Come capire l’affidabilità dei tuoi clienti con il nuovo servizio di Fatture in Cloud

Arriva una richiesta importante da un’azienda che non conosci. L’ordine è interessante, il contatto è cordiale, le condizioni proposte prevedono il pagamento a 60 giorni. Ma chi c’è davvero dall’altra parte?

Per una partita IVA o una piccola impresa il mancato incasso di una fattura si sente subito, ma la verifica dell’affidabilità di un cliente resta, nella maggior parte dei casi, un passaggio saltato poiché richiede visure, banche dati, tempo e competenze che chi gestisce l’attività da solo o con un piccolo team difficilmente ha a disposizione.

Per una partita IVA o una piccola impresa il mancato incasso di una fattura si sente subito. Quei soldi che non arrivano sono gli stessi con cui si pianifica un investimento, si anticipa una fornitura, si paga un collaboratore o, più semplicemente, si coprono le spese correnti del mese. Per una struttura piccola, che ha riserve limitate e pochi margini di manovra, una sola fattura scoperta può bastare a mandare in tensione l’intera gestione di cassa.

Verificare l’affidabilità di un cliente prima di iniziare il lavoro serve a evitare che si arrivi a quel punto - è una soluzione preventiva. Non interviene a danno avvenuto, quando ormai si tratta di rincorrere un credito, ma agisce a monte, riducendo la probabilità di trovarsi con una fattura non pagata e permettendo di scegliere con quali interlocutori esporsi e a quali condizioni.

Nella pratica, però, questa verifica richiede dati che vivono in fonti separate (visure camerali, banche dati, bilanci depositati) da reperire uno per uno e poi ricomporre in un quadro d’insieme. Un lavoro che porta via tempo e presuppone competenze che chi gestisce l’attività da solo o con un piccolo team difficilmente ha a disposizione.

Così la decisione finisce per basarsi sull’impressione personale o sul passaparola, strumenti a volte onesti ma che non dicono nulla su come quell’azienda stia davvero andando.

Che cosa sono le informazioni commerciali?

Le informazioni commerciali sono dati pubblici che aiutano a comprendere la situazione economico-finanziaria di un’azienda, quindi la sua solidità e affidabilità: bilanci depositati, eventi come protesti o procedure concorsuali, dati societari. Sono informazioni che esistono e sono consultabili da chiunque, ma che vanno cercate in fonti diverse e poi interpretate, ed è per questo che, di norma, se ne occupano solo le strutture con un ufficio crediti.

Il servizio Informazioni Commerciali di Fatture in Cloud integra questi dati direttamente nel gestionale, accanto all’anagrafica di ogni cliente e fornitore. Le valutazioni sono elaborate da Modefinance, società specializzata del gruppo TeamSystem, e aggiornate periodicamente.

Cosa si vede, in pratica

Quando si seleziona un cliente o un fornitore per compilare una fattura, un preventivo o un qualsiasi altro documento, accanto al nome compare la sua Valutazione Globale, che nel software è la sintesi del profilo di affidabilità dell’azienda. È espressa con la scala che si usa per i rating creditizi (AAA, AA, A, B e così via): più la valutazione è alta, più l’azienda è considerata solida e affidabile; una valutazione bassa segnala possibili fattori di rischio da approfondire. Lo stesso dato compare già in fase di creazione di una nuova anagrafica, quindi si conosce il profilo del cliente prima ancora di aver emesso il primo documento.

Aprendo la scheda anagrafica, nella tab ’Valutazione’, il quadro si allarga. Ecco cosa contiene, spiegato in parole semplici.

• Valutazione bilanci: indica quanto l’azienda è solida dal punto di vista economico, patrimoniale e finanziario sulla base dei bilanci disponibili. Detto altrimenti: se quello che l’azienda dichiara nei conti descrive una situazione in equilibrio oppure con elementi da monitorare.
• Valutazione ESG: riguarda gli aspetti di sostenibilità, cioè ambiente, dimensione sociale e organizzazione interna dell’azienda. È un dato che pesa sempre di più nella scelta dei partner commerciali, soprattutto per chi lavora con committenti grandi o con la pubblica amministrazione.
• Valutazione negatività: segnala la presenza di eventi pubblici che meritano attenzione, come protesti, pregiudizievoli o procedure legate alla crisi d’impresa e all’insolvenza. Attenzione al punto più importante: la presenza di una segnalazione non significa automaticamente che l’azienda sia insolvente. Significa che c’è qualcosa da guardare più da vicino.
• Probabilità di default: è la stima, espressa in percentuale, della possibilità che l’azienda non riesca a rispettare i propri impegni finanziari. È un indicatore statistico costruito sui dati disponibili, non una previsione: una percentuale alta non certifica un’insolvenza in arrivo, indica un livello di rischio superiore alla media.
• Informazioni societarie: stato di attività, fatturato, numero di soci, codice ATECO e codice REA. Sono i dati che restituiscono le dimensioni e la natura reale dell’interlocutore, utili anche solo per capire se si sta trattando con una struttura strutturata o con una realtà minima.

Nella tab “Valutazione” è sempre indicato a quando risale l’ultimo aggiornamento dei dati, che è un dettaglio da non trascurare.

Come usare le informazioni commerciali nel lavoro di tutti i giorni

Il valore di questi dati non sta nel consultarli una volta, ma nell’averli nel punto esatto in cui si prende una decisione. Il servizio accompagna tutte le fasi del rapporto commerciale.

Nel preventivo. Di fronte a un’azienda con valutazione bassa si può scegliere di chiedere un acconto più consistente, termini di pagamento più brevi o una dilazione ridotta. Di fronte a un’azienda solida e in crescita può valere la pena investire più tempo in un’offerta curata e competitiva, perché il rischio di non essere pagati è contenuto. In entrambi i casi il preventivo esce con condizioni proporzionate al rischio reale, e non con le stesse condizioni applicate a tutti indistintamente.

Nella trattativa. Sapere che si ha davanti un interlocutore affidabile permette di concedere flessibilità con più tranquillità, e la flessibilità è spesso ciò che fa vincere una trattativa. Al contrario, segnali di difficoltà suggeriscono di irrigidire le condizioni prima della firma, quando c’è ancora margine per negoziare, e non dopo.

In fattura. La modalità di pagamento smette di essere una scelta automatica: pagamento immediato, dilazionato o con anticipo diventano opzioni da calibrare sul rischio di credito, cioè sulla possibilità che il cliente paghi in ritardo o non paghi affatto.

Nel monitoraggio. I clienti e i fornitori con cui si lavora da anni sono quelli che si controllano di meno, ed è un punto cieco classico. Verificare periodicamente le valutazioni permette di cogliere in anticipo i segnali di una crisi che poi si traduce in ritardi nei pagamenti, consegne saltate o ordini in calo. Vale anche a monte: la solidità di un fornitore riguarda la continuità della propria attività, non solo il suo bilancio.

Nella ricerca di nuove opportunità. Selezionare clienti affidabili e fornitori solidi significa costruire la crescita su basi che reggono, invece di scoprire i problemi quando il lavoro è già iniziato.

Attenzione: i dati orientano, non decidono

Le informazioni commerciali vanno però lette con la dovuta accortezza. Un bilancio in negativo non descrive necessariamente un’azienda in difficoltà, ma può essere il risultato di un investimento importante o di una scelta inserita in una strategia più ampia. Allo stesso modo, una segnalazione isolata può avere origini che nulla hanno a che vedere con la capacità di pagare.

Il senso di questi strumenti non è quindi bloccare le trattative, ma orientarle meglio. Servono a trasformare una decisione presa a intuito in una decisione presa con qualche elemento in più, e a far sì che le condizioni proposte siano proporzionate a chi si ha di fronte.

Conoscere chi si ha di fronte non è un lusso da grandi aziende con un ufficio crediti dedicato, ma una parte ordinaria della gestione di un’attività, esattamente come emettere una fattura o tenere sotto controllo le scadenze. Ogni volta che si accetta un nuovo cliente, si valuta un fornitore o si decide a quali condizioni lavorare, si sta già facendo una scommessa sull’affidabilità dell’altro: la differenza è tra farla alla cieca e farla con qualche elemento concreto in mano.

Chi ha strutture solide può assorbire un mancato incasso e diluirlo su molti clienti; chi lavora da solo o con un piccolo team, no. È proprio dove i margini sono più stretti che avere le informazioni commerciali quando si prende una decisione fa la differenza più grande, perché aiuta a proteggere la liquidità e a costruire la crescita su basi che reggono.

Per questo il servizio Informazioni Commerciali è disponibile per tutti i clienti di Fatture in Cloud, con una prova gratuita di 30 giorni per iniziare fin da subito a valutare clienti e fornitori con dati concreti.