Firmare con il PC, quali sono le alternative alla firma digitale? Ecco cosa si intende per firma elettronica semplice e quando ha valore legale.
Ti è stato chiesto di firmare un documento ricevuto via email e ti domandi quale sia il modo migliore per farlo, assicurandoti che la firma abbia valore legale. Escludendo la firma digitale, di cui non tutti dispongono e il cui costo può risultare poco giustificato per un utilizzo occasionale, una delle soluzioni più comuni consiste nello stampare il documento, firmarlo a mano e poi scansionarlo, o fotografarlo, per inviarlo al destinatario.
Esistono però anche altre possibilità, sulle quali è bene soffermarsi per chiarirne la validità.
C’è chi, ad esempio, disegna la firma con il mouse, intervenendo direttamente sul documento, e chi invece inserisce l’immagine della propria firma, precedentemente fotografata o scansionata, utilizzando un programma di editing.
Sono soluzioni pratiche, ma non tutte offrono le stesse garanzie sul piano legale. Le modalità con cui viene sottoscritto un documento possono infatti incidere sul suo valore probatorio, ossia sulla possibilità di utilizzarlo per dimostrare quanto dichiarato o concordato, soprattutto in caso di contestazioni.
Analizziamo quindi i diversi modi per firmare da Pc, chiarendo quando possono essere utilizzati e quali offrono maggiori garanzie giuridiche.
La firma digitale
Come anticipato, la firma digitale è tra i sistemi che offrono maggiori garanzie legali per sottoscrivere un documento informatico. Il suo rilascio prevede l’identificazione del titolare, mentre la firma permette di verificare la provenienza del documento e la sua integrità, rilevando eventuali modifiche successive.
La sottoscrizione ha quindi un valore giuridico equivalente a quello della firma autografa.
Sono diversi i provider che offrono questo servizio, tra cui Aruba e InfoCert. Per le soluzioni con validità triennale, il costo può indicativamente andare da circa 45 a 100 euro più Iva, a seconda del servizio scelto e degli eventuali dispositivi inclusi, come una chiavetta Usb.
Tuttavia, se si tratta di firmare un solo documento, anziché farlo abitualmente come può accadere a un amministratore d’azienda, sostenere il costo di un servizio pluriennale potrebbe non essere conveniente.
È vero che esistono anche offerte a consumo, pensate per chi deve sottoscrivere pochi document (InfoCert, ad esempio, propone un pacchetto di tre firme utilizzabili tramite Spid a 19,90 euro più Iva), ma anche in questo caso il costo potrebbe essere considerato troppo elevato.
È lecito, quindi, chiedersi quali siano le altre alternative e in quali casi sia possibile utilizzarle.
Stampare, firmare e scansionare
Quando si utilizza la firma autografa (che è bene sia leggibile), la sottoscrizione viene apposta di proprio pugno sul documento. Il riferimento per il valore probatorio della scrittura privata è l’articolo 2702 del Codice civile: quando la firma è riconosciuta o legalmente considerata tale, il documento fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi lo ha sottoscritto.
Se non si dispone della firma digitale, una soluzione consiste quindi nello stampare il documento, firmarlo a mano e inviarne una scansione o una fotografia. Quello che si trasmette al destinatario è una copia dell’originale firmato: è opportuno pertanto conservare quest’ultimo, perché potrebbe essere necessario esibirlo in caso di contestazioni sull’autenticità della firma o sulla corrispondenza della copia.
Si ricorda poi che anche la scansione può avere lo stesso valore probatorio dell’originale. L’articolo 22, comma 3, del Codice dell’amministrazione digitale riconosce infatti questa efficacia alle copie per immagine realizzate nel rispetto delle linee guida AgID, purché la loro conformità all’originale non venga espressamente disconosciuta.
Si tratta, quindi, di una soluzione che può avere valore legale, tenendo conto delle eventuali formalità richieste per lo specifico documento.
Firmare con il mouse è legale?
Per rispondere a questa domanda, l’articolo 2702 del Codice civile va letto insieme alle norme sulle firme elettroniche. Una firma disegnata con il mouse non è automaticamente priva di valore legale perché non è stata apposta a penna: se utilizzata per sottoscrivere il documento, può rientrare nella categoria della firma elettronica semplice.
Questo, però, non le attribuisce automaticamente la stessa efficacia probatoria di una firma digitale, in quanto - secondo l’articolo 20, comma 1-bis, del Codice dell’amministrazione digitale - per un documento firmato in questo modo spetta al giudice valutarne il valore probatorio e l’idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta, considerando le garanzie di sicurezza e di integrità del documento.
In caso di contestazioni, possono quindi contribuire a dimostrare l’accordo anche altri elementi di prova: si pensi, ad esempio, a uno scambio di email dal quale emerga
chiaramente la volontà delle parti di accettare le condizioni riportate nel documento.
La firma con il mouse può dunque avere rilevanza giuridica, ma non è sufficiente per tutti gli atti: quando la legge richiede una specifica modalità di sottoscrizione a pena di nullità, gli altri elementi di prova non possono sostituirla.
La fotografia della firma
Quanto detto sopra vale anche per chi ha fotografato la propria firma e la inserisce all’occorrenza in un documento, utilizzando un programma di editing. Anche questa modalità può rientrare nella firma elettronica semplice, quando l’immagine viene apposta dal titolare con l’intenzione di sottoscrivere il documento. Il suo valore legale, quindi, va valutato secondo le regole già illustrate per la firma con il mouse.
Bisogna però distinguere questa operazione dalla scansione dell’intero documento firmato a mano. In quest’ultimo caso esiste un originale cartaceo sul quale la firma è stata effettivamente apposta. Inserendo la fotografia della sola firma, invece, si riutilizza un’immagine che, da sola, non dimostra chi l’abbia collocata su quello specifico documento.
In caso di contestazioni, pertanto, spetta al giudice valutare il valore probatorio del documento, secondo l’articolo 20 del Codice dell’amministrazione digitale.
Potranno, anche in questo caso, assumere rilievo gli altri elementi che consentono di ricondurre la sottoscrizione al titolare e di dimostrare la sua volontà di accettare l’accordo.
