Quando i medici devono emettere fattura elettronica e quando quella cartacea? Ecco come semplificare la gestione con Fatture in Cloud.
Chi esercita una professione sanitaria oggi si trova davanti a un labirinto di norme, eccezioni e divieti. La fattura elettronica, per molti, è ancora un terreno scivoloso: si può usare? Quando? Per chi? Basta una fattura inviata erroneamente al Sistema di Interscambio (SdI) per ritrovarsi problemi e sanzioni. Un errore del genere può comportare la violazione della normativa sulla privacy, con il rischio di sanzioni da parte del Garante, ma anche conseguenze fiscali: la fattura potrebbe risultare non valida, non detraibile per il paziente e potenzialmente contestabile dall’Agenzia delle Entrate.
Nel 2025 le regole si sono fatte più rigide. Il Decreto Legislativo 81/2025 ha messo nero su bianco un principio ormai chiaro: niente fattura elettronica per i pazienti privati. Ma attenzione, perché l’obbligo resta per altri destinatari, come assicurazioni, fondi integrativi, aziende e Pubblica Amministrazione.
Il mondo sanitario sta cambiando in fretta. Crescono le prestazioni online, aumentano le collaborazioni in ambito B2B e con esse anche le esigenze di fatturazione. Per chi lavora in questo settore (medici, fisioterapisti, psicologi, dentisti, logopedisti, veterinari) capire quando è necessario emettere una fattura elettronica e quando no è diventato essenziale.
Questa guida pratica serve proprio a fare chiarezza, con esempi concreti, spiegazioni semplici e soluzioni operative come Fatture in Cloud, un software per la fatturazione dei sanitari semplice e completo.
Cos’è la fattura elettronica per i sanitari e cosa prevede la normativa 2025
La fattura elettronica è un documento fiscale in formato XML, emesso e inviato tramite Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, con obbligo di conservazione digitale per 10 anni.
Diversa è la fattura cartacea o PDF, inviata via email o stampata, che non transita per SdI.
Con il Dlgs 81/2025, il legislatore ha ribadito in modo definitivo che i sanitari non possono emettere fattura elettronica verso persone fisiche, per prestazioni sanitarie detraibili.
Attenzione: inviare i dati delle prestazioni al Sistema Tessera Sanitaria (STS) non corrisponde all’emissione della fattura elettronica. Si tratta di un adempimento a parte, finalizzato alla dichiarazione precompilata del cittadino.
Quando è obbligatoria la fattura elettronica per i sanitari?
Non tutti i pazienti sono uguali. E per chi lavora in ambito sanitario, capire quando va emessa la fattura elettronica non è solo una questione burocratica ma è fondamentale per essere in regola con il Fisco.
In generale, quando il destinatario non è una persona fisica, scatta l’obbligo di fattura elettronica. Vale per le prestazioni sanitarie rese a:
- aziende o altri professionisti (quindi in ambito B2B),
- fondi integrativi e assicurazioni sanitarie,
- case di cura convenzionate o strutture sanitarie,
- enti pubblici o studi associati.
Stesso discorso quando ci si interfaccia con la Pubblica Amministrazione (ASL, INAIL, Comuni, Regioni). Qui non si scappa, la fattura elettronica è obbligatoria.
E attenzione alle prestazioni non sanitarie legate all’attività: una consulenza fiscale, una relazione tecnica, la vendita di un dispositivo medico. Anche se rientrano nella professione medico-sanitaria, se non sono prestazioni sanitarie vanno fatturate elettronicamente. A patto, però, di separare chiaramente le voci in fattura.
Sbagliare destinatario o confondere le modalità di emissione può costare caro. Perché l’emissione di una fattura elettronica per prestazioni rese a pazienti privati è vietato per legge.
Quando si può (o si deve) emettere fattura cartacea o PDF?
Per i rapporti con i pazienti privati – cioè le persone fisiche che vengono in studio per una visita, un controllo o una terapia – la fattura elettronica è vietata. In questi casi, resta valido il formato cartaceo o digitale (come il PDF via email).
Se il paziente si oppone all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS), il professionista non deve trasmettere alcuna informazione nè al STS nè tramite fattura elettronica via Sdl. In questo caso, la prestazione va documentata con una fattura cartacea o in PDF, consegnata direttamente al paziente senza alcun invio telematico.
E nei casi misti, ad esempio una fattura che comprende sia una prestazione sanitaria che la vendita di un prodotto, non si può emettere fattura elettronica, ma una cartacea o in PDF. Se le voci non sono distinguibili, l’intera spesa va inviata con il codice AA (“altre spese”), salvo opposizione del paziente. Se sono distinguibili, invece, la parte sanitaria si trasmette con il codice specifico previsto, mentre quella non sanitaria sempre con il codice AA.
Sistema Tessera Sanitaria: cosa inviare e quando farlo
La trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS) è un altro capitolo obbligatorio per chi lavora in ambito sanitario. Che si emetta fattura cartacea o meno, i dati vanno inviati comunque, se la prestazione è sanitaria.
Il Decreto Correttivo bis (Dlgs n. 81/2025) ha eliminato l’obbligo semestrale di trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria. Per le spese sanitarie sostenute dal 1° gennaio 2025 l’invio dovrà avvenire con cadenza annuale. Ecco le nuove scadenze:
- 31 gennaio per le spese sanitarie dell’anno precedente;
- entro la fine del mese successivo alla prestazione, per chi adotta l’invio mensile.
L’invio avviene tramite software specifici o portali autorizzati. Ma non va confuso con l’emissione della fattura: si tratta di un obbligo a parte. Una specie di “doppio binario” burocratico che serve ai fini della dichiarazione precompilata del cittadino, ma che di per sé non sostituisce la fattura.
Come semplificare la gestione di fatturazione e Partita IVA sanitaria con Fatture in Cloud
Chi lavora in ambito sanitario lo sa: tra appuntamenti, pazienti, ricevute e scadenze, non è facile restare al passo. Ecco perché utilizzare un software completo come Fatture in Cloud risulta determinante per mantenere tutto sotto controllo, riducendo stress ed errori.
Fatture in Cloud agevola la fatturazione e la gestione amministrativa di un professionista sanitario nel seguente modo.
Per le fatture cartacee e l’invio al STS:
- acquisisce automaticamente i dati del paziente strisciando la Tessera Sanitaria in un lettore magnetico,
- semplifica la compilazione di fatture e ricevute, con gestione di IVA, contributi previdenziali, marca da bollo e ritenuta d’acconto,
- permette di inviare dati delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria direttamente dal programma, in modalità singola o massiva,
- traccia lo storico degli invii e gestisce variazioni o errori di invio al Sistema Tessera Sanitaria,
- gestisce l’opposizione alla trasmissione dei dati.
Per le fatture elettroniche B2B e verso la PA:
- consente di creare fatture elettroniche in modo semplice e veloce e di inviarle al SdI,
- appone in automatico la firma digitale,
- conserva digitalmente i documenti, a norma di legge, per 10 anni,
Per la gestione a 360°, Fatture in Cloud offre anche strumenti di controllo e analisi:
- scadenzario aggiornato di incassi e pagamenti,
- prima nota sempre sincronizzata con le operazioni registrate,
- creazione di preventivi, parcelle e report grafici per capire come sta andando l’attività.
In pratica, la gestione di tutti gli aspetti burocratici un unico strumento elimina l’ansia da scadenze e permette di avere più tempo per concentrarsi sui pazienti.
Errori comuni da evitare nella fatturazione sanitaria
Anche con un software semplice e intuitivo come Fatture in Cloud, può capitare di commettere qualche sbaglio nella fatturazione sanitaria. Ecco gli errori più frequenti (e che è bene evitare per non incorrere in sanzioni o problemi fiscali):
Confondere STS con fattura elettronica: inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria non significa aver emesso una fattura elettronica. Sono due adempimenti separati, con regole e flussi distinti. L’invio al STS serve per le prestazioni sanitarie ai fini fiscali del paziente, la fattura elettronica (quella vera) passa invece dal Sistema di Interscambio (SdI) ed è destinata ad aziende, PA o assicurazioni.
Usare la fattura elettronica verso i pazienti: anche se il software lo consente, la legge vieta espressamente l’uso della fattura elettronica nei confronti di pazienti privati per prestazioni sanitarie.
Dimenticare le scadenze STS: nel 2025 valgono regole più stringenti. Non rispettarle comporta sanzioni da 100 a 500 euro per ogni ritardo.
Non distinguere correttamente le voci in fattura: inserire la consulenza e la vendita di un prodotto (come un busto ortopedico) all’interno della stessa voce “prestazione sanitaria generica” può essere considerato scorretto fiscalmente. La parte sanitaria e quella commerciale vanno distinte, anche se compaiono nello stesso documento.
Ignorare le modifiche normative: tra proroghe, obblighi futuri e aggiornamenti come il Dlgs 81/2025, chi non resta aggiornato rischia grosso.
Domande frequenti
1) I medici devono fare la fattura elettronica per i pazienti?
No. Dal 2025, il divieto è permanente. Le prestazioni sanitarie a persone fisiche devono essere fatturate in formato cartaceo o PDF.
2) Se ho una partita IVA in regime forfettario, devo emettere fattura elettronica?
Solo se lavori con enti pubblici o aziende. Per i pazienti privati, resta la fattura non elettronica, ma va comunque trasmessa al STS.
3) Quali vantaggi offre Fatture in Cloud per i professionisti sanitari?
Acquisizione dei dati anagrafici strisciando la Tessera Sanitaria su un lettore magnetico, invio facile al STS, gestione di tutte le tipologie di fatture (elettroniche e non) e funzionalità per la gestione completa di amministrazione e burocrazia.
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