Firma digitale: come ottenerla, quando è valida e perché è necessaria

Firma digitale: come fare per ottenerla? L’uso sempre più ampio di Internet e del Computer nella vita quotidiana ci impone di dotarci della firma digitale. Ecco come ottenerla.

Firma digitale: come ottenerla, quando è valida e perché è necessaria

La firma digitale è il corrispondente informatico della firma autografa e possiede carattere di autenticità, integrità, conferendo validità legale al documento in modo tale che lo stesso non possa essere ripudiato dal sottoscrittore.

Per alcuni documenti inviati in modalità telematica è richiesta la sottoscrizione con la firma digitale; in questo modo è possibile accertare la provenienza dell’atto nonostante non si firmi utilizzando la carta e la penna.

Solitamente per porre la firma digitale è necessario dotarsi di appositi dispositivi informatici, come ad esempio un semplice lettore di smart card acquistabile a pochi euro su Amazon.

Infatti, per la firma digitale è sufficiente avere un dispositivo - che può essere una smart card o anche una semplice chiavetta USB - contenente un certificato digitale di sottoscrizione con il quale si possono firmare online i documenti che necessitano di questa forma di autenticazione.

Tuttavia affinché sia valida è necessario che la titolarità della firma digitale sia garantita dai certificatori, ossia da quei soggetti che presentano particolari requisiti di onorabilità tali da garantire affidabilità alla sottoscrizione. Sono questi soggetti, infatti, a dover tenere i registri delle chiavi pubbliche così da verificare la titolarità dell’autore della firma.

Ecco perché la richiesta della firma digitale è a pagamento e va effettuata tramite la sottoscrizione di un contratto con un ente certificatore accreditato.

A tal proposito in questo articolo trovate un elenco dei soggetti autorizzati ai quali è possibile richiedere la firma digitale (che ha validità triennale, dopodiché va rinnovata).

Prima di vedere cosa serve per ottenere la firma digitale, però, dobbiamo fare chiarezza sul perché è necessaria e su quali sono i requisiti affinché questa sia considerata valida ai fini legali.

Perché è necessaria?

La firma digitale (da non confondere con la semplice firma elettronica) è una sottoscrizione che dà validità ai documenti firmati ed inviati in modalità telematica.

Grazie a degli appositi strumenti informatici, infatti, è possibile accertare l’autore della firma anche quando questa viene posta senza le tradizionali carta e penna.

Quindi è facile intuire perché nella nuova era digitale sia necessaria questa tipologia di firma elettronica. Questa, infatti, garantisce:

  • autenticità al documento poiché permette di accertare l’autore della firma;
  • integrità del documento, poiché assicura che questo non sia stato modificato in un secondo momento da terzi.

Di conseguenza la firma digitale assicura la piena validità legale al documento sottoscritto e inviato nella modalità telematica prevista.

Tramite la firma digitale, quindi, è possibile inviare documenti alla Pubblica Amministrazione, con la sicurezza che il destinatario possa verificare l’identità del mittente (principio di autenticazione) e/o non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (principio di integrità).

Come ottenerla

Per comprendere come ottenere la firma digitale occorre innanzitutto individuare le migliori offerte disponibili sul mercato.

Le aziende che offrono il servizio di firma digitale sono diverse: Aruba, Infocert, Poste Italiane; nel caso tu sia un imprenditore o l’amministratore di una società puoi rivolgerti anche alla Camera di Commercio della provincia in cui la tua azienda ha la sede legale.

Il servizio di firma digitale può essere acquistato tramite tre diversi “pacchetti”:

  • le key USB (le “penne USB”) che sono dotate di un software interno necessario per firmare i documenti in modo digitale;
  • la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o smart card, ovvero una scheda molto simile alla nostra tessera sanitaria che per essere utilizzata deve essere inserita in un lettore smart card collegato al nostro PC;
  • i servizi di firma digitale remota ovvero quei servizi online che consentono di firmare i documenti anche da apparecchi mobili, smartphone e tablet, mediante l’uso di temporanee generate da chiavette simili a quelle che le banche ci forniscono per operare con il servizio home banking.

Il primo step da seguire per comprendere come ottenere la firma digitale è rappresentato quindi dalla scelta del supporto fisico per la nostra firma digitale.

Successivamente il cittadino deve collegarsi al sito web dell’azienda che erogherà il servizio, fornendo i dati anagrafici (comprensivi degli estremi di un documento di identità), l’indirizzo e la mail su cui si vuole ricevere tutto ciò che serve per il servizio di firma digitale.

Dopo aver fornito i dati dovrà essere effettuato il pagamento online, normalmente con carta di credito o carta prepagata.

A questo punto per ottenere la firma digitale sarà sufficiente attendere che l’azienda fornitrice ci mandi tutto il materiale necessario: a quel punto dovremo scaricare il software necessario per apporre la firma digitale.

Una volta ricevuto tutto il materiale necessario e scaricato il software sul nostro PC potremo iniziare a firmare i nostri documenti digitali.

La firma digitale fornita dalle Camere di Commercio

Come ottenere la firma digitale per imprese e amministratori di società? Gli imprenditori individuali e gli amministratori di società possono richiedere la firma digitale direttamente alle Camere di Commercio della Provincia in cui ha sede l’azienda.

La Camera di Commercio rilascia i dispositivi di firma digitale, Carta Nazionale dei Servizi o CNS, sui seguenti supporti:

  • Smart-card (tessera plastificata tipo tessera sanitaria) che per essere utilizzata necessita di un lettore da installare sul proprio PC;
  • Token USB (chiavetta USB) che non richiede l’installazione di ulteriori dispositivi

La CNS contiene un certificato di autenticazione, che consente l’accesso ai servizi web della P. A. ed un certificato di sottoscrizione, per firmare digitalmente i documenti informatici. La CNS rilasciata dalle Camere di Commercio è un dispositivo integrato che consente ai titolari di una carica all’interno di un’impresa di firmare digitalmente documenti informatici e di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione.

La CNS consente, inoltre, di consultare le informazioni relative alla propria azienda contenute nel Registro Imprese:

  • visura ordinaria, visura storica, visura artigiana e scheda società;
  • modello di dichiarazione sostitutiva del certificato Registro Imprese;
  • statuti, atti e bilanci depositati;
  • situazione dei pagamenti del diritto annuale;
  • stato pratiche Registro Imprese (trasparenza amministrativa).

Il certificato digitale, contenuto all’interno della smart card CNS, è emesso da un’apposita Autorità di certificazione (Certification Authority - CA) riconosciuta secondo standard internazionali, la quale garantisce validità temporale e legale della firma digitale.

Come i documenti cartacei, anche il certificato digitale ha una validità temporale al di fuori della quale risulterà scaduto e dovrà essere rinnovato.

Normalmente le Camere di Commercio concedono gratuitamente il primo rilascio della smart card CNS; il token USB, invece, viene normalmente rilasciato dietro pagamento di un corrispettivo, ridotto in caso di primo rilascio.

Firma digitale: come si appone?

Una volta ottenuto il kit necessario per apporre la firma digitale occorre scaricare il software necessario per usare la firma digitale medesima. Tra i software maggiormente utilizzati per l’apposizione della firma digitale segnaliamo Dike e Firmacerta.

A questo punto siete pronti per apporre la vostra firma digitale su un documento; ma come fare? È molto semplice, ecco quali sono i passi da seguire:

  • convertire - se necessario - il documento da un formato modificabile (ad esempio se .doc di Word) con uno non modificabile (.pdf);
  • aprire il software per la firma digitale che avete scaricato e caricare al suo interno il documento che intendete sottoscrivere;
  • selezionate il pulsante firma del documento;
  • inserire la password o il PIN del dispositivo in cui è caricata la vostra firma digitale (oppure direttamente la smart card all’interno del vostro lettore).

A questo punto il vostro file è pienamente autenticato e valido ai fini legali.

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