Automazione di processo nelle Pmi: una strada ora percorribile. Intervista a Ivan Stanzial, Archiva Group

Nell’era digitale in cui viviamo automatizzare i processi aziendali è diventata la priorità per molte imprese. L’iperautomazione, intesa come combinazione di Business Process Management (BPM) e Robot Process Automation (RPA), è la migliore strategia per migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e aumentare la produttività.

Lo è soprattutto per le Pmi, che oggi hanno a disposizione tecnologie che fino a pochi anni fa era impensabile che potessero utilizzare. E come spiega Ivan Stanzial, Managing director di Archiva Group e Ceo e presidente di Honu, “non solo le tecnologie di automazione sono disponibili, ma anche i loro costi si sono drasticamente ridotti”.

Per capire il valore di questa trasformazione spieghiamo cos’è l’iperautomazione e perché è importante per le Pmi; il Business Process Management e la Robot Process Automation; perché l’utilizzo di tecnologie semplici aiuta i team IT delle Pmi; cosa significa semplificare il “messy middle”; perché diffondere la cultura della trasformazione nelle Pmi; come l’innovazione è frutto di iperautomazione e cambio culturale nelle Pmi.

Il valore dell’iperautomazione per le Pmi

L’iperautomazione consente alle imprese di automatizzare completamente i loro processi aziendali, dall’inizio alla fine. Ciò significa che le attività manuali ripetitive, quelle a basso valore aggiunto, noiose e a rischio di errore umano, possono essere sostituite da algoritmi intelligenti e robot software, liberando così le risorse per compiti più strategici e creativi.

Questa è l’automazione che migliora l’efficienza, riduce gli errori e accelera il tempo di completamento dei processi. Ma non solo: riduce anche i costi operativi. L’automazione dei processi, infatti, riduce la dipendenza da manodopera umana, che spesso comporta costi elevati a causa di errori o inefficienze.
L’uso di robot software permette alle imprese di ottenere risultati più accurati, ridurre gli errori umani e i costi del lavoro. Eliminando i processi manuali e ridondanti, infatti, le imprese possono eseguire le attività in modo più rapido ed efficiente e con l’automazione dei processi possono ottenere risultati coerenti, precisi e una maggiore produttività.

Business Process Management e Robot Process Automation

L’integrazione del BPM (Business Process Management) e della RPA (Robot Process Automation) è fondamentale per il successo della trasformazione digitale delle imprese.
I sistemi di BPM ingegnerizzano e rendono efficienti i tipici processi aziendali, come l’approvazione fatture o il traffico dei materiali in magazzino, prendendo le informazioni nativamente dai sistemi gestionali. Il BPM aiuta a identificare e mappare i processi aziendali esistenti, consentendo di ottimizzarli e automatizzarli in modo efficiente.

La RPA mette a disposizione la tecnologia necessaria per automatizzare i processi identificati dal BPM. Con robot software si automatizzano le operazioni ripetitive, quelle di scrittura di dati su più ambienti, le operazioni, insomma, che richiedono livelli di concentrazione e affidabilità alti.
A lungo andare, infatti, l’essere umano ha una curva prestazionale in calo, incappa nella possibilità di errori.
Invece un sistema di RPA non sente la fatica: se i dati in ingresso sono corretti, congruenti, può automatizzare correttamente le operazioni, anche attraverso sistemi esterni.
L’integrazione di queste due metodologie consente alle imprese di ottenere il massimo valore dall’iperautomazione dei processi.

Tecnologie semplici per team IT ristretti nelle Pmi

Ecco che l’insieme di BPM e RPA dà la possibilità di fare interventi di trasformazione digitale mirati, con costi limitati (il 90% in meno rispetto a 10 anni fa) con un ritorno dell’investimento in 6 mesi.
L’automazione nelle aziende è possibile grazie alla qualità intrinseca delle tecnologie odierne, che sono leggere, veloci, scalabili, low code e no code.
Ossia, per essere implementate non devono essere per forza eseguite da tecnici.
Questo vale proprio per le Pmi, che solitamente dispongono di un reparto IT scarsamente popolato e sempre sovraccarico di lavoro.
Le tecnologie semplici da usare, che emancipano gli utenti dall’aspetto tecnico, hanno un grande vantaggio: chi fa il lavoro ha il diretto controllo degli strumenti. In pratica, è il business che controlla la tecnologia.
Come spiega Ivan Stanzial, quando si fanno grandi progetti, la fase di analisi approfondita avviene lontana dal business. Quindi dare la possibilità all’utente di business di mettere le mani su quello che pensa, produce tre effetti virtuosi: “il processo costa meno, è più veloce ed è aderente alla realtà”.

Come semplificare il messy middle

Citando una ricerca di McKinsey, Ivan Stanzial sottolinea che in azienda si perde il 40% del proprio tempo per cercare su sistemi differenti le informazioni che servono al lavoro (come le mail o i dati sul proprio computer).
Quindi bisogna lavorare su quello Archiva Group definisce il “messy middle”, ossia il caotico insieme delle tecnologie e di informazioni in mano al personale: riuscire a tracciarle, condividerle, renderle accessibili, migliora la vita del lavoratore, lo rende più efficiente, e i processi aziendali sono tracciati.
Per risolvere il problema del messy middle servono proprio sistemi di automazione che nativamente riescano a rendere tracciabile il lavoro, assegnare task in maniera corretta, e dare autonomia alle persone.

Diffondere la cultura della trasformazione nelle Pmi

Con tutte le tecnologie a disposizione, cosa impedisce allora alle Pmi di fare veramente il passo decisivo nella trasformazione digitale?
La cultura aziendale, che si riflette nell’organizzazione di persone, lavoro e risorse della stessa Pmi.

Per affrontare il tema dell’automazione delle Pmi, ossia della loro efficacia ed efficienza operativa, fattori che determinano la produttività e la competitività, secondo Ivan Stanzial bisogna proprio partire dalla mente delle persone, per poter modificare l’organizzazione del lavoro.

Perché secondo Ivan Stanzial la cultura aziendale è tanto importante quanto lo sono il budget e le risorse.
Per le Pmi adesso è giunto il momento di affrontare il viaggio della trasformazione: un percorso in cui i lavoratori devono familiarizzare con la tecnologia e comprenderne come possa effettivamente cambiare il loro modo di lavorare, in particolare grazie all’eliminazione delle operazioni superflue. È la “cultura della trasformazione” che porterà le persone a essere le prime promotrici della digital transformation, ma solo dopo che lo avranno accettato.

In conclusione: iperautomazione e cambio culturale nelle Pmi

Oggi che la digitalizzazione e l’automazione sono alla portata di tutti, non è pensabile imporre alle aziende progetti che durano anni. Soprattutto le Pmi hanno la necessità di toccare con mano subito i vantaggi della digitalizzazione e dell’automazione, essere rapide e scalare velocemente.
Come si accelera, dunque, il loro cambio culturale per la trasformazione?

Secondo Ivan Stanzial “perché una Pmi possa affrontare in maniera proficua la trasformazione digitale servono due cose. La prima è la scelta delle tecnologie corrette, facili, low code, utilizzabili direttamente dall’operatore di business e che abbiano qualche anno di storia, che siano consolidate. Ma da sola non è sufficiente. Le aziende devono imparare l’accettazione dell’errore: chi innova incappa in errori. Se non li fa significa che non sta innovando. Accettare il fallimento come una delle potenziali strade è fondamentale: bisogna essere bravi a fallire velocemente. E imparare altrettanto velocemente. Con queste due cose le Pmi possono affrontare un processo di digitalizzazione con sicuri risultati”.