Cosa succede se la fattura elettronica viene inviata dopo i termini? Cosa cambia nel 2025 e come evitare sanzioni.
Inviare una fattura in ritardo (o dimenticarsi di emetterla) può costare caro, con sanzioni anche pesanti. La fatturazione elettronica prevede infatti regole chiare e scadenze da rispettare. Se non si invia la fattura in tempo o viene scartata dal Sistema di Interscambio (e ci si scorda di correggerla e inoltrarla di nuovo), scatta la sanzione.
Per evitare brutte sorprese con il Fisco, occorre sapere quali sono le tempistiche da seguire e cosa fare in caso di errore. Programmi di fatturazione elettronica come Fatture in Cloud possono fare la differenza, offrendo un supporto pratico, grazie alla compilazione guidata, alla verifica automatica degli errori più comuni prima dell’invio al Sistema d’Interscambio e alla segnalazione dell’eventuale scarto, con indicazioni su come procedere alla correzione.
Questa guida raccoglie tutte le informazioni utili per gestire correttamente la fatturazione elettronica: quando va emessa una fattura, quali sono le sanzioni in caso di ritardo o mancato invio e le novità 2025 su come comportarsi se un fornitore non invia la sua fattura.
Quando va emessa una fattura elettronica
La legge stabilisce un termine preciso per emettere la fattura elettronica, che dipende dalla data dell’operazione. Ma attenzione: questa data può cambiare a seconda che si tratti di una prestazione di servizi o di una vendita di beni. Per questo è importante sapere esattamente cosa prevede la norma per ciascun caso.
Per una fattura immediata, il termine è di 12 giorni dalla data in cui è avvenuta l’operazione, ad esempio un pagamento o la consegna del bene.
La fattura differita, invece, offre più tempo: può essere emessa entro il 15 del mese successivo rispetto a quello in cui è stata effettuata la prestazione o spedita la merce. A patto, però, che l’operazione sia documentata (come da DDT, ricevuta o fattura proforma).
Esistono termini precisi anche per la fattura anticipata, che è possibile consultare nell’approfondimento sui termini di invio delle fatture elettroniche.
La data che conta è quella dell’invio al Sistema di Interscambio (SdI). Solo da quel momento la fattura si considera ufficialmente emessa. Dunque, se il SdI scarta la fattura per un errore formale o tecnico, quella fattura non risulta emessa. In questi casi è fondamentale correggere l’errore e trasmettere nuovamente il file entro 5 giorni dalla notifica di scarto.
Rispettare queste scadenze è dunque fondamentale per evitare problemi con il Fisco. Un aiuto concreto arriva da strumenti come Fatture in Cloud, che rendono più facile gestire i documenti, evitare gli errori più comuni e lavorare con maggiore serenità.
Cosa succede se la fattura arriva in ritardo o non viene inviata
A partire dal 1° settembre 2024, con le nuove regole introdotte dalla riforma fiscale, le sanzioni per la fattura inviata in ritardo o omessa sono più pesanti.
In particolare:
- Se la fattura viene omessa, inviata oltre i termini o contiene errori rilevanti, la sanzione è pari al 70% dell’IVA sull’operazione, con un minimo di 300 euro.
- Se invece l’errore non influisce sulla liquidazione dell’IVA, la sanzione è fissa, da 250 a 2.000 euro.
- Per operazioni esenti, non imponibili o soggette a reverse charge, la sanzione è del 5% dei corrispettivi, con un minimo di 300 euro. Anche qui, se non ci sono impatti fiscali, si applica una sanzione fissa (250–2.000 euro).
- Nel caso di violazioni formali senza impatti fiscali, non sono previste sanzioni.
Chi commette un errore può mettersi in regola con il ravvedimento operoso, riducendo così la sanzione. Prima si regolarizza la posizione, meno si paga: entro 30 giorni la multa si riduce a 1/10, entro 90 giorni a 1/9, entro un anno a 1,8 e oltre l’anno a 1/7 dell’importo previsto.
Ad esempio, una fattura in ritardo da 7.000 euro comporterebbe una sanzione piena di 350 euro. Con ravvedimento entro 30 giorni, si pagano solo 35 euro, più interessi.
Il pagamento avviene con modello F24, utilizzando il codice tributo 8911 e indicando l’anno della violazione.
Attenzione alle autofatture estere
Nel caso di fattura ricevuta da un fornitore UE o extra-UE, c’è tempo fino al 15 del mese successivo per trasmettere l’autofattura. Dopo questa scadenza, la sanzione parte da 500 euro e può arrivare a 10.000, oppure al 5% dell’imponibile (minimo 1.000 euro) se l’operazione non è registrata. Se l’autofattura è inviata entro 15 giorni dal termine ordinario, la sanzione si riduce della metà.
Novità 2025: cosa fare se il fornitore non invia la fattura
Dal 1° aprile 2025 chi non riceve la fattura dal fornitore non dovrà più emettere l’autofattura. Al suo posto entra in scena il nuovo documento elettronico TD29.
Questa comunicazione va trasmessa all’Agenzia delle Entrate, sempre tramite SdI, entro 90 giorni dalla data prevista per l’emissione della fattura o dalla data di emissione, se la fattura è irregolare. Pur non avendo valore fiscale (non si versa IVA e non si può detrarre l’imposta), l’invio del TD29 è fondamentale per evitare sanzioni, che possono arrivare fino al 70% dell’IVA teorica, con un minimo di 250 euro.
Per compilare il TD29 basta indicare i dati principali dell’operazione: fornitore, data, imponibile e IVA teorica. In caso di errore, si può sempre correggere con una rettifica.
È un passaggio semplice, ma fondamentale per mettersi al riparo da errori o mancanze che non dipendono direttamente da chi riceve la fattura. Anche in situazioni come questa, strumenti come Fatture in Cloud possono fare davvero la differenza: agevolano la compilazione del documento elettronico TD29 e consentono di inviarlo al Sistema di Interscambio, evitando così spiacevoli sanzioni.
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