Le due fonti principali che regolano l’elaborazione del cedolino paga sono la legge e i contratti collettivi nazionali di lavoro (Ccnl).
Mentre la normativa si preoccupa soprattutto di disciplinare i contributi previdenziali e assistenziali a carico azienda e dipendente, nonché le ritenute fiscali a titolo di Irpef ed addizionali regionali / comunali, i contratti collettivi definiscono quelli che sono gli elementi fissi della retribuzione, gli scatti di anzianità, le maggiorazioni retributive per lavoro straordinario o supplementare, nonché il finanziamento di enti bilaterali, fondi di assistenza sanitaria integrativa e, da ultimo ma non meno importante, le forme di previdenza complementare.
Tutte le variabili di fonte contrattuale devono essere regolarmente verificate da coloro che si occupano dell’elaborazione dei cedolini, posto che i Ccnl sono soggetti a rinnovi con conseguenti modifiche per quanto riguarda, ad esempio, le retribuzioni lorde spettanti per i singoli livelli di inquadramento.
Al fine di evitare errori nell’elaborazione delle buste paga è quindi consigliabile fare un «check-up mensile» controllando se le paghe della singola azienda rispettano quanto previsto dal contratto collettivo nazionale di lavoro applicato.
Per coloro che elaborano i cedolini di un numero considerevole di realtà (pari o superiore a dodici) con contratti differenti, è opportuno verificare almeno un’azienda al mese, ciclicamente.
L’importanza dei controlli è ancor più accentuata a fronte dei citati rinnovi contrattuali, in presenza di aumenti degli elementi fissi della retribuzione e di altri aspetti che regolano il rapporto di lavoro.
Analizziamo in dettaglio i principali elementi oggetto di verifica.
Rinnovi contrattuali e aumenti da Ccnl, l’importanza del «check-up mensile»
Gli elementi fissi della retribuzione
Un primo aspetto da controllare è senz’altro quello degli elementi fissi della retribuzione. Tali sono quegli importi previsti dal Ccnl applicato che devono essere considerati nel calcolo delle competenze in ogni periodo di paga.
Di norma i contratti prevedono, per ogni livello di inquadramento:
- Paga base o minimo tabellare;
- Contingenza;
- Terzo elemento;
- Elemento distinto della retribuzione;
- Altre indennità o importi fissi.
Ne consegue che, per ogni livello, è opportuno verificare che gli importi presenti in cedolino rispecchino le previsioni contrattuali.
I controlli assumono ancor più importanza se il Ccnl prevede un aumento delle retribuzioni diviso in due o più tranche, ognuna di esse con determinate decorrenze.
Per esempio:
- Aumento da 1.500,00 a 1.540,00 euro lordi per il livello 3 a decorrere dal 1° settembre 2022;
- Aumento da 1.540,00 a 1.580,00 euro lordi per il livello 3 a decorrere dal 1° gennaio 2023;
- Aumento da 1.580,00 a 1.620,00 euro lordi per il livello 3 a decorrere dal 1° maggio 2023.
Un’ulteriore verifica riguarda altri elementi fissi di paga, previsti sempre dal Ccnl, riconosciuti in ragione dell’inquadramento o delle mansioni svolte dal lavoratore. Si pensi alle indennità di funzione per i lavoratori con la qualifica di «quadro» o ancora alle indennità di cassa per quanti maneggiano denaro.
Il caso dei superminimi assorbibili
Il superminimo è un elemento della retribuzione aggiuntivo a quelli previsti dal Ccnl la cui caratteristica principale è quella di essere assorbibile o non assorbibile.
Nel primo caso il suo importo diminuisce in misura pari all’aumento derivante da passaggi di livello e rinnovi contrattuali.
Ipotizziamo che il contratto di lavoro attribuisca al dipendente un superminimo assorbibile pari a 750,00 euro lordi.
A distanza di un anno il Ccnl viene rinnovato e ciò comporta un aumento della retribuzione lorda di 50,00 euro.
Pertanto, il superminimo passerà da 750,00 a 700 euro lordi, per effetto dell’assorbimento dell’aumento contrattuale.
Le condizioni legate all’assorbibilità del superminimo devono essere riportate all’interno del contratto di lavoro o, in caso di assegnazione successiva, nella lettera di riconoscimento della somma.
Gli scatti di anzianità
Gli scatti di anzianità sono un elemento della retribuzione, interamente disciplinato dal contratto collettivo, la cui maturazione è legata all’anzianità di servizio in azienda.
I Ccnl si preoccupano di regolamentare:
- La decorrenza degli scatti, ad esempio per ciascun biennio di permanenza in azienda maturerà uno scatto;
- Il numero massimo di scatti, come 5 scatti, ognuno di essi (vedi punto precedente) maturabile dopo un certo numero di anni in azienda;
- L’importo di ciascun scatto, variabile di norma in funzione del livello di inquadramento (per esempio il livello 1 euro 20,00 per singolo scatto, il livello 2 euro 25,00 etc.);
- Come comportarsi in caso di passaggio di livello, per esempio dal livello 1 al livello 2 del punto precedente.
Nell’ambito dei controlli è quindi opportuno verificare la corretta maturazione degli scatti, concentrandosi anche su quei dipendenti che negli ultimi mesi hanno beneficiato di un cambio di livello.
L’ideale sarebbe quindi controllare, a campione:
- Gli scatti di anzianità attribuiti per ogni livello di inquadramento;
- Gli scatti di anzianità maturati dai dipendenti presenti in azienda da almeno 10 anni;
- Gli scatti di anzianità maturati in caso di passaggi di livello.
Se dalle verifiche emergono situazioni non chiare è opportuno chiedersi se siamo di fronte ad un qualche tipo di deroga. Si pensi ai quei lavoratori in forza per effetto di un trasferimento d’azienda in cui, a norma di legge, è garantita al dipendente ceduto la continuità del proprio rapporto presso il cessionario. Quest’ultimo mantiene, di conseguenza, l’anzianità di servizio maturata presso l’azienda cedente ivi compresi gli scatti di anzianità.
Le maggiorazioni retributive
Nel «check-up mensile» è importante verificare quali maggiorazioni vengono applicate in busta paga in caso di:
- Lavoro straordinario diurno;
- Lavoro straordinario notturno;
- Lavoro straordinario festivo;
- Lavoro straordinario notturno festivo;
- Lavoro supplementare;
- Maggiorazione per ore ordinarie ma svolte in orario notturno;
- Maggiorazione per lavoro a turni;
e se le stesse rispettano quanto previsto dal Ccnl applicato.
Enti bilaterali e assistenza sanitaria integrativa
I contratti collettivi nazionali di lavoro possono prevedere il versamento di contributi, di norma esclusivamente a carico azienda, destinati a finanziare:
- Gli enti bilaterali, quali organismi creati dalle organizzazioni sindacali dei datori di lavoro e dei lavoratori il cui obiettivo è promuovere iniziative di sostegno al reddito, formazione, sicurezza sul lavoro e welfare contrattuale attraverso una rete di strutture territoriali;
- Fondi di assistenza sanitaria integrativa, con cui vengono coperte dal punto di vista economico (in maniera totale o parziale) una serie di prestazioni sanitarie altrimenti non prese in carico dal Servizio Sanitario Nazionale.
Nell’ambito dei controlli mensili è quindi opportuno:
- Verificare nel Ccnl a quanto ammontano i contributi da versare a enti bilaterali e fondi di assistenza sanitaria integrativa;
- Verificare se nell’elaborazione della busta paga si tiene conto dei contributi a carico azienda ed eventualmente da trattenere anche al dipendente (si pensi ai contributi a carico del lavoratore per l’estensione della copertura sanitaria a familiari e figli);
- Verificare il corretto trattamento ai fini Inps ed Irpef dei contributi ad enti bilaterali e fondi di assistenza sanitaria integrativa.
Fondi di previdenza complementare
Nell’universo dei fondi di previdenza complementare esistono i cosiddetti «fondi chiusi», da intendersi come quelle forme pensionistiche istituite dai rappresentanti dei lavoratori e dei datori di lavoro nell’ambito della contrattazione nazionale, di settore o aziendale.
Obiettivo dei fondi chiusi è assicurare ai lavoratori di uno o più settori produttivi una copertura pensionistica integrativa di quella offerta dal sistema previdenziale obbligatorio.
In sede di «check-up mensile» è opportuno verificare, nel caso in cui il contratto collettivo preveda un fondo di previdenza complementare, se i contributi (a carico azienda e dipendente) applicati in busta paga ai lavoratori che vi aderiscono, corrispondono a quanto previsto nell’accordo.
