Le trasferte dei dipendenti sono un evento quotidiano per molte aziende, che si qualifica come uno spostamento provvisorio e temporaneo del dipendente in una sede diversa da quella in cui è svolta abitualmente l’attività lavorativa.
L’assoggettamento a contributi e tasse delle somme riconosciute ai lavoratori in trasferta, in ragione del disagio sofferto dallo svolgere la prestazione in una sede diversa da quella abituale, varia in funzione di:
- Luogo della trasferta, se collocato nel comune in cui è presente la sede abituale di lavoro o al di fuori dello stesso;
- Tipologia di ristoro economico riconosciuto al dipendente in ragione delle disposizioni del Ccnl applicato o, in mancanza di queste, delle decisioni aziendali.
Il regime delle trasferte che ora descriveremo è lecito chiedersi se opera altresì per le ipotesi in cui il datore di lavoro riconosce rimborsi o somme in compensazione del tragitto casa - lavoro del dipendente.
In queste situazioni il datore di lavoro è bene che presti la massima attenzione al fine di evitare un errore madornale. Analizziamo in dettaglio quale.
Rimborsi tragitto casa-lavoro, attenzione a questo errore madornale
Trasferta nel territorio comunale
I rimborsi spese, le indennità chilometriche e le indennità di trasferta riconosciuti a fronte di una trasferta avvenuta all’interno del territorio comunale in cui insiste la sede abituale di lavoro, sono interamente soggetti a contributi e tasse.
Unica eccezione sono i rimborsi di spese sostenute e documentate dal vettore, come i biglietti di tram, metropolitana e autobus.
Trasferta fuori del territorio comunale
L’assoggettamento a contributi e tasse delle somme corrisposte in occasione delle trasferte fuori del territorio comunale varia a seconda della forma di ristoro economico, tra:
- Erogazione della sola indennità di trasferta;
- Rimborso a piè di lista;
- Indennità forfettaria di trasferta e rimborso a piè di lista.
Erogazione della sola indennità di trasferta
L’erogazione della sola indennità forfettaria di trasferta comporta l’assoggettamento a contributi e tasse della parte eccedente:
- Euro 46,48 al giorno, per le trasferte nel territorio nazionale;
- Euro 77,47 al giorno, per le trasferte all’estero.
Se, in aggiunta all’indennità di trasferta, il vitto o l’alloggio sono forniti gratuitamente, la soglia di esenzione si riduce di 1/3, a 30,99 euro al giorno per le trasferte nel territorio nazionale ovvero a 51,65 euro al giorno per le trasferte all’estero.
Al contrario, se alloggio e vitto sono forniti gratuitamente, è esente da contributi e tasse l’indennità di trasferta fino a 15,49 euro al giorno (per la trasferta Italia) ovvero sino a 25,82 euro al giorno (per la trasferta estero).
Erogazione del solo rimborso a piè di lista
Il rimborso delle spese (documentate) di vitto, alloggio, viaggio e trasporto in caso di trasferte fuori del territorio comunale non è imponibile ai fini contributivi e fiscali.
Se il dipendente utilizza la vettura di proprietà, il rimborso chilometrico pari o inferiore a quanto calcolato grazie alle tabelle ACI è esente. In caso contrario, la parte eccedente i valori ACI è da considerarsi reddito imponibile.
Sistema misto
L’azienda che applica il sistema misto, con riconoscimento dell’indennità di trasferta più il rimborso a piè di lista delle spese di vitto, alloggio (o di entrambe) è soggetta alle regole descritte nell’ipotesi sopra citata dell’erogazione dell’indennità forfettaria di trasferta.
Per le spese di viaggio, l’esenzione opera anche se il rimborso è aggiuntivo rispetto all’indennità di trasferta.
Ogni altro eventuale rimborso di spese è interamente soggetto a tassazione.
Il tragitto casa - lavoro è soggetto a tassazione
Con la Risoluzione del Ministero delle Finanze del 23 marzo 1999 numero 54/E è stato chiaramente affermato che non rientra nel regime di trattamento fiscale delle trasferte l’indennizzo riconosciuto per il normale percorso casa - lavoro. In tal caso, quindi, a prescindere dalla forma di ristoro economico applicata dall’azienda la fattispecie è comunque soggetta integralmente a contributi e tasse.
Come ha avuto modo di sottolineare il MEF nel documento in parola, le spese legate al tragitto casa - lavoro, da intendersi come oneri ricollegabili alla produzione del reddito del dipendente, sono già forfettariamente ristorate attraverso l’apposita detrazione a beneficio di coloro che producono redditi di lavoro dipendente e assimilati. Di conseguenza, ogni rimborso di spesa «ricollegabile alla produzione del reddito del dipendente» come nel caso in questione deve «essere assoggettato a tassazione».
Non rileva la forma di rimborso applicata
Il regime di assoggettamento a contributi e tasse previsto per i tragitti casa - lavoro opera a prescindere dalla forma di ristoro economico applicata. Questo significa che l’azienda è libera di definire con il dipendente se erogargli un’indennità forfettaria, un rimborso chilometrico o, al contrario, rimborsare il costo del biglietto dei mezzi pubblici dal momento che, in qualsiasi situazione, le somme concorrono a:
- Base imponibile per il calcolo dei contributi previdenziali e assistenziali conto azienda e dipendente;
- Base imponibile per il calcolo delle imposte a titolo di Irpef e relative addizionali regionali e comunali a carico del dipendente.
L’errore da evitare
I datori di lavoro che riconoscono dei rimborsi o in generale delle somme in busta paga in ragione del tragitto casa - lavoro del dipendente non devono cadere nell’errore di trattarle al pari delle trasferte.
In situazioni simili, ad esempio a fronte di un’ispezione da parte delle strutture pubbliche competenti, gli importi non versati in virtù del regime delle trasferte dovranno infatti essere riconosciuti all’Inps e all’Erario con applicazione di interessi e sanzioni. Si tratta, in buona sostanza, di riqualificare le somme come semplici elementi retributivi, alla stregua di paga base, contingenza, superminimi, straordinari, etc.
Di conseguenza, oltre alle conseguenze economiche descritte, il datore di lavoro è chiamato ad un lavoro imprevisto (e particolarmente lungo e impegnativo) di rielaborazione delle paghe e delle relative denunce mensili trasmesse all’Inps in via telematica a mezzo modello UniEmens.
