Buoni pasto elettronici: come funzionano e dove utilizzarli

Auden Bavaro

9 Maggio 2021 - 07:00

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I buoni pasto elettronici possono essere parte integrante della retribuzione di un lavoratore dipendente e rappresentano un titolo di pagamento dal valore predeterminato che sostituisce il servizio di mensa. Ecco come funzionano e dove utilizzarli.

Buoni pasto elettronici: come funzionano e dove utilizzarli

Per i buoni pasto elettronici, anche grazie all’intervento del legislatore, negli ultimi anni è sempre più diffusa la forma elettronica con l’obiettivo che, un giorno non molto lontano, possa sostituire completamente quella cartacea. Il motivo della recente diffusione dei buoni pasto elettronici rispetto a quelli cartacei sta nel trattamento fiscale differente riservato alle due differenti modalità di erogazione.

Nei prossimi paragrafi cercheremo di capire come funzionano i buoni pasto elettronici e dove possono essere utilizzati. In modo da avere una panoramica e una visione chiara di come usare al meglio questo strumento.

Buoni pasto elettronici: come funzionano tecnicamente

Il meccanismo alla base dei buoni pasto elettronici è identico a quello dei buoni pasto cartacei, con il coinvolgimento di quattro soggetti: l’azienda emittente vende pacchetti ad altre aziende, queste ultime distribuiscono i buoni pasto ai propri dipendenti, che a loro volta li utilizzeranno negli esercizi commerciali convenzionati.

La prima differenza, evidente a tutti, è la differente modalità di utilizzo: mentre i buoni pasto cartacei consistono in blocchetti di “ticket” da strappare di volta in volta, con un tetto massimo di otto da utilizzare per ogni singola spesa, quelli elettronici sono appunto virtuali.
L’azienda distribuisce ai dipendenti delle schede magnetiche, simili alle carte ricaricabili o ai bancomat, dove versa il corrispettivo spettante pattuito con il dipendente stesso, in base al contratto, e che, come vedremo in seguito, ha generalmente il valore di 8 euro.

I singoli lavoratori utilizzeranno queste carte esattamente come fanno con quelle personali, inserendole nei pos degli esercizi commerciali che le accettano: a quel punto, l’importo della spesa o del pasto consumato verrà scalato dalla somma complessiva contenuta nel conto virtuale della scheda magnetica che contiene i buoni pasto elettronici. Niente di più semplice.

Buoni pasto elettronici: i vantaggi fiscali per azienda e lavoratore

Come anticipato, i buoni pasto elettronici presentano vantaggi fiscali rispetto a quelli cartacei. In base a quanto stabilito nella legge di bilancio del 2020, infatti, la soglia di esenzione dei buoni pasto elettronici è aumentata da 7 a 8 euro, mentre quella dei buoni pasto cartacei, fatti salvi quelli riservati ai lavoratori addetti a cantieri edili o altre strutture lavorative ubicate in zone prive di servizi di ristorazione o difficilmente raggiungibili, è diminuita da 5,29 a 4 euro.
Il motivo che ha spinto il legislatore ad apportare questa modifica rientra nella cosiddetta “rivoluzione digitale”, con la convinzione di aiutare l’emersione del nero rendendo tracciabili i pagamenti.

Per i lavoratori dipendenti il vantaggio è evidente: i buoni pasto elettronici fanno parte della retribuzione in qualità di benefit, ma non concorrono al reddito imponibile, almeno non fino alla soglia indicata di 8 euro giornalieri, il doppio rispetto a quella dei buoni pasto cartacei. Teoricamente, un’azienda può distribuire buoni pasto di valore inferiore o superiore a quella soglia, ma nel secondo caso ogni centesimo in più rispetto agli 8 euro indicati dal legislatore, sarà soggetto all’Irpef. Anche l’azienda ha un vantaggio cospicuo nell’acquistare buoni pasto elettronici anziché cartacei: l’Iva è infatti indetraibile per i vecchi blocchetti di ticket, mentre è detraibile al 4% per quelli virtuali.

Non è tutto: per i titolari d’azienda e soci, nonché per le ditte individuali, si sale al 10%. Infine, soprattutto dopo l’introduzione del Pos unico, c’è un vantaggio anche per gli esercizi commerciali che accettano i buoni pasto elettronici, con l’eliminazione di alcuni rischi (ticket scaduti o falsificati, errori nel conteggio, possibilità di furti o smarrimenti al momento delle consegne e spedizioni) e di tempo sprecato (alla cassa, per le operazioni connesse, ma anche per il trasporto fisico dei ticket cartacei per la loro conversione in denaro), ma anche per la maggiore celerità dei pagamenti, con il recupero del credito che in linea generale diminuisce da quattro mesi a quaranta giorni.

Buoni pasto elettronici: dove utilizzarli

Il numero di esercizi commerciali che accetta i buoni pasto elettronici aumenta giorno dopo giorno. L’azienda emittente, nel momento in cui stipula un contratto, fornisce al cliente l’elenco delle catene di supermercati e dei negozi convenzionati nei quali i lavoratori potranno utilizzare le schede magnetiche con i buoni pasto elettronici.

In ogni caso, la maggior parte dei supermercati accetta quasi ogni tipo di buoni pasto (dai più diffusi Ticket Restaurant agli Upday, passando per Postepay Lunch), mentre per ristoranti, pizzerie, bar, agriturismi, alimentari e ogni altro tipo di esercizio commerciale dove è possibile acquistare o consumare cibo, viene spesso indicato all’esterno del locale o magari alla casa quali tipo di buoni elettronici vengono accettati. Basta informarsi prima, insomma: dare un’occhiata all’eventuale elenco fornito dall’azienda emittente o consultare il suo sito internet o fare attenzione a ciò che indicano i vari esercizi commerciali per evitare disguidi.

Vale lo stesso per eventuali buoni pasto elettronici scaduti: di solito si possono utilizzare per un intero anno solare e quelli emessi nell’ultimo quadrimestre hanno una scadenza temporale che va fino alla fine dell’anno successivo. Ma ogni azienda emittente ha le sue regole: sarà più semplice capire cosa fare prima di arrivare in cassa e non poter utilizzare i propri buoni pasto elettronici. Quello che vale per tutti è che non sono riconvertibili in denaro contante: non essendo moneta, non hanno valore di scambio e possono essere utilizzati solo dal lavoratore dipendente che li ha ricevuti.

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