PEC: cos’è, come farla e quanto costa il servizio

Isabella Policarpio

24/05/2021

27/05/2021 - 10:47

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A cosa serve la PEC e chi deve averla? In questa guida vedremo come funziona, le istruzioni per attivarla e i costi.

PEC: cos'è, come farla e quanto costa il servizio

Come fare la PEC e come funziona? Lo vedremo in questa guida pratica rispondendo ai dubbi più comuni sulla posta certificata.

La PEC è un tipo particolare di posta elettronica e ha lo stesso valore di una raccomandata A/R, quindi garantisce la prova dell’invio e della consegna al destinatario.

Possono attivare la PEC sia aziende e liberi professionisti che cittadini privati che possono utilizzarla, ad esempio, per comunicare con la Pubblica amministrazione e partecipare ai concorsi pubblici.

Attivare la PEC ha un costo - generalmente annuale - che dipende dal provider prescelto, ecco una guida ai prezzi (in base alla tipologia di offerta).

Cos’è la PEC

L’acronimo PEC sta per posta elettronica certificata e si riferisce al sistema e-mail equiparato alla raccomandata con ricevuta di ritorno con il DPR 11 Febbraio 2005 n.68.

La PEC rispetto alla normale e-mail ha delle caratteristiche aggiuntive che gli conferiscono maggiore sicurezza:

  • attesta l’orario esatto della spedizione e di ricezione;
  • garantisce il contenuto della comunicazione impedendo ogni tipo di modifica o l’aggiunta di eventuali file allegati;
  • in caso di contenzioso garantisce l’opponibilità a terzi del messaggio in giudizio.

Si chiama “certificata” perché il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta di invio con valore legale mentre il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente una ricevuta che attesta l’avvenuta consegna.

Come funziona la PEC

Il funzionamento della PEC, dal punto di vista dell’utente, non è diverso dalla normale posta elettronica, tuttavia cambia il meccanismo di comunicazione: la posta certificata è caratterizzata dalla “ricevuta” che viene inviata dai gestori - provider - sia al mittente che al destinatario del messaggio.

Infatti dopo aver inviato una PEC si riceve una ricevuta di accettazione firmata dal gestore con la quale si attesta:

  • il momento della spedizione
  • i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC)

Quindi il gestore della posta certificata crea un nuovo messaggio - detto “busta di trasporto” - che contiene il messaggio originale con l’aggiunta dei dati di spedizione. L’integrità della busta viene poi verificata dal provider del destinatario che, quindi, certifica che non ci sia stata alcuna manomissione.

Al momento della consegna, il provider del destinatario invia al mittente la “ricevuta di consegna” firmata dal gestore, questa serve ad attestare:

  • l’avvenuta consegna
  • data e ora della consegna
  • che il contenuto consegnato non sia stato alterato

La ricevuta di consegna contiene il messaggio vero e proprio in allegato e fornisce al mittente una prova (valida a fini legali) del messaggio recapitato.

A cosa serve la posta certificata?

La PEC è obbligatoria per liberi professionisti, aziende e ditte individuali (inclusi gli artigiani) tuttavia se ne possono avvalere anche i privati cittadini in sostituzione della raccomandata con ricevuta di ritorno. Infatti attivare la PEC ha un costo fisso annuale mentre ciascuna raccomandata deve essere pagata singolarmente e ha tempi di ricezione più lunghi.

A titolo esemplificativo, ecco alcune funzioni della PEC:

  • perfezionare l’iscrizione ai concorsi pubblici;
  • comunicare e inviare documenti alla Pubblica amministrazione
  • recapitare documenti al datore di lavoro o all’amministratore di condominio.

In futuro la PEC potrebbe diventare obbligatoria per tutti gli automobilisti, da comunicare alla Motorizzazione civile e sulla quale ricevere eventuali comunicazioni e sanzioni amministrative.

Come attivare il servizio PEC e quanto costa

Per attivare la PEC (sia per aziende che privati cittadini) bisogna innanzitutto scegliere uno dei provider tra quelli autorizzati e accreditati presso l’AGID, l’organo preposto alla vigilanza dei servizi digitali e dei provider.

Tra questi i più noti sono Aruba PEC, PosteCert (il servizio di Poste Italiane), Kolst o LegalMail.

Il costo di attivazione varia in base al provider prescelto e al servizio offerto. Ad esempio i costi di PosteCert sono:

  • 5,50 + IVA per un anno
  • 9,00 + IVA per due anni
  • 10,50 + IVA per tre anni

L’utente può scegliere di aggiungere “spazio aggiuntivo” (100 MB) pagando una somma aggiuntiva.

I prezzi di Aruba PEC sono simili e, per il pacchetto standard, partono da 5 euro all’anno.

Facile capire come mai questo sistema sia molto più vantaggioso per chi, per lavoro o motivi personali, invia molteplici raccomandate A/R, infatti il costo di una singola raccomandata standard varia da 3 a 7 euro, invece pagamento l’abbonamento annuale per la PEC (da 5 a 10 euro l’anno) si possono inviare infinite raccomandate.

Quali documenti servono per fare la PEC

Per attivare la PEC occorre collegarsi al sito del provider prescelto e compilare i campi richiesti: dati anagrafici, luogo di nascita, indirizzo di fatturazione, scegliere nome utente, password e nome dell’indirizzo PEC.

Alla fine della procedura occorre scaricare e stampare i documenti generati dalla piattaforma, scansionarli in formato JPG, PNG o GIF e allegare un documento d’identità (carta d’identità, patente di guida o passaporto) fronte-retro in corso di validità.

Alcuni provider consentono di fotografare i documenti con uno smartphone e inviarli, purché siano leggibili.

I documenti da inviare sono:

  • documento d’identità in corso di validità del titolare della PEC (fronte-retro)
  • richiesta di attivazione Casella di posta elettronica certificata
  • dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, in caso di titolare di partita IVA.

Ogni documento deve avere la firma autografa del titolare della PEC.

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