Il Codice civile prevede all’articolo 2104 il potere del datore di lavoro di impartire una serie di disposizioni al fine di garantire, da parte dei dipendenti, l’esecuzione e la disciplina del lavoro.
Come conseguenza del potere direttivo, l’azienda ha la necessità di verificare che le prestazioni dei dipendenti siano concretamente eseguite sulla base delle mansioni assegnate e delle disposizioni impartite, oltre che quella di tutelare la proprietà aziendale contro furti o danni.
L’esercizio del potere di controllo è riservato al datore di lavoro o, in particolare nelle realtà di maggiori dimensioni, al personale che riveste una posizione gerarchicamente superiore rispetto quella dei dipendenti come capi reparto, capi ufficio o responsabili di sede. Ulteriori soggetti autorizzati ai controlli sono il personale di vigilanza e le agenzie investigative esterne all’azienda.
Discorso diverso per le guardie giurate, da impiegarsi esclusivamente per compiti di tutela del patrimonio aziendale. Queste ultime, pertanto, non possono accedere ai locali dove si svolge l’attività lavorativa né tantomeno controllare i lavoratori.
Fermo restando che i controlli aziendali sono ammessi nel rispetto dei vincoli normativi previsti dall’articolo 4 della Legge 20 maggio 1970 numero 300 (Statuto dei lavoratori) e della disciplina sulla privacy, tra le possibili verifiche del datore di lavoro figurano quelle riguardanti l’utilizzo di internet da parte dei dipendenti. Analizziamo in dettaglio in che termini è possibile un controllo sul traffico internet.
Uso di internet sul lavoro, quali diritti ha l’azienda?
Tutela dei beni aziendali
La questione relativa ai controlli aziendali sulla navigazione in internet riguarda il bilanciamento tra:
- L’esigenza del datore di lavoro di tutelare i beni e il patrimonio aziendale;
- La tutela della dignità e riservatezza del lavoratore.
In tal senso, come affermato dalla Corte di cassazione con sentenza del 28 maggio 2018 numero 13266, se i dati personali dei dipendenti, riguardanti la navigazione in internet, sono estratti con l’obiettivo di tutelare beni estranei al rapporto lavorativo (come il patrimonio aziendale) non si ricade nella normativa di cui allo Statuto dei lavoratori (Legge 20 maggio 1970, numero 300) e i dati acquisiti possono essere utilizzati nell’ambito di un procedimento disciplinare contro il dipendente.
In definitiva, la raccolta dei dati riguardanti la navigazione in internet dei dipendenti non è contraria alla disciplina di cui alla Legge numero 300/1970 quando non riguarda l’esatto adempimento della prestazione lavorativa ma la tutela di beni estranei al contratto di lavoro.
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Necessario un codice / regolamento interno
Per poter effettuare controlli sull’utilizzo di internet da parte dei dipendenti il datore di lavoro è obbligato ad adottare preventivamente un disciplinare interno, in cui riportare:
- Se determinati comportamenti sono vietati, ad esempio il download di file musicali, film, software o programmi informatici;
- Se determinati file non possono essere mantenuti nella rete intranet aziendale;
- Entro quali limiti è possibile utilizzare internet per ragioni personali (a tal proposito il documento può limitare la navigazione personale a determinate postazioni / fasce orarie);
- Quali informazioni sono memorizzate temporaneamente;
- Se esistono informazioni conservate per un periodo più lungo, in forma centralizzata o meno;
- Se e in quale misura il datore di lavoro può effettuare controlli, anche occasionali o saltuari, indicandone le ragioni per cui sono effettuati e le modalità (ad esempio precisando se, in caso di abusi singoli o reiterati, vengono trasmessi avvisi collettivi o individuali e, altresì, se sono previsti controlli nominativi o su postazioni / dispositivi specifici);
- Quali conseguenze, anche di tipo disciplinare, il datore di lavoro si riserva di trarre se rileva che la rete internet è utilizzata in maniera indebita;
- Le soluzioni prefigurate per garantire, con la cooperazione del dipendente, la continuità dell’attività lavorativa in caso di assenza di quest’ultimo (ad esempio l’attivazione di sistemi di risposta automatica ai messaggi di posta elettronica ricevuti).
Pubblicizzare il disciplinare interno
Il disciplinare interno, una volta adottato dal datore di lavoro, dev’essere adeguatamente pubblicizzato in modo che tutti i dipendenti, siano essi in forza o neo assunti, abbiano contezza delle regole per il corretto utilizzo di internet e dei possibili controlli aziendali.
Oltre all’affissione in un luogo accessibile a tutti, è opportuno che una copia del codice venga consegnata tanto ai dipendenti in forza quanto in sede di assunzione insieme ai documenti quali:
- Modulo per le scelte relative a Irpef e detrazioni fiscali;
- Modulo per la scelta sulla destinazione del Tfr;
- Altri regolamenti, informative e disciplinari interni.
Al momento della consegna del documento si consiglia di chiedere al dipendente di apporre una firma per ricevuta.
Vietati i controlli indiscriminati
Come affermato dall’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali nella Newsletter del 22 giugno 2021, non è possibile, pur in presenza di specifici accordi sindacali, monitorare la navigazione in internet dei lavoratori in modo indiscriminato.
Nel documento l’Autorità sostiene che l’esigenza di ridurre il rischio di usi impropri della navigazione in internet «non può portare al completo annullamento di ogni aspettativa di riservatezza dell’interessato sul luogo di lavoro, anche nei casi in cui il dipendente utilizzi i servizi di rete messi a disposizione del datore di lavoro».
Le eventuali attività di controllo, prosegue l’Autorità, devono comunque essere sempre svolte nel rispetto dello Statuto dei lavoratori e della normativa sulla privacy.
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Le conseguenze dei controlli aziendali
I controlli aziendali effettuati nel rispetto del disciplinare interno, adeguatamente pubblicizzato ai dipendenti, possono portare a:
- Avvisi generalizzati o personali con cui si invitano i dipendenti, a seguito delle anomalie riscontrate nell’utilizzo di internet, al rispetto del regolamento interno;
- Nei casi di maggior gravità, azioni disciplinari nei confronti dei dipendenti responsabili.
In questa seconda ipotesi la procedura di contestazione dell’addebito al dipendente deve avvenire nel rispetto dell’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori, dove si prevede, a carico dell’azienda:
- L’adozione preventiva di un codice disciplinare in cui vengono elencate le condotte vietate e le corrispondenti sanzioni che l’azienda può applicare;
- La contestazione in forma scritta della condotta posta in essere dal dipendente;
- La concessione di un termine di cinque giorni per permettere al dipendente di difendersi;
- L’irrogazione delle sanzioni disciplinari nei confronti del lavoratore, a meno che l’azienda non decida di soprassedere o di accogliere le difese del dipendente stesso.
Le sanzioni a disposizione dell’azienda sono, in ordine di gravità della condotta:
- Ammonizione scritta;
- Multa, fino a un massimo di 4 ore della retribuzione base;
- Sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un massimo di 10 giorni;
- Trasferimento ad altra sede o reparto aziendale;
- Licenziamento per giustificato motivo soggettivo (con preavviso) o giusta causa (senza preavviso).
