Dichiarazione dei redditi: quanti anni si devono conservare i documenti?

Per quanti anni vanno conservati i documenti per la dichiarazione dei redditi? La dichiarazione dei redditi è l’impegno fiscale per eccellenza a cui tutti i cittadini che producono un reddito sono chiamati annualmente. La stagione reddituale 2023, ormai si è conclusa da diversi mesi, il 30 settembre, infatti, era il termine ultimo per presentare il modello 730 e il 30 novembre la scadenza ultima per la presentazione del modello Redditi.

Solitamente quando si presenta la dichiarazione dei redditi, indipendentemente dal modello che si utilizza, si è in possesso di un certo numero di documenti che attestano le spese sostenute che danno diritto alle detrazioni e alle deduzioni (entrambe hanno l’effetto di diminuire l’Irpef dovuta). Una volta presentata la dichiarazione con il 730/2023 o con modello Redditi Pf, questa documentazione va conservata? Se sì, per quanto tempo si deve tenere?

Ricordiamo che i documenti in questione supportano quello che il contribuente ha inviato all’Agenzia delle Entrate che, eventualmente potrebbe anche condurre dei controlli sulla veridicità di quando dichiarato.

La tempistica indicata dalla normativa è di 5 anni, e pertanto per la dichiarazione dei redditi 2023 è necessario conservare la documentazione fino al 31 dicembre 2028. La documentazione dovrà essere esibita su richiesta dell’Ufficio competente, e dovrà pertanto essere accuratamente archiviata.

Ecco la guida per comprendere come e per quanto tempo conservare i documenti giustificativi della dichiarazione dei redditi 2023, con particolare riferimento ai termini temporali, alle eccezioni e alle differenti regole previste per persone fisiche e imprese.

Dichiarazione dei redditi 2023: quali documenti conservare?

I documenti relativi alla dichiarazione dei redditi 2023 che andranno conservati fino al 31 dicembre 2028 sono gli elementi giustificativi più comuni ovvero:

• le certificazioni delle ritenute d’acconto;
• le certificazioni dei redditi (si pensi alla certificazione unica);
• gli scontrini parlanti per i farmaci acquistati (quelli, cioè, che riportano l’indicazione del codice fiscale del contribuente che eserciterà il beneficio fiscale);
• le fatture per le spese mediche e le altre ricevute (in alcuni casi è necessario conservare anche le prescrizioni mediche);
• le altre spese che danno diritto ad oneri deducibili od oneri detraibili (ad esempio, le spese relative alla formazione);
• gli attestati di versamento d’imposta attraverso i modelli F24;
• la copia della polizza attestante i requisiti chiesti per i premi di assicurazione sulla vita;
• il contratto di mutuo e i contratti di compravendita per l’acquisto dell’immobile adibito ad abitazione principale, e fondamentale documento di supporto per la detrazione degli interessi passivi;
• il contratto di mutuo per la costruzione e la ristrutturazione dell’immobile adibito ad abitazione principale, anch’esso al fine di agevolare la detrazione degli interessi passivi.

Come già anticipato, tutta la documentazione di supporto alla dichiarazione dei redditi dovrà essere conservata in modo ordinato per 5 anni a partire dalla fine del periodo d’imposta in cui la dichiarazione dei redditi medesima viene trasmessa telematicamente, affinché possa essere oggetto di facile presentazione in caso di richiesta da parte dell’ufficio dell’Agenzia delle Entrate. In caso di dubbi sui termini di conservazione, vi consigliamo di rivolgervi a un bravo commercialista esperto contabile.

Dichiarazione dei redditi 2023: le eccezioni al termine di conservazione dei documenti

A ogni modo, non mancano le eccezioni a questa regola generale. Basti considerare, ad esempio, che le spese di ristrutturazione della casa che danno diritto alla detrazione fiscale nella dichiarazione dei redditi si devono conservare per cinque anni, con decorrenza dal termine del beneficio della detrazione Irpef del 50, del 65, del 75 o del 110%: ora, considerando che le spese per le ristrutturazioni edilizie conducono a un beneficio, che nella maggior parte dei casi, è spalmabile in 10 anni, ne deriva che, dal momento della comunicazione in dichiarazione dei redditi al momento della possibile distruzione, dovranno passare almeno 15 anni. Stesse regole valgono in materia di spese relative al risparmio energetico, in grado di conferire il diritto alla detrazione del 50 o del 65 per cento.

Per quanto tempo conservare i documenti utili per la dichiarazione dei redditi? Ecco la differenza tra persone fisiche e imprese

Il termine di conservazione fiscale dei documenti a supporto della dichiarazione dei redditi è pari quindi a 5 anni. Tale termine vale sia per persone fisiche che per le imprese.

Attenzione però: nel caso delle imprese l’obbligo civilistico di conservazione delle scritture contabili (necessarie anch’esse per la predisposizione della dichiarazione dei redditi) è pari a 10 anni.

Di conseguenza, per chi svolge attività di impresa i documenti contabili, con cui si è redatto il bilancio e poi predisposta la dichiarazione dei redditi, sono soggetti a un termine di conservazione maggiore dei 5 anni previsti dal Fisco. Si tratta però di un obbligo di carattere civilistico.

Per un approfondimento sulle regole in materia di conservazione dei documenti contabili delle imprese si consigliano i seguenti articoli:

• Libri e scritture contabili obbligatorie: cosa sono e quando devono essere tenuti?
• Irregolare o mancata tenuta dei libri contabili obbligatori: quali sono le conseguenze?

Quali documenti conservare per immobili e mutui?

In dichiarazione dei redditi è possibile portare in detrazione gli interessi passivi del mutuo contratto per l’acquisto della prima casa. Per avere una documentazione che attesti gli interessi passivi portati in detrazione cosa bisogna conservare? Si potrebbero utilizzare le quietanze di pagamento degli interessi passivi ma è necessario anche produrre una auto certificazione che attesti la residenza del contribuente e che l’immobile viene utilizzato come prima casa.

Altro documento che potrebbe essere richiesto di esibire è il contratto di mutuo (quindi quest’ultimo deve essere conservato per i 5 anni successivi alla sua estinzione per comprovare l’ultimo anno di detrazione degli interessi passivi)