sé attrezzature o mobili di arredo dell’ufficio (es. monitor, sedia ecc) per allestire la postazione di lavoro, oppure volte a istituire specifici benefit (voucher, rimborsi ecc.) per l’acquisto di nuovo materiale ergonomico specifico per il lavoro da remoto.

Privacy

Se parliamo di smart working, parliamo anche della flessibilità di lavorare da un luogo diverso dall’ufficio: da casa come dal bar o dallo spazio di coworking, per esempio.

Diventa allora fondamentale condividere con i lavoratori una linea comune di comportamento riguardo alla privacy richiesta per svolgere le attività in autonomia o per effettuare call di lavoro: ci saranno infatti aziende che, per la tipologia stessa del business, potranno permettere ai lavoratori di scegliere in assoluta libertà il luogo da cui svolgere la propria attività (salvo ovviamente poter assicurare la dovuta stabilità di connessione internet), mentre altre avranno magari bisogno di creare delle linee guida per assicurare elevati standard di riservatezza, preferendo quindi, in caso di lavoro da remoto, lo svolgimento dello stesso da casa o da luoghi particolarmente isolati.

Per andare incontro alle esigenze di flessibilità delle persone, in quest’ultimo caso potrebbe essere utile, ad esempio, creare delle linee guida condivise per identificare in maniera univoca il livello di riservatezza richiesto per ogni tipologia di call (se, ad esempio, top-secret o di libera fruizione), in modo che tutti i partecipanti sappiano in maniera inequivocabile se possa essere o meno fatta dal treno, dal parco o da qualunque altro luogo pubblico.

Galateo digitale

Creare un ambiente e un clima di rispetto tra colleghi, anche quando la collaborazione si sposta sul piano digitale, è chiave per il successo di un progetto di smart working. Per alcune persone questo può venire naturale, ma in alcuni casi può rendersi necessario stabilire delle linee guida condivise che possano essere comuni a tutti. Ecco, quindi, i principali ambiti che dovranno essere tenuti in considerazione nel creare dei regolamenti che stimolino al rispetto di orari ed impegni dei colleghi:

l’orario dei meeting: il fatto di essere sempre connessi, tramite pc/telefono ecc, ci rende anche costantemente reperibili. Onde evitare i casi di burnout, è importante prevedere delle linee guida che aiutino le persone a muoversi all’interno della flessibilità prevista, ma sempre nel rispetto dei propri colleghi. Diventa, quindi, fondamentale, ad esempio, definire delle linee guida condivise sull’orario da dedicare ai meeting (linee guida che potrebbero essere persino definite a livello di singoli team, in caso di esigenze differenziate), facendo pur sempre salvi i casi di eccezionale urgenza;
la programmazione dei meeting: per essere responsabili del proprio tempo e poterlo gestire al meglio in maniera flessibile, nel rispetto degli obiettivi da raggiungere, la programmazione diventa fondamentale. Le aziende dovrebbero, dunque, diffondere tra le proprie persone delle linee guida che trattino, ad esempio, del preavviso con cui è opportuno fissare i meeting (riservando quindi i meeting fissati per il giorno stesso alle sole emergenze) o della gestione delle agende quando si va a programmare un nuovo incontro, nell’ottica di evitare la sovrapposizione con impegni precedenti;
la durata dei meeting: per evitare il burnout e riuscire ad avere la giusta concentrazione in ogni meeting, è fondamentale riuscire a ritagliarsi qualche momento di pausa tra un impegno e l’altro. Ecco quindi che diventa essenziale prevedere alcune semplici regole che garantiscano il rispetto dei tempi di pausa tra un meeting e l’altro (soprattutto nel caso di vari impegni in sequenza). Ne sono un esempio le policy che invitano le persone a preferire meeting di durata di poco inferiore (es. 45 min invece di 1 ora) per permettere ai partecipanti di riordinare le idee prima di lanciarsi nell’impegno successivo in agenda.

Tool aziendali

A ogni tool il suo utilizzo. Dato che, con la flessibilità relativa al luogo di lavoro, non si hanno più tutti i colleghi a portata di corridoio, la tendenza è quella a moltiplicare le occasioni di comunicazione digitale: oggi, infatti, si ricorre continuamente ad email e meeting per confrontarsi con i colleghi, arrivando a veri e propri casi di meeting o email overload. All’opposto, veicolare le comunicazioni interne con i giusti tool permette di ottimizzare il tempo da dedicare alla comunicazione e collaborazione tra colleghi, recuperando così tempo da dedicare ad attività più strategiche o di contemplazione/concentrazione.

Per fare questo, si rende necessario stabilire criteri chiari di utilizzo dei tool aziendali di collaborazione: ogni tool, infatti, è studiato per uno specifico utilizzo e, se utilizzato per finalità differenti, andrà a creare inefficienze nei processi aziendali e nello svolgimento delle attività lavorative. Diventa quindi chiave specificare, ad esempio, in quali casi utilizzare la chat aziendale ed in quale le email; in quali casi veicolare le comunicazioni sul tool di project management e in quali casi invece, rari ed importanti, può rendersi necessario fissare un vero e proprio meeting.

Lavoro per obiettivi

Non si può parlare di smart working senza parlare di lavoro per obiettivi. Le persone infatti, per poter essere autonome riguardo a luogo ed orario di lavoro, devono essere anche responsabilizzate rispetto al raggiungimento degli obiettivi condivisi con il management. Per poterlo essere, si dovrà da un lato sensibilizzare i manager rispetto alla condivisione di obiettivi chiari e misurabili (in modo da indirizzare in ogni momento il lavoratore sulla strada giusta) e, dall’altro, dare al lavoratore consigli utili per la gestione del lavoro ad obiettivi. Se, quindi, per il lavoratore può bastare la creazione di un toolkit con alcuni elementi di project management, utili per impostare il proprio lavoro in vista dell’obiettivo da raggiungere, per il manager potrebbe essere utile creare delle linee guida specifiche per l’identificazione di obiettivi condivisi e misurabili. Ci si potrebbe rifare in questo caso, ad esempio, ad un sistema di OKR (Objectives & Key Results) condiviso con tutta l’organizzazione, tramite l’implementazione per ogni team di obiettivi (Objectives) e relativi risultati chiave (Key Results), da dover ottenere per perseguire l’obiettivo primario.

Time & Attendance

Implementare un progetto di smart working in azienda non vuol dire solamente costruire un’organizzazione flessibile, ma anche implementare un sistema di gestione del personale basato sulla fiducia. Questi due elementi, messi insieme, ci fanno capire come un progetto di smart working non possa stare in piedi senza un ripensamento, in chiave flessibile, del c.d. Time & Attendance: si dovrà quindi andare verso un sistema di eliminazione delle timbrature (laddove esistenti), aprendosi a policy flessibili di gestione di ferie e permessi. Largo quindi a ferie illimitate (come fatto da Netflix, ormai diventato un caso studio) e alla flessibilità sulla richiesta di fruizione di permessi, purché ovviamente in linea con gli obiettivi e le performance concordati con i manager.

Dotazioni tecnologiche

Se alle persone viene data la possibilità di scegliere il luogo da cui svolgere il proprio lavoro, sarà necessario anche offrire le giuste dotazioni tecnologiche per farlo. Diventa quindi fondamentale creare una chiara policy di richiesta di tool aziendali, quali pc e smartphone, con eventuali specifiche sui requisiti relativi al tipo di lavoro svolto (se smart working-friendly o meno) o, piuttosto, un sistema di c.d. BYOD (Bring Your Own Device), per chiarire casi e condizioni in cui le persone possano direttamente utilizzare i propri device (pc/smartphone personali) per le attività lavorative.

Continuous feedback

Quando manca il contatto personale garantito dal lavoro in ufficio, c’è il rischio di sentirsi abbandonati. Proprio per questo, in un sistema di smart working, è fondamentale sensibilizzare i manager riguardo al garantire un continuo contatto con i membri del proprio team. Largo, quindi, a linee guida volte ad implementare un sistema di feedback continui riguardo alle attività svolte e agli obiettivi prefissati, in modo da creare un flusso continuo di comunicazione e miglioramento tra manager e membri del team.