Come fare fattura elettronica: guida Agenzia delle Entrate per emissione ed invio del documento

La fattura elettronica è diventata obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per imprese e professionisti: ecco come fare per elaborare e inviare una fattura elettronica senza errori utilizzando il servizio dell’Agenzia delle Entrate.

Fare la fattura elettronica dal 1° gennaio 2019 è diventato obbligatorio per professionisti e imprenditori (ad esclusione di coloro che sono nel regime forfettario) i quali hanno l’obbligo di inviare la fattura in formato elettronico pena la nullità del documento.

La fattura elettronica è quel documento in formato digitale XML che viene emesso ed inviato tramite i sistemi informatici. La sua autenticità e integrità è garantita dalla presenza della firma elettronica (di colui che emette la fattura elettronica) e dal fatto che la trasmissione avviene tramite uno specifico Sistema di Interscambio che svolge anche la funzione di controllo del documento.

Adeguarsi a questa novità non è semplice ma necessario: ecco perché le imprese hanno acquistato dei software a pagamento con i quali emettere e ricevere le fatture in formato elettronico, utili anche per la loro conservazione. Dovete sapere, però, che si può fare fattura elettronica anche gratuitamente utilizzando il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

A tal proposito di seguito trovate tutte le informazioni necessarie per farlo, men/fattura-elettronica-cos-e-come-funzionaete consultare le nostre guide e infografiche dedicate.

Vediamo quindi come si fa e si invia una fattura elettronica e come fare per ricevere quelle emesse da altre imprese e professionisti.

Cosa utilizzare per emettere fattura elettronica

Ci sono diversi software a pagamento - come Danea e Team System - che permettono di fare la fattura elettronica in maniera semplice e veloce, così come altri gratuiti come quello realizzato dalle Camere di Commercio.

Dovete sapere però che la fattura elettronica può essere compilata direttamente nell’area personale presente nel sito dell’Agenzia delle Entrate tramite il servizio dedicato.

I soggetti obbligati (tutti i titolari di Partita IVA, con esonero previsto per i soli minimi, forfettari, e agricoltori), quindi, possono inviare fattura a clienti e fornitori utilizzando il SdI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate, una sorta di postino virtuale che oltre a consegnare il documento effettua anche i controlli del caso. Solo in caso di esito positivo, infatti, la fattura viene consegnata all’interessato.

Il vantaggio del Sistema di Interscambio è che in questo modo sia l’Agenzia delle Entrate che il MEF hanno a disposizione tutti i dati delle operazioni effettuate dai soggetti passivi IVA, sia per le operazioni B2B (transazioni commerciali tra imprese) che B2C (transazioni tra impresa e cliente).

Registrazione al sito dell’Agenzia delle Entrate

A tal proposito il primo passo da fare è quello di registrarsi al portale web, selezionando la voce “Registrazione” presente nella sezione “Area riservata”.

Per la registrazione sono richiesti i seguenti dati:

  • codice fiscale;
  • ultima dichiarazione dei redditi;
  • soggetto tramite il quale è stata presentata la suddetta dichiarazione;
  • reddito complessivo.

Una volta completata la registrazione il sistema vi fornirà il vostro PIN personale con il quale fare l’accesso all’area personale. Il PIN però sarà composto di sole 4 cifre mentre - per ragioni di sicurezza - quelle mancanti saranno inviate per posta entro il termine di 2 settimane.

È disponibile invece una procedura di registrazione semplificata per i possessori della Carta Nazionale dei Servizi, i quali ricevono il PIN completo al momento della registrazione al portale. In alternativa si può accedere all’area personale anche utilizzando l’identità unica digitale SPID.

Fatturazione elettronica tramite l’Agenzia delle Entrate

Una volta registrati al portale è possibile accedere alla propria area personale e utilizzare tutti i servizi disponibili, tra i quali c’è anche quello dedicato alla fatturazione elettronica, dove questa si può sia inviare che ricevere.

Una volta effettuato l’accesso alla sezione “Fatture e corrispettivi” sarete pronti per generare la vostra prima fattura elettronica scegliendo tra ordinaria, semplificata o fattura PA.

A tal proposito è importante sapere quali sono le informazioni che non possono mancare nella fattura elettronica (che può essere ordinaria, semplificata o PA), ovvero:

  • dati personali dell’emittente: ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale;
  • dati del cliente: oltre alle suddette informazioni è necessario indicare il codice destinatario, fondamentale per l’invio della fattura elettronica tramite il sistema d’interscambio;
  • dati rilevanti per la fattura: numero, data di emissione, importo per i beni e i servizi oggetto del pagamento; aliquota IVA. Inoltre bisogna indicare se eventualmente sono state applicate delle esenzioni (indicando in tal caso la norma di legge di riferimento), o anche lo Split Payment;
  • causale;
  • dati contratto: questi sono richiesti solo per le fatture elettroniche che fanno riferimento ad opere pubbliche o anche ad interventi finanziati da contributi comunitari. Nel dettaglio, in questi casi va indicato il codice GIP (codice identificativo di gara) e il codice CUP (codice unico di progetto), in mancanza dei quali le Pubbliche Amministrazioni non potranno procedere con il pagamento della fattura.

Una volta compilato il form in tutte le sue parti sarà possibile consultare tutte le informazioni nella sezione “Riepilogo”; dopo aver controllato che non ci sono errori, si può cliccare su conferma e - qualora il file abbia superato tutti i controlli del “Sistema Ricevente” - potrete salvarlo sul PC così da poterlo sottoscrivere la firma digitale.

Come inviare la fattura elettronica

La fattura elettronica elaborata dal servizio dell’Agenzia delle Entrate può essere salvata sul proprio computer cliccando su “Salva XML” (eXtensible Markup Language), ovvero l’unico formato accettato dal sistema di interscambio.

Una volta scaricato il file questo va sottoscritto con la firma digitale tramite un apposito software - quale ad esempio Dike o Firma Certa - dopodiché sarà pronto per essere inviato.

La fattura elettronica firmata digitalmente può essere inviata sempre tramite il servizio dedicato nell’area personale dell’Agenzia delle Entrate, scegliendo l’opzione “Trasmissione” e inserendo il file .xml.

Dopo aver cliccato su “Invia” il mittente riceverà la conferma di trasmissione - nella quale sono indicate data, ora e codice ID - e potrà monitorarla nell’area dedicata presente nell’area personale.

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