La retribuzione dei lavoratori dipendenti viene riconosciuta di norma nel mese stesso in cui è prestata l’attività lavorativa dedotta nel contratto di assunzione o nelle intese successivamente intercorse.
In caso contrario, la paga viene liquidata nel mese successivo quello di competenza e maturazione, nel rispetto delle scadenze eventualmente previste dai contratti collettivi o dalle prassi interne.
Una deroga a quanto descritto è rappresentata da quegli elementi retributivi riconosciuti in un momento successivo rispetto a quello in cui maturano.
Un esempio in tal senso sono le mensilità aggiuntive erogate in un’unica soluzione in determinati periodi dell’anno. Trattandosi di mensilità che si sommano ai dodici mesi ordinari da gennaio a dicembre, il loro impatto sul costo del personale può raggiungere livelli non trascurabili. Per questo motivo l’azienda ha tutto l’interesse di mettere in pratica una serie di strategie per tagliare i costi, pur rispettando la legge e la contrattazione collettiva.
Analizziamo in dettaglio come fare.
Tredicesima e quattordicesima, ecco un segreto per tagliare i costi
La tredicesima
La tredicesima, detta anche gratifica natalizia, è un elemento retributivo regolato dalla contrattazione collettiva, di norma corrisposto una sola volta all’anno in occasione delle festività natalizie e pari ad una mensilità della retribuzione globale di fatto in corso nel mese in cui viene corrisposta.
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La quattordicesima
A seconda di quanto previsto dai singoli contratti collettivi nazionali di lavoro (Ccnl) i dipendenti hanno diritto ad un’ulteriore mensilità, di norma denominata «quattordicesima» o «premio annuale», «premio ferie» o «gratifica feriale».
Se il Ccnl non prevede la quattordicesima un accordo aziendale può comunque contemplare la mensilità in parola, come condizione di maggior favore.
Gli accordi collettivi (nazionali, territoriali o aziendali) possono disciplinare l’importo, le regole di maturazione e le scadenze di pagamento della quattordicesima. In mancanza di norme espresse valgono i principi e le regole in vigore per la tredicesima.
Di norma, al pari della gratifica natalizia, la quattordicesima:
- Corrisponde ad una mensilità della retribuzione globale di fatto in corso nel mese in cui viene corrisposta o ad una percentuale della stessa;
- Viene liquidata in un’unica soluzione, di norma nei mesi estivi, a seconda di quanto previsto dagli accordi collettivi.
Il periodo di maturazione delle mensilità aggiuntive
Eccezion fatta per eventuali regole difformi previste dalla contrattazione collettiva, tredicesima e quattordicesima spettano, come anticipato, in misura pari ad una mensilità della retribuzione globale di fatto, applicabile nel mese in cui viene riconosciuta la mensilità aggiuntiva.
L’importo pieno spetta a beneficio dei dipendenti che sono stati in forza in azienda per l’intero periodo di maturazione, di norma corrispondente a:
- Periodo dal 1° gennaio al 31 dicembre per la tredicesima;
- Periodo dal 1° luglio al 30 giugno dell’anno successivo per la quattordicesima.
In caso contrario, ad esempio per i dipendenti assunti o cessati nel corso del periodo di maturazione, la mensilità aggiuntiva non avrà l’importo pieno ma, al contrario, tanti dodicesimi per quanti sono stati i mesi in forza. Di norma i Ccnl dispongono che le frazioni di mese lavorate superiori a due settimane sono considerate mese intero.
Esistono comunque determinate assenze equiparate ai periodi lavorati ai fini della maturazione delle mensilità aggiuntive, ad esempio:
- Ferie;
- Permessi;
- Congedo di maternità e paternità;
- Congedo matrimoniale;
- Infortunio sul lavoro;
- Donazione sangue;
- Permessi Legge numero 104/1992.
Ad esempio, un dipendente cui si applica un Ccnl che prevede la sola tredicesima, se assunto in data 1° maggio 2024 maturerà 8 ratei su 12 nel periodo 1° gennaio 2024 - 31 dicembre 2024. In sede di liquidazione della tredicesima, ipotizzando un importo pieno di 1.850,00 euro lordi, il lavoratore interessato avrà diritto a:
(1.850,00 / 12) * 8 = 1.233,33 euro lordi.
Identici effetti alle assunzioni / cessazioni si hanno con riguardo a determinate assenze che non consentono la maturazione delle mensilità aggiuntive, ad esempio:
- Sciopero;
- Malattia del bambino;
- Aspettativa;
- Assenze non retribuite;
- Permessi non retribuiti;
- Assenze ingiustificate.
Per ulteriori ipotesi di assenza, non incluse nell’elenco citato, è necessario verificare quanto previsto dai singoli accordi collettivi.
Come risparmiare sui costi delle mensilità aggiuntive?
Un segreto per tagliare il costo del personale legato a tredicesima e quattordicesima è verificare attentamente se, in sede di elaborazione dei cedolini, nel momento in cui viene registrata la maturazione delle mensilità aggiuntive, sono correttamente portate in detrazione le assenze per cui non spetta la stessa maturazione.
In caso contrario, se non opera un sistema di gestione dei periodi di non maturazione delle mensilità aggiuntive, significa che il datore di lavoro si sta facendo carico di costi in realtà non dovuti, posto che l’effettivo importo della tredicesima ed eventuale quattordicesima dovrebbe essere inferiore a quello riconosciuto in busta paga.
Riprendendo l’esempio precedente del dipendente assunto il 1° maggio 2024, per cui spettano teoricamente 8 ratei di tredicesima, ipotizziamo che lo stesso sia assente per l’intero mese di giugno a titolo di aspettativa non retribuita.
In tal caso quindi l’importo effettivo della tredicesima anziché essere pari a (1.850,00 / 12) * 8 = 1.233,33 euro lordi, corrisponde a (1.850,00 / 12) * 7 = 1.079,17 euro con un risparmio di 154,16 euro lordi.
Attenzione a cosa prevede il Ccnl
Nel momento in cui il datore di lavoro verifica il trattamento in busta paga della maturazione delle mensilità aggiuntive a fronte di determinate assenze è necessario che controlli quanto previsto dagli accordi collettivi in termini di maturazione stessa.
Può accadere ad esempio che la contrattazione collettiva:
- Disciplini una serie di assenze per cui non spetta la maturazione delle mensilità aggiuntive;
- Disciplini la modalità di decurtazione delle assenze per cui non maturano le mensilità aggiuntive.
Con riguardo a quest’ultimo aspetto, gli accordi possono prevedere, in alternativa al criterio sopra citato di considerare come mese intero i periodi superiori a due settimane, di detrarre dalla maturazione delle mensilità aggiuntive tutte le ore di assenza che non consentono la maturazione stessa, anche se inferiori alle due settimane.
In assenza di disposizioni contrattuali, il datore di lavoro può adottare per prassi interna o con apposito accordo aziendale, il criterio appena citato di detrarre dal calcolo delle mensilità aggiuntive tutte le ore di assenza che non consentono la maturazione. Anche quello descritto è un modo per risparmiare sul costo del personale.
