A volte per poter risolvere un problema della comunità scolastica è necessario ricorrere all’aiuto del preside: ecco come scrivere una lettera formale.
A volte, l’unico modo per affrontare e risolvere problemi significativi all’interno della comunità scolastica è quello di rivolgersi direttamente al (o alla) Dirigente scolastico.
Tuttavia, dopo aver trovato il coraggio di contattare il Preside, capita spesso che studenti, genitori – e talvolta anche docenti – si blocchino, domandandosi quale sia il modo più corretto e appropriato per farlo. Negli ultimi anni, con l’aumento dei casi di conflittualità scolastica e delle segnalazioni riguardanti il benessere degli studenti, questo interrogativo è diventato ancora più frequente.
In ogni caso, è opportuno ricordare che una lettera o una email rappresentano sempre la scelta migliore rispetto a un semplice colloquio verbale: essendo documenti scritti, consentono sia al mittente che al destinatario di analizzare con calma la questione, valutare i fatti e riflettere sulle possibili soluzioni. Inoltre, garantiscono una tracciabilità utile se il problema richiede un successivo intervento o monitoraggio.
Prima di scrivere una lettera alla/al Preside, però, è fondamentale valutare attentamente la reale gravità della situazione, poiché si rischia di coinvolgere il Dirigente scolastico per questioni che potrebbero essere risolte direttamente con gli insegnanti, con il coordinatore di classe o attraverso gli organi collegiali. Anzi, ricorrere troppo velocemente alla figura del Preside potrebbe, in alcuni casi, indebolire l’efficacia di futuri reclami più seri.
Quando però non esistono alternative praticabili, è del tutto legittimo – e talvolta necessario – scrivere al Preside. Ma come va strutturata una lettera o una mail formale? In realtà, tra i due mezzi cambia solo il supporto utilizzato; il tono, invece, deve rimanere sempre formale, chiaro e rispettoso. Vediamo dunque quali sono le regole fondamentali su come scrivere una lettera al Preside: ecco tutto ciò che occorre sapere.
Come scrivere una lettera o una mail al preside
Dopo essersi assicurati che le ragioni per scrivere al/alla Dirigente scolastico/a siano realmente fondate e che i problemi da esporre non possano essere risolti in altro modo, è possibile impugnare la penna – o aprire il proprio computer – per mettere nero su bianco la lettera al Preside. Ma da dove iniziare?
Nella stesura di una lettera al Dirigente scolastico esistono alcune regole fondamentali da tenere a mente, a partire dal tono formale, dall’uso degli allocutivi di cortesia e da una struttura chiara. Ecco i punti principali da seguire per scrivere un testo corretto e ben organizzato.
Il/La Preside rappresenta la massima autorità dell’istituto e, proprio per questo, la lettera deve essere formale e accurata, oltre che priva di errori grammaticali. È inoltre necessario non solo utilizzare gli allocutivi di cortesia e rivolgersi al Preside con il “Lei”, ma anche scrivere con la lettera maiuscola i pronomi e gli aggettivi riferiti alla Sua persona. Dopo aver definito il registro linguistico appropriato, è importante che la lettera segua una precisa struttura. Vediamo quindi cosa scrivere e in che modo organizzare correttamente una comunicazione formale al Preside.
- Intestazione. La forma di apertura può essere collocata in alto a sinistra o a destra: “Al/Alla Sig./Sig.ra [Nome Cognome], Preside della scuola [Nome]”.
- Formula introduttiva. Il testo si apre generalmente con “Egregio/a Preside”. Successivamente è possibile proseguire con una formula come: “I sottoscritti […], in qualità di rappresentanti della classe […], si rivolgono a Lei per esporLe i seguenti problemi:”.
- Corpo della lettera/mail. Che il problema sia unico o multiplo, è essenziale mantenere ordine e chiarezza. È consigliabile partire dal problema principale e, a seguire, indicare gli aspetti collegati. Per rendere la lettera più leggibile, si possono creare paragrafi separati, ciascuno dedicato a un solo punto. È inoltre utile suggerire soluzioni pratiche e realistiche, dimostrando spirito collaborativo e apertura al dialogo.
- Congedo. In chiusura, è opportuno ringraziare il/la Preside per l’attenzione e sollecitare una risposta. Una formula corretta potrebbe essere: “Nel ringraziarLa per la Sua attenzione e disponibilità, restiamo in attesa di un cortese riscontro”.
- Luogo e data.
- Firma.
Come scrivere una lettera o una mail al preside: un esempio
Dopo aver chiarito quali sono le regole e come si scrive una lettera o una e-mail al dirigente scolastico senza commettere errori, potrebbe tornare utile vedere alcuni esempi, pratici e veloci da poter adoperare come modello.
Al Dirigente Scolastico
della Scuola [nome]Sig./Sig.ra [Nome Cognome]
Oggetto: (indicare chiaramente, in poche parole, il motivo della lettera/mail)
Egregio/a Dirigente Scolastico [Nome Cognome],
il/i sottoscritto/i [Nome e Cognome del mittente: genitore, studente o docente], in qualità di Rappresentante/i della classe [sezione] dell’Istituto [nome], Le scrivono la presente per sottoporre alla Sua attenzione la seguente situazione: [descrivere in modo chiaro e sintetico i motivi della comunicazione].
Le chiediamo pertanto di intervenire per una rapida risoluzione del problema, così da garantire il corretto svolgimento delle attività scolastiche. RingraziandoLa per la Sua gentile disponibilità e in attesa di una Sua cortese risposta, porgiamo distinti saluti.
Luogo e Data
[Firma]
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