Come salvare correttamente le PEC

La PEC (Posta Elettronica Certificata) ha ormai sostituito la raccomandata con ricevuta di ritorno e il fax nella gestione dei rapporti ufficiali in quanto garantisce l’autenticità delle comunicazioni.

É uno strumento economico e facile da usare, assomiglia all’email tradizionale ma ha il vantaggio di assicurare che il messaggio arrivi nella casella di posta del destinatario.

La PEC ha valore giuridico esattamente come una raccomandata a/r ed ha anche valore probatorio: significa che nel corso di un giudizio costituisce una prova a tutti gli effetti.

Utilizzare la PEC è intuitivo e semplice ma non bisogna sottovalutare alcune regole fondamentali in merito all’archiviazione affinché possa avere valore giuridico e probatorio.

Vediamo insieme come funzionano e come salvare correttamente le PEC.

Per questa ragione è indispensabile predisporre un idoneo metodo di archiviazione dei messaggi certificati.

Ma come?

Come salvare correttamente la PEC

Sebbene il valore giuridico della PEC sia ormai indiscusso, nel nostro ordinamento giuridico non esistono norme specifiche sulla conservazione della posta certificata.

Allo stato attuale ci atteniamo a quanto deciso nella delibera Cnipa numero 11 del 19 febbraio 2004 che tratta in generale le direttive per la conservazione elettronica dei documenti fiscali, tra cui può essere inclusa anche la Posta Elettronica Certificata.

La PEC è un documento informatico e come tale per una corretta conservazione non basta lasciare i messaggi in memoria nella casella di posta ma occorre una conservazione sostitutiva: il messaggio di posta elettronica certificata, ovvero il documento, deve essere presente in un sistema di gestione e conservazione documentale ai sensi dell’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Questa procedura è finalizzata a dare alla PEC validità giuridica e probatoria nel caso di un eventuale contenzioso. Infatti la stampa di un messaggio PEC, con le relative ricevute di accettazione e consegna, non vale come prova legale di avere inviato o ricevuto le comunicazioni.

Quindi salvare i messaggi certificati ricevuti, i messaggi di accettazione e quelli di consegna è molto importante: consigliamo di creare delle apposite regole nel programma di posta elettronica che normalmente utilizzate (operazione possibile su tutti i più noti programmi di posta elettronica) in modo da spostare automaticamente le PEC in una determinata posizione ed averli a disposizione in caso di necessità.

Soprattutto è importante che le PEC siano salvate su supporti esterni al PC, come previsto dalla normativa sopra citata. In tal modo tutto quello che concerne la posta certificata rimarrà all’interno del server scelto assicurando il valore giuridico e probatorio delle PEC.

In che formato salvare la PEC?

Per salvare i messaggi di Posta Elettronica Certificata bisogna utilizzare lo standard di settore MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) attraverso cui il messaggio e le relative ricevute di invio e di consegna vengono salvate in formato “.eml”.

Il MIME è lo standard internazionale per la posta elettronica e viene utilizzato non solo per la PEC ma dai server di posta elettronica di tutto il mondo perché assicura l’integrità e la leggibilità del messaggio.

Ad ogni modo consigliamo agli utenti che utilizzano la PEC di affidarsi a servizi come Legalmail e InfoCert in quanto completi di servizio di conservazione digitale dei messaggi, operazione che altrimenti sarebbe di difficile gestione per un utente poco pratico.

Come funziona la PEC

Un messaggio di Posta Elettronica Certificata - proprio come una raccomandata a/r - al momento dell’invio, viene racchiuso in una busta di trasporto (virtuale), su cui viene applicata una firma elettronica che ha la stessa funzione del il timbro dell’ufficio postale.

La firma serve a garantire la provenienza e l’inalterabilità del contenuto del messaggio, assicurando che il contenuto non venga modificato durante il suo viaggio. Dopo l’invio il mittente riceve una ricevuta di avvenuta consegna - come la ricevuta di ritorno - ed ha la certezza che il suo messaggio è giunto nella casella di posta PEC del destinatario; da questo momento la PEC acquisisce valore giuridico.

Precisiamo che il valore legale della PEC resta inalterato anche se il destinatario ignora il messaggio, anche per ragioni estranee alla sua volontà (ad esempio un guasto del sistema informatico).

Qualora si rendesse necessario dimostrare di aver inviato o ricevuto un messaggio tramite PEC occorre conservare entrambe le attestazioni in originale (sia la ricevuta di accettazione che la ricevuta di avvenuta consegna).