Spese di tragitto al lavoratore, il rimborso spetta anche senza consenso esplicito dell'azienda. La sentenza

Rimborso chilometrico senza autorizzazione dell’azienda. La Cassazione 24114/2026 stabilisce quando l’uso del mezzo proprio per servizio va pagato.

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Il rimborso delle spese di tragitto spetta al lavoratore anche senza un consenso esplicito o un’autorizzazione dell’azienda. A ribadirlo è la Corte di Cassazione con l’ordinanza numero 24114 del 27 luglio 2026 con la quale viene chiarito che l’utilizzo di mezzi propri per esigenze di servizio fa sorgere il diritto all’indennità se il ricorso all’auto privata è necessario per lo svolgimento delle mansioni e per raggiungere il luogo della prestazione richiesto.

Quando il diritto al rimborso è implicito? Vediamo cosa ha stabilito la Cassazione.

Le condizioni per il rimborso

Gli Ermellini hanno chiarito quale sia il perimetro entro cui il dipendente ha diritto di esigere il pagamento delle spese chilometriche e dei pedaggi, a patto di rispettare tre condizioni:
l’uso del veicolo personale deve essere l’unico modo per effettuare la trasferta o il tragitto richiesto dal datore di lavoro;
lo spostamento deve essere necessario per l’azienda o per il cliente;
se l’azienda affida un compito fuori sede sapendo che non vi è disponibilità di mezzi aziendali, non può rifiutare il rimborso per la mancanza di un permesso formale: è lo stesso ordine di servizio che autorizza all’uso del mezzo personale.

La sentenza introduce importanti tutele per il lavoratore, per il quale viene meno il rischio di essere economicamente penalizzato per aver svolto il proprio dovere in situazioni di urgenza. Per l’azienda, di contro, diventa necessario fornire auto aziendali o abbonamenti ai trasporti pubblici, se vuol vietare l’uso dei veicoli privati.

Cosa si intende per spostamento necessario nella sentenza della Cassazione? L’uso del veicolo privato si considera necessario quando il luogo da raggiungere non è servito dai trasporti pubblici (treni o autobus), oppure i collegamenti richiederebbero tempi di percorrenza sproporzionati rispetto alla durata della prestazione lavorativa. L’uso del veicolo si considera necessario anche qualora gli orari dei trasporti pubblici non consentano al lavoratore di arrivare in tempo o di rientrare in tempi ragionevoli (ad esempio in caso di interventi d’urgenza) e anche se il dipendente deve portare con sé strumenti di lavoro, faldoni, campionari pesanti e ingombranti che renderebbero disagevole spostarsi con i mezzi pubblici.

Il diritto al rimborso non scatta in base ai chilometri percorsi ed è riconosciuto anche per spostamenti di pochissimi chilometri. Inoltre il diritto non è legato neanche alla presenza della specifica clausola nel CCNL: l’ordine alla trasferta supera anche il vuoto contrattuale.

Facciamo un esempio pratico. Un tecnico impiantista dipendente di un’azienda di servizi tecnologici deve intervenire d’urgenza per una manutenzione presso un cantiere isolato situato a 65 chilometri dall’azienda.

Il cantiere si trova in una zona industriale non coperta da linee di autobus o treni. Inoltre, il tecnico deve trasportare la propria cassetta degli attrezzi e la strumentazione di collaudo. L’unica auto aziendale disponibile è già impegnata da un collega.

L’uso del mezzo proprio è l’unica soluzione oggettiva per garantire l’intervento nei tempi richiesti. Il datore di lavoro assegna l’ordine di servizio via software aziendale senza rilasciare un’autorizzazione scritta esplicita per l’uso dell’auto privata.

Come si calcola il rimborso?

Il calcolo dell’indennità che spetta al dipendente non è arbitrario ma si basa su tabelle che tengono conto dei costi reali dell’uso del veicolo (carburante, usura, assicurazione e manutenzione).

La maggior parte dei CCNL stabilisce se il dipendente ha diritto al rimborso, ma per la quantificazione rimanda alle tabelle ACI che rappresentano il punto di riferimento legale e ufficiale. In essere l’importo per chilometro da riconoscere varia in base al modello del veicolo, alla sua cilindrata, al tipo di alimentazione e al chilometraggio annuo stimato.
Per capire come funziona il calcolo, ipotizziamo che un dipendente usi la propria vettura la cui tariffa ACI preveda un rimborso di 0,45 euro al chilometro e che per una trasferta richiesta dall’azienda debba percorrere 300 km.

L’importo che gli spetta a titolo di rimborso è di

300 km x 0,45 euro/km = 135 euro.

A questo importo si devono, poi, aggiungere le spese vive che il dipendente ha sostenuto come i pedaggi autostradali e i ticket di parcheggio (per i quali è necessario esibire le ricevute di pagamento).

Come chiedere il rimborso all’azienda

Il lavoratore deve presentare la nota spese all’Ufficio Risorse Umane o all’Ufficio di amministrazione o contabilità dell’azienda. La nota spese deve essere compilata con date, orari e itinerario, il riepilogo della tratta e i chilometri percorsi. Potrebbe essere utile allegare anche la tariffa ACI applicata in base al modello dell’auto e l’indicazione chiara della motivazione dello spostamento. È necessario allegare anche le ricevute originali dei pedaggi e dei parcheggi.

Per presentare la nota spese esistono dei termini. Di norma deve essere inoltrata all’amministrazione entro la fine del mese successivo a quello in cui si è conclusa la trasferta. Il mancato rispetto dei termini interni non cancella il diritto, ma potrebbe legittimare l’azienda a rifiutare la liquidazione immediata delle somme, costringendo il lavoratore ad attivare una richiesta di recupero crediti. Il diritto a pretendere le somme, invece, si prescrive in 5 anni, essendo l’indennità chilometrica di natura retributiva/indennitaria (il fondamento di legge risiede nell’Articolo 2420 del Codice Civile e, per quanto riguarda le tempistiche brevi, nell’Articolo 2948 del Codice Civile, il quale disciplina la prescrizione quinquennale per tutti i pagamenti che devono effettuarsi periodicamente o legati a indennità da lavoro).

Cosa fare se l’azienda rifiuta il rimborso?

Se il datore di lavoro non vuol pagare affermando che non c’è stata un’autorizzazione scritta per l’uso dell’auto personale, il dipendente può sfruttare il principio sancito dalla Corte di Cassazione. Può procedere a mettere in mora l’azienda inviando una PEC o una raccomandata A/R chiedendo il pagamento delle somme dovute (e allegando tutta la documentazione a sostegno della richiesta). Se l’azienda non risponde alla missiva, ci si può rivolgere a un rappresentante sindacale o a un avvocato del lavoro per tentare una conciliazione.

Se l’azienda contesta alla radice il diritto al rimborso o la necessità del mezzo proprio, la via monitoria non è percorribile per mancanza di un credito certo e non contestato. In questo caso è necessario avviare una causa ordinaria promuovendo un ricorso davanti al Giudice del Lavoro per accertare il diritto del dipendente attraverso testimoni e prove documentali.

Chi ha diritto al rimborso e chi è escluso

Il diritto al rimborso chilometrico non spetta a chiunque si sposti per lavoro, ma è subordinato alla natura dello spostamento.
Il rimborso spetta ai lavoratori dipendenti che:

utilizzano il proprio veicolo privato per disposizioni aziendali o per oggettiva necessità di servizio;
utilizzano il proprio veicolo privato per svolgere mansioni fuori dalla normale sede di lavoro (es. trasferte presso clienti, visite a cantieri, commissioni urgenti per conto del datore o spostamenti tra diverse filiali durante l’orario di lavoro).

Il rimborso, invece, non spetta per i normali spostamenti quotidiani per raggiungere il posto di lavoro (tragitto casa-lavoro) poiché in questo caso lo spostamento è a carico del lavoratore, a meno che il CCNL non preveda diversamente.