Pagamenti digitali e liquidità aziendale: la guida di TeamSystem per imprese e professionisti

Cosa sono i pagamenti digitali e perché sono così importanti per le imprese? Cosa bisogna sapere e che si intende per liquidità aziendale? Le risposte a queste domande e ad altri quesiti si trovano nella guida di TeamSystem. Si tratta di un vademecum fondamentale non solo per le aziende, ma anche per i liberi professionisti: dai commercialisti agli avvocati, passando per i consulenti del lavoro fino agli amministratori di condominio.

L’insieme dei servizi forniti grazie alle nuove tecnologie e normative fa parte della Digital Finance. Questi servizi hanno un grande impatto sulla struttura finanziaria e sulla liquidità di chi li ha richiesti: dalla cessione del credito ai prestiti, fino alle movimentazioni di più conti correnti contemporaneamente, sono opere che da un lato consentono la crescita delle imprese, e dall’altro aiutano commercialisti e consulenti del lavoro ad ampliare la propria offerta in ambito finanziario.

La guida di TeamSystem è uno strumento indispensabile, quindi, per evitare situazioni di crisi, aiutare i propri clienti a reperire liquidità e sfruttare le potenzialità del digitale al 100%, adottando nuovi metodi di incasso e pagamento.

Che cos’è la Digital Finance

Prima di addentrarci nella guida ai pagamenti digitali è meglio chiarire cosa si intende per Digital Finance, visto che sempre più spesso ci si imbatte in questo termine. Questa espressione indica un insieme di servizi finanziari, resi possibili grazie all’evoluzione di due campi: quello tecnologico e quello normativo.

Il progresso tecnologico ha portato all’introduzione di:

• nuovi strumenti per l’accesso ai mercati finanziari, per la profilazione di clienti, di calcolo rapido di rating e scoring, gestione dei rischi e monitoraggio dello stato di salute dell’azienda;
• nuovi ambiti di sviluppo, come la Blockchain, la Cybersecurity, i RoboAdvisor e in generale il contesto Fintech.

Anche la normativa si è evoluta, anche se più lentamente rispetto alla tecnologia. Nonostante le due diverse velocità di crescita, comunque, le leggi hanno fatto dei passi in avanti rendendo possibili nuovi servizi finanziari di cessione del credito e accesso ai finanziamenti, e anche nuovi modelli di accesso alle informazioni.

Per fare un esempio pratico, le normative del mondo bancario hanno aperto le porte a investimenti alternativi, poi sono state abilitate le direttive sui servizi di pagamento che a loro volta hanno dato origine al fenomeno dell’Open Banking. Ci sono da prendere in considerazione anche le norme che hanno abilitato nuovi strumenti, come il regolamento Eidas per identificazione e sottoscrizione digitale, il nuovo Codice per la crisi d’impresa per la prevenzione dell’insolvenza e l’obbligo di fattura elettronica introdotto anche per le partite Iva in regime forfettario.

In generale, quindi, fanno parte della Digital Finance sia servizi tradizionali, che le tecnologie che hanno reso più accessibili a una platea più amplia di utenti, e servizi innovativi, che non sarebbero disponibili senza le norme che li hanno abilitati.

Guida ai pagamenti digitali e liquidità aziendale

I servizi della Digital Finance costituiscono un vero e proprio asso nella manica di imprese e liberi e professionisti. A spiegare nel dettaglio in cosa consistono questi servizi c’è la guida alla Gestione digitale dei pagamenti e liquidità aziendale di TeamSystem scritta dall’ingegnere Paolo Catti.

Partiamo dalle basi: che vuol dire pagare in digitale? I pagamenti in digitale sono quelli costruiti su due principi:

• la facilità di utilizzo, che supera quella del denaro contante;
• la garanzia della sicurezza.

Questi due elementi devono esserci sia per i pagamenti tra consumatore e azienda, sia per i pagamenti “business”, cioè tra imprese. In questo settore le linee guida normative sono state tracciate da un regolamento europeo (UE n. 260/2012) che introduce la Sepa (Single Euro Payment Area), un’area geografica in cui gli strumenti di pagamento sono armonizzati, per garantire diritti e doveri uguali a tutti gli operatori dei Paesi aderenti. La Sepa riguarda tutti i Paesi dell’area Euro, ma anche altri Stati che hanno scelto di adottarla come riferimento. La caratteristica comune è che è presente, in questi Paesi, il codice Iban.

Nel mondo dei pagamenti business gli strumenti che si usano sono:

• bonifici: trasferimenti di fondi attraverso operazioni di addebito e accredito sui conti correnti, sia nazionali che all’estero (inclusi i Paesi fuori dall’Europa);
• Ricevute Bancarie (o Ri.Ba.): prevedono un ruolo diretto, nel pagamento, dell’istituzione finanziaria coinvolta. A scadenze predefinite e concordate, tipicamente la Banca del creditore avvisa il pagatore di effettuare il pagamento dovuto. In assenza del pagamento, scattano automatismi di sollecito e di segnalazione alla Centrale Rischi;
• Sepa Direct Debit (addebito diretto, SDD): questo strumento autorizza chi deve pagare e delega la propria Banca a effettuare autonomamente i pagamenti sulla base degli “ordini di addebito” emessi da un creditore;
• pagamenti Mediante Avviso (Mav): è il “bollettino” tradizionalmente usato dalle strutture pubbliche per richiedere il pagamento di servizi, sanzioni, ecc. Ogni Mav ha un codice univoco e l’istituzione finanziaria che li emette ne conserva l’archivio storico, di quelli pagati e non;
• pagamenti con carte: rientrano tutti i pagamenti effettuati con carte di riconoscimento al portatore, che possono essere di Credito (il saldo del pagamento sul conto avviene nel mese successivo), di Debito (il saldo del pagamento sul conto avviene contestualmente all’atto del pagamento) o Prepagate (il saldo avviene contestualmente al pagamento, su un conto precedentemente caricato e dedicato alla Carta).

Perché (e per chi) i servizi di Digital Finance sono indispensabili

TeamSystem Digital Finance è la nuova iniziativa Fintech del gruppo TeamSystem, creata con lo scopo di digitalizzare i processi di accesso al credito (grazie al servizio TeamSystem Incassa Subito) e la gestione dei servizi di pagamento e incasso integrati con i sistemi gestionali del gruppo (TS Pay - servizio erogato da TeamSystem Payments).

I servizi offerti da TeamSystem consentono di semplificare la vita dei propri clienti, permettendo loro di pagare e farsi pagare in modo più facile e di accedere al credito in modo totalmente digitale e con il supporto di specialisti dedicati.

Il monitoraggio della salute d’impresa (grazie a TeamSystem Check up Impresa) completa il set di informazioni indispensabile non solo per l’imprenditore, ma anche per il professionista (commercialista o il consulente in genere) per offrire al proprio cliente le indicazioni efficaci insieme a misurazioni puntuali e oggettive calcolate su dati sempre aggiornati.

I servizi di Digital Finance di TeamSystem

Grazie all’evoluzione tecnologica e normativa (come quella Europea PSD2) sono stati introdotte nuove modalità per attivare i pagamenti. Si tratta di servizi digitali che accedono al conto e ordinano i pagamenti: sono i servizi di "payment initiation" (attivatori di pagamento). Una volta integrati col proprio gestionale, questi servizi rendono possibile disporre i pagamenti, correlandoli alle fatture passive cui si riferiscono. Da un lato, si offre ai clienti una modalità di pagamento comoda e sicura, dall’altro lato si rende di fatto irrilevante qualsiasi attività successiva di controllo. Con l’incasso digitale si può introdurre nelle fatture (elettroniche) emesse, un set d’informazioni o addirittura un link per attivare una richiesta di pagamento (ovviamente tracciato).

Un altro servizio offerto è quello della riconciliazione bancaria digitale. Si tratta di una funzionalità che consente di importare nel gestionale i dati degli estratti conto bancari e ottenere delle proposte di riconciliazione tra fatture e incassi e fatture e pagamenti. Controllandole tutte è anche possibile chiudere le posizioni aperte, ma non solo: in ambienti gestionali più evoluti, come quelli di TeamSystem, sono integrati anche i servizi di consultazione dei conti correnti (AIS) e di disposizione dei pagamenti (PIS). Le attività di riconciliazione sono nativamente integrate nelle stesse procedure che attivano i movimenti bancari; quindi, le riconciliazioni tra fatture e saldi sono completamente automatizzate.

Un altro elemento fondamentale consiste nel saper analizzare l’impresa per cogliere tempestivamente i segnali di crisi. Ma come? Bisogna imparare a leggere la propria impresa e il suo business anche con gli occhi di banche, istituzioni finanziarie, fornitori, clienti. Per monitorare la salute della propria impresa si può conoscere la valutazione di merito creditizio (o rating) che queste istituzioni danno alla propria azienda e verificare così le reali possibilità di accesso al credito.

Nel settore dei pagamenti digitali va data grande importanza alla privacy: TeamSystem ha trovato un punto d’incontro tra la direttiva PSD2 e il regolamento GDPR, così da tutelare i principi guida della protezione dei dati con i vantaggi della Digital Finance.