Cos'è Dropbox? Ecco come funziona e come usarlo

Se ti stai chiedendo cos’è Dropbox, sappi che è una valida alternativa a Google Drive: ecco il suo funzionamento, a cosa serve e come si utilizza.

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Una delle piattaforme più popolari in circolazione è senza ombra di dubbio Dropbox. Si tratta di un servizio online che permette di conservare i propri file all’interno di uno spazio di archiviazione.

Può essere utilizzato sia nella sua versione gratuita che tramite un upgrade a pagamento, il quale, tra i tanti vantaggi, offre ulteriore spazio per archiviare ogni tipo di file.

Si tratta di una delle principali alternative a Google Drive presenti sul mercato, e conta milioni di utenti attivi su base mensile. Scopriamo insieme come crearsi un account totalmente da zero, come iniziare a utilizzare Dropbox e quale piano scegliere a seconda delle proprie esigenze.

Dropbox, cos’è?

Dropbox è un servizio di file hosting che permette di avere a disposizione dello spazio digitale per conservare i propri file. Consente, inoltre, di sincronizzare i propri file con altri account e condividerli in un secondo momento.

Il suo modello di business attuale prevede una versione di base utilizzabile gratuitamente. L’offerta di base, ovvero quella a costo zero, concede all’utente uno spazio di 2 GB.

Si può arrivare ad un massimo di circa 18 GB utilizzando vari metodi, che prevedono l’invitare altri utenti ad utilizzare il servizio, associare al proprio account un profilo social e utilizzare la versione beta del servizio, così da ricevere 5 GB ulteriori.

Il tariffario a pagamento può mettere l’utente nelle condizioni di sfruttare fino ad 1 TB di spazio, permettendogli così di conservare qualsiasi tipo di file al meglio delle possibilità concesse.

Si tratta di un servizio molto popolare nella community di internet, e questo primato lo deve anche ad un traguardo di forti connotati storici raggiunto ormai svariati anni fa, quando nel 2012 Dropbox raggiunse i 100 milioni di utenti complessivi. Oggi la piattaforma conta oltre 700 milioni di user in tutto il mondo.

Il servizio non è disponibile solamente per PC, bensì anche per iOS, Android e molti altri sistemi operativi meno noti (Windows RT, Linux e via discorrendo).

Nonostante possa sembrare molto simile a Google Drive,, in realtà presenta un’offerta molto più ampia e variegata. Ecco funzionalità e utilità di Dropbox.

Come funziona Dropbox e a cosa serve

Lo scopo principale di Dropbox è quello di conservare e organizzare i propri file in uno spazio digitale capiente e sicuro. In realtà, l’offerta del prestigioso servizio non si limita affatto a questo, ma offre anche tante altre possibilità ai propri utenti.

I propri file possono essere riposti in un unico archivio, il quale può essere accessibile da ovunque. Che si tratti di un computer, uno smartphone o un tablet, i propri file saranno visualizzabili in qualsiasi momento con un solo click.

Se si esegue qualsiasi tipo di modifica alle proprie cartelle, da quelle standard (desktop) passando per quelle create autonomamente, queste vengono sincronizzate con il resto dei dispositivi connessi.

Contenuti cloud e file di Microsoft Office possono a loro volta essere conservati all’interno della piattaforma, in modo tale che non si perda tempo a passare da un’applicazione all’altra.

Grazie a questa moltitudine di servizi, si può finalmente dire addio ai passaggi infiniti da Slack a Zoom, conservando i propri file aziendali in un unico database, comodo e allo stesso tempo capiente.

Esattamente come accade in altri servizi di cloud storage, anche su Dropbox si può abilitare l’accesso ai propri file anche ad altri utenti. I file in questione possono inoltre essere «protetti» da occhi indiscreti, quali hacker veri e propri o semplici malware.

Coloro che fanno parte di un team aziendale, in quanto semplici membri o in quanto project manager, grazie a questo servizio hanno l’opportunità, inoltre, di coordinare le varie attività giornaliere. Tutto questo è reso possibile anche grazie ad un’interfaccia ordinata e intuitiva.

Come si usa Dropbox

Nell’atto pratico come utilizzare Dropbox? Concentriamoci adesso sui passaggi da compiere per utilizzare al meglio lo spazio d’archiviazione concesso sulla base del piano sottoscritto al momento dell’iscrizione.

Creare un account

Tutto parte dalla creazione di un account.

Per prima cosa, ci si dovrà registrare al sito di Dropbox, il quale richiede di inserire il proprio indirizzo e-mail, che corrisponderà a sua volta al proprio nome utente.
Poi, si dovranno inserire generalità quali nome, cognome e una password valida.
Dopo aver accettato i termini e le condizioni del servizio si potrà scegliere tra due opzioni: un piano a pagamento oppure la versione base da 2 GB.

Come si è potuto scorgere da questi brevi e semplici step, creare un account Dropbox è un procedimento facile e veloce. Tanto quanto lo è scaricare l’app del servizio se non si possiede un PC.

App Dropbox per smartphone

L’app Dropbox è disponibile per i dispositivi Android e per iPhone. Si può scaricare gratuitamente da Google Play Store e App Store. Le funzioni dell’applicazione mobile rispetto a quelle del programma per computer con sistema operativo Windows, macOS e Linus sono analoghe.

Basta, infatti, andare sullo store del proprio smartphone, che sia Android o iOS, e installare l’applicazione regolarmente. L’icona sarà facilmente riconoscibile, non essendoci per ovvi motivi casi di omonimia.

Caricamento dei file

Una volta installata l’applicazione e creato il proprio account, si potrà finalmente utilizzare Dropbox. Per caricare i propri file all’interno dell’archivio sarà sufficiente fare clic su carica, selezionare il file (o i file) di maggiore interesse e caricarli.

Come la stessa pagina ufficiale del servizio fa notare, i file in questione non dovranno superare singolarmente i 50 GB. A meno che non si utilizzino le app, dove non c’è alcun limite di peso per i file caricati.

Condivisione dei file

Una delle funzionalità più utilizzate in Dropbox è la cartella condivisa. Per condividere un lavoro o un insieme di file con un’altra persona tramite pc, bisogna cliccare sulla voce File. In seguito, si seleziona la cartella che si vuole condividere e si clicca sul comando Condividi. Nella nuova finestra che si apre, si inserisce l’indirizzo email o il nome della persona o delle persone con cui si intende avere in comune la cartella o il file. Si clicca infine il pulsante Condividi.

La condivisione di una cartella o di un documento dall’app Dropbox richiede operazioni altrettanto semplici rispetto a quelle che abbiamo appena visto per il programma desktop. Prima di tutto apriamo l’applicazione, facciamo poi tap sulla voce File e tocchiamo l’icona dei tre puntini posizionata sotto o accanto la cartella che vogliamo condividere. Premiamo, quindi, sul comando Condividi, digitiamo l’indirizzo email o il nome dell’utente con cui vogliamo avviare una condivisione e, infine, facciamo di nuovo tap sulla voce Condividi.

Cambio password

La sicurezza dei dati viene sempre al primo posto, specialmente se decidiamo di affidarci a uno spazio d’archiviazione online per conservare i documenti. Per effettuare il cambio password su Dropbox bisogna selezionare l’icona del nostro avatar, cliccare sulla voce Impostazioni, scegliere poi l’opzione Sicurezza. A questo punto, occorre fare clic sulla voce Password e, nella nuova schermata che si apre, sul comando Modifica.

Eliminare un account

Se per qualsiasi ragione si vuole eliminare l’account Dropbox, è sufficiente cliccare sull’icona dell’avatar, selezionare la scheda Impostazioni, quindi l’opzione Generali e infine la voce Elimina account. Il procedimento è identico sia che si utilizzi il programma desktop che l’app per smartphone e tablet.

Dropbox è a pagamento? Quanto costa l’upgrade?

Nonostante Dropbox sia disponibile in una sua versione gratuita, si può anche scegliere di sottoscrivere un piano a pagamento, il quale avrà inevitabilmente non pochi vantaggi sia in termini di spazio, che in termini di servizio.

Gli utenti possono scegliere tra due tipi di fatturazione, ovvero mensile e annuale. Quella mensile, ossia quella più frequente, presenta maggiori comodità ma un costo lievemente maggiore. Quella annuale porta, invece, ad un risparmio migliore.

Il piano Plus costa 11,99 euro al mese. Potrà essere utilizzato da un solo utente, il quale avrà a disposizione ben 2 TB di spazio e un limite massimo di 50 GB per file caricato.

La versione Essentials ha invece un costo di 19,99 euro al mese, e presenta, ovviamente, molti più vantaggi, tra cui:

ben 3 TB di spazio di archiviazione;
fino a 100 GB di file;
modificare PDF, documenti e video.

Questo account è indicato maggiormente per professionisti. Per coloro che invece fanno parte di un vero e proprio team, la formula ideale è l’account Business. Con soli 12 euro vi potranno accedere 3 o più utenti, con uno spazio di 9 TB ed un limite di 100 GB anche in questo caso.

Business Plus, ovvero l’abbonamento più costoso, ad una cifra di 21,50 euro al mese per azienda consentirà l’accesso a 3 o più utenti, con 15 TB di spazio per tutto il team, file a 250 GB e, soprattutto, molte più funzioni utili per fini gestionali.

Si potrà, infatti, tenere traccia di eventuali attività sospette, impostare diversi ruoli a seconda delle gerarchie del team, richiedere firme elettroniche per dei documenti in quantità illimitata e modificare PDF a proprio piacimento.

Il tariffario riportato sopra, come già specificato, riguarda solamente il prezzo mensile dei singoli piani di abbonamento. Andando però a sottoscrivere un piano di durata annuale, a prescindere da quale sia l’opzione selezionata si potranno risparmiare un bel po’ di soldi in più.

Per quanto riguarda il piano Plus, il costo sarà infatti di 9.99 euro, al posto degli 11.99 precedenti. La versione Essentials prevede invece un costo di 16.58 euro mensili. Ci si potrà accaparrare un account Business con soli 10 euro al mese, spendendo quindi due euro in meno al mese rispetto alla tariffa precedente. Ultimo ma non per importanza è il piano Business Plus, che può essere sottoscritto al prezzo di 18 euro mensili.

Dropbox è sicuro?

Concludiamo la guida su Dropbox affrontando in breve il tema sicurezza. Come ripetuto in più di un’occasione, la protezione dei dati è divenuta nel corso degli ultimi anni uno degli aspetti più importanti sia per gli utenti che per le aziende. Per questo motivo, è legittimo chiedersi se Dropbox sia sicuro o meno.

Rispondiamo al quesito segnalando che i file vengono archiviati tramite crittografia AES a 256 bit e che nel passaggio dal programma/app ai server viene impiegata la tecnologia SSL e TLS, acronimi che indicano rispettivamente Secure Sockets Layer e Transport Layer Security.

In merito alla sicurezza di Dropbox, ricordiamo infine che si può attivare la verifica in due passaggi quando si effettua l’accesso.