Fattura elettronica gratis, perché (spesso) non conviene

Claudia Cervi

8 Maggio 2024 - 14:15

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La fattura elettronica gratis è davvero conveniente? Scopri le soluzioni a pagamento per una gestione più efficiente e completa, adatte anche alle piccole attività.

L’idea di creare una fattura elettronica gratis è allettante per molti titolari di partita IVA. Tuttavia, la realtà è spesso più complessa di quanto ci si possa aspettare. Il panorama delle soluzioni gratuite per la fatturazione elettronica presenta aspetti critici da considerare attentamente.

Per le partite IVA con un volume di fatturazione modesto, un software gratuito può sembrare una scelta ragionevole. Tuttavia, quando l’attività cresce, emergono rapidamente i limiti e gli svantaggi delle soluzioni gratuite.

Il principale problema è la gestione delle fatture tramite l’Agenzia delle Entrate, che, sebbene gratuita, può richiedere tempo e risorse significative.

Vediamo quindi i motivi per cui la fattura elettronica gratuita potrebbe non essere sempre la scelta più conveniente, evidenziando le limitazioni che possono compromettere l’efficienza aziendale.

Fattura elettronica a pagamento o gratis Fattura elettronica a pagamento o gratis Fonte elaborazione Money.it

Gli svantaggi della fattura elettronica gratis

I software gratuiti per la fatturazione elettronica, come quelli offerti dall’Agenzia delle Entrate, Infocamere e AssoInvoice, possono sembrare una scelta conveniente per piccole attività. Tuttavia, presentano problemi significativi:

  • La gestione manuale delle fatture emesse e ricevute.
  • La necessità di inviare manualmente le fatture al sistema d’interscambio (Sdi) e registrare manualmente quelle ricevute.
  • L’inserimento manuale di dettagli come la ritenuta d’acconto e la cassa previdenziale.
  • La conversione manuale delle fatture nel formato leggibile XML.

Questi software sono adatti solo per chi deve gestire un numero limitato di fatture con funzionalità standard, ma richiedono numerosi passaggi manuali che consumano tempo ed espongono al rischio di errori.

Ecco tutti gli svantaggi:

1) Fatturazione elettronica incompleta
Ai software gratuiti spesso mancano servizi cruciali per la gestione completa del ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica, tra cui:

  • Firma digitale: complicando le procedure di autenticazione e validazione dei documenti.
  • Prestazioni del software: possibili rallentamenti e inefficienze, soprattutto con volumi elevati di fatture.
  • Generazione di fatture a partire da altri documenti, come ad esempio dai preventivi

Al contrario, piattaforme come il programma di fatturazione elettronica Fatture In Cloud offrono una vasta gamma di servizi extra, tra cui firma digitale, trasformazione in fattura dei preventivi, integrazione con altri software aziendali e funzionalità preziose per la gestione dell’azienda, come la possibilità di ricevere pagamenti a partire da un bottone in fattura e invio di solleciti automatici.

2) Non si possono caricare gli allegati 
Un limite dei servizi di fatturazione elettronica gratuiti, come quello fornito dall’Agenzia delle Entrate, è che non si possono caricare allegati al file XML delle fatture. Questo impedisce agli utenti di associare altri importanti documenti, come ordini, contratti o documenti di trasporto (DDT), alla fattura elettronica.

Per un’attività di impresa, è fondamentale poter recuperare velocemente non solo la fattura elettronica, ma anche tutti gli altri documenti a essa correlati. Con il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate, questa funzionalità non è disponibile, compromettendo l’efficienza del processo di gestione documentale.

In sostanza, l’impossibilità di caricare gli allegati rappresenta una significativa limitazione del servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate, rendendo necessaria l’adozione di alternative più complete e funzionali per soddisfare le esigenze aziendali.

3) Limitazione alla sola fatturazione elettronica

I software gratuiti per la fatturazione elettronica offerti dall’Agenzia delle Entrate spesso si limitano esclusivamente alla creazione e invio di fatture elettroniche in formato XML. Tuttavia, per molte aziende, soprattutto quelle in fase di crescita o con esigenze complesse di gestione aziendale, questo non è sufficiente. Mancano funzionalità cruciali per la gestione d’impresa, come la possibilità di creare preventivi, gestire i pagamenti tramite un completo scadenzario, registrare le transazioni attraverso una prima nota, utilizzare un POS Digitale, effettuare bonifici ed eseguire la riconciliazione bancaria automatica. Queste mancanze limitano la capacità dell’azienda di gestire efficacemente le sue operazioni finanziarie e amministrative, rallentando il processo decisionale e compromettendo la produttività complessiva.

4) Mancanza di integrazione con altri software ad uso aziendale

I software gratuiti per la fatturazione elettronica spesso mancano di integrazioni con altri software utilizzati dalle aziende per la gestione delle varie attività aziendali. Questa mancanza di interoperabilità può complicare il flusso di lavoro e richiedere procedure manuali aggiuntive per trasferire dati tra diversi sistemi. Senza un’integrazione efficiente, le aziende rischiano di perdere tempo e risorse preziose nella gestione e nella sincronizzazione delle informazioni tra diversi software, riducendo l’efficienza complessiva delle operazioni aziendali.

5) Accesso da qualsiasi dispositivo (anche smartphone e tablet) per la gestione in mobilità

I software gratuiti per la fatturazione elettronica, in genere, offrono solo l’accesso tramite web, limitando la possibilità di gestire l’attività in mobilità da smartphone e tablet. Questa restrizione può essere particolarmente problematica per le aziende moderne che richiedono flessibilità e agilità nell’accesso e nella gestione dei dati aziendali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Senza la possibilità di accedere ai dati aziendali in mobilità, le aziende potrebbero perdere opportunità di business e rischiare di essere meno reattive alle esigenze dei clienti e del mercato.

Prima di scegliere un servizio, è importante considerare attentamente i requisiti specifici dell’azienda per garantire una gestione sicura e conforme della documentazione finanziaria.

Fatture in Cloud e Agenzia delle Entrate a confronto

FunzionalitàFatture in CloudSoftware gratuiti (Agenzia delle Entrate)
Creazione e invio fatture elettroniche in formato XML
Funzionalità specifiche per il regime forfettario
Funzionalità aggiuntive: preventivi, strumenti per la gestione dei pagamenti (scadenzario, prima nota, POS Digitale, bonifici, riconciliazione bancaria), integrazione con TS Pay per incassi e pagamenti digitali, collegamento diretto con il commercialista.
Integrazione con altri software aziendali (CRM, e-commerce, software di gestione finanziaria)
Interfaccia semplice e intuitiva
Accesso da qualsiasi dispositivo ✗ Accesso solo tramite web
Firma digitale

Conclusioni

In conclusione, mentre i software gratuiti offerti dall’Agenzia delle Entrate possono sembrare una soluzione conveniente inizialmente, spesso non riescono a soddisfare le esigenze complesse delle Partite IVA in modo efficace.

È quindi consigliabile scegliere per la propria attività programmi per la fatturazione elettronica a pagamento, in grado di offrire un servizio completo e funzionalità aggiuntive.

Fatture in Cloud, ad esempio, si presenta come un’alternativa affidabile e completa, capace di fornire una vasta gamma di funzionalità e una qualità del servizio superiore. Per le Partite IVA che cercano un sistema di fatturazione elettronica altamente efficiente e in grado di aiutare a gestire l’attività, Fatture in Cloud si conferma come una scelta eccellente.

In collaborazione con Fatture in Cloud

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