Come fare (e inviare) la fattura elettronica?

Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica diventa obbligatoria per imprese e professionisti anche per transazioni tra privati. Ecco come fare per elaborare e inviare una fattura elettronica senza errori.

Come fare (e inviare) la fattura elettronica?

Sapere come fare una fattura elettronica è molto importante; ad oggi, infatti, questa è obbligatoria per tutti i fornitori di prestazioni e cessioni di beni nei confronti degli enti pubblici, quali ad esempio Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza.

La fattura elettronica è richiesta anche per i Comuni e gli altri uffici della Pubblica Amministrazione, come scuole, tribunali ed ospedali pubblici.

Dal 1° luglio 2018, inoltre, la fattura elettronica sarà obbligatoria per i benzinai, i quali avranno il dovere di consegnarla ai clienti che ne fanno richiesta al fine di poter beneficiare delle detrazioni IVA e delle deduzioni fiscali previste per l’acquisto di carburante.

Il passaggio più atteso, però. è quello in programma il 1° gennaio 2019 quando entrerà in vigore l’obbligo della fattura elettronica tra privati per imprese e professionisti. A partire da questa data tutti i professionisti e gli imprenditori avranno il dovere di inviare le fatture in formato elettronico, pena la nullità del documento.

Il prossimo anno, quindi, imprese e professionisti dovranno conoscere alla perfezione i passaggi per effettuare e ricevere una fattura elettronica.

A tal proposito di seguito trovate tutte le informazioni necessarie per farlo, mentre per maggiori approfondimenti in merito potete consultare le nostre guide dedicate:

Vediamo quindi come si fa e si invia una fattura elettronica e come fare per ricevere quelle emesse da altre imprese e professionisti.

Registrazione sul sito dell’Agenzia delle Entrate

Ci sono diversi software a pagamento che permettono di fare la fattura elettronica in maniera semplice e veloce.

Dovete sapere però che la fattura elettronica può essere compilata direttamente nell’area personale presente nel sito dell’Agenzia delle Entrate tramite il servizio dedicato. A tal proposito il primo passo da fare è quello di registrarsi al portale web, selezionando la voce “Registrazione” presente nella sezione “Area riservata”.

Per la registrazione sono richiesti i seguenti dati:

  • codice fiscale;
  • ultima dichiarazione dei redditi;
  • soggetto tramite il quale è stata presentata la suddetta dichiarazione;
  • reddito complessivo.

Una volta completata la registrazione il sistema vi fornirà il vostro PIN personale con il quale fare l’accesso all’area personale. Il PIN però sarà composto di sole 4 cifre mentre - per ragioni di sicurezza - quelle mancanti saranno inviate per posta entro il termine di 2 settimane.

È disponibile invece una procedura di registrazione semplificata per i possessori della Carta Nazionale dei Servizi, i quali ricevono il PIN completo al momento della registrazione al portale. In alternativa si può accedere all’area personale anche utilizzando l’identità unica digitale SPID.

Fatturazione elettronica tramite l’Agenzia delle Entrate

Una volta registrati al portale è possibile accedere alla propria area personale e utilizzare tutti i servizi disponibili, tra i quali c’è anche quello dedicato alla fatturazione elettronica, dove questa si può sia inviare che ricevere.

Una volta effettuato l’accesso alla sezione “Fatture e corrispettivi” sarete pronti per generare la vostra prima fattura elettronica scegliendo tra ordinaria, semplificata o fattura PA.

A tal proposito è importante sapere quali sono le informazioni che non possono mancare nella fattura elettronica (che può essere ordinaria, semplificata o PA), ovvero:

  • dati personali dell’emittente: ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale;
  • dati del cliente: oltre alle suddette informazioni è necessario indicare il codice destinatario, fondamentale per l’invio della fattura elettronica tramite il sistema d’interscambio;
  • dati rilevanti per la fattura: numero, data di emissione, importo per i beni e i servizi oggetto del pagamento; aliquota IVA. Inoltre bisogna indicare se eventualmente sono state applicate delle esenzioni (indicando in tal caso la norma di legge di riferimento), o anche lo Split Payment;
  • causale;
  • dati contratto: questi sono richiesti solo per le fatture elettroniche che fanno riferimento ad opere pubbliche o anche ad interventi finanziati da contributi comunitari. Nel dettaglio, in questi casi va indicato il codice GIP (codice identificativo di gara) e il codice CUP (codice unico di progetto), in mancanza dei quali le Pubbliche Amministrazioni non potranno procedere con il pagamento della fattura.

Una volta compilato il form in tutte le sue parti sarà possibile consultare tutte le informazioni nella sezione “Riepilogo”; dopo aver controllato che non ci sono errori, si può cliccare su conferma e - qualora il file abbia superato tutti i controlli del “Sistema Ricevente” - potrete salvarlo sul PC così da poterlo sottoscrivere la firma digitale.

Come inviare la fattura elettronica

La fattura elettronica elaborata dal servizio dell’Agenzia delle Entrate può essere salvata sul proprio computer cliccando su “Salva XML” (eXtensible Markup Language), ovvero l’unico formato accettato dal sistema di interscambio.

Una volta scaricato il file questo va sottoscritto con la firma digitale tramite un apposito software - quale ad esempio Dike o Firma Certa - dopodiché sarà pronto per essere inviato.

La fattura elettronica firmata digitalmente può essere inviata sempre tramite il servizio dedicato nell’area personale dell’Agenzia delle Entrate, scegliendo l’opzione “Trasmissione” e inserendo il file .xml.

Dopo aver cliccato su “Invia” il mittente riceverà la conferma di trasmissione - nella quale sono indicate data, ora e codice ID - e potrà monitorarla nell’area dedicata presente nell’area personale.

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