Dropbox, cos’è e come funziona

Cos’è e come funziona Dropbox: la guida completa sulle funzionalità e sui prezzi dei vari piani.

Dropbox, cos'è e come funziona

Dropbox è un servizio di cloud storage disponibile sia da computer che da smartphone, grazie all’app per dispositivi Android e iPhone. Nasce quattro anni prima rispetto a Google Drive, oggi primo rivale di Dropbox nella ricerca di nuovi utenti che desiderano uno spazio d’archiviazione online dove conservare i propri file.

Con i suoi quattro piani differenti, Dropbox si rivolge sia ai lavoratori autonomi e freelance che alle aziende. Nel corso degli ultimi anni, al fine di fronteggiare una concorrenza sempre più agguerrita, gli sviluppatori del software hanno migliorato e ampliato le funzioni precedenti.

Per capire meglio cos’è Dropbox, ci concentreremo ora sulle principali caratteristiche del servizio, spiegando a cosa serve e rispondendo in maniera esaustiva alla domanda “come funziona”, la stessa che si pongono molti utenti vedendo per la prima volta l’icona di Dropbox sul computer o sul display dello smartphone.

Cos’è Dropbox

Come gli altri servizi di cloud storage più famosi, Dropbox ci permette di archiviare i nostri file in un unico spazio. Grazie alla sincronizzazione, è sufficiente installarlo su computer, smartphone e tablet per accedere a documenti, foto e video in qualsiasi momento, indipendentemente dal dispositivo utilizzato.

Oltre al salvataggio simultaneo delle modifiche su più terminali, Dropbox ci offre la possibilità di condividere i file già archiviati con altre persone, ad esempio amici, parenti o colleghi di lavoro. La condivisione viene garantita anche con gli utenti che non dispongono del software o dell’omonima applicazione.

Il servizio realizzato dalla società americana Dropbox Inc. può essere inoltre utilizzato dai freelancer al fine di organizzare una vetrina professionale dei propri lavori per poi condividerla con i propri clienti, grazie alla funzionalità Showcase.

La versione Dropbox Business consente invece alle aziende di verificare in tempo reale l’attività dei dipendenti, tramite l’utile funzione dei controlli amministrativi, oltre a disporre di una protezione totale dei dati condivisi rispetto a un tentativo di accesso forzato di terze parti.

Come funziona Dropbox

Nell’atto pratico come funziona Dropbox? Concentriamoci adesso sui passaggi da compiere per utilizzare al meglio lo spazio d’archiviazione concesso sulla base del piano sottoscritto al momento dell’iscrizione.

Inizieremo dalle istruzioni sul download, passando alla creazione dell’utente, per poi illustrare come cambiare la password di accesso ed eventualmente eliminare l’account, oltre a spiegare come avviene la sincronizzazione automatica e cos’è la cartella condivisa.

Download

Il download di Dropbox è il primo passo fondamentale per accedere al servizio di cloud storage offerto. Se si utilizza il computer, occorre collegarsi al sito ufficiale e selezionare la voce Scarica posizionata in alto a destra. Il sito riconosce automaticamente il sistema operativo del dispositivo in uso, non è dunque necessario scegliere una delle versioni disponibili tra Windows e macOS.

Nella nuova schermata visualizzata, bisogna cliccare sul bottone Download di Dropbox per scaricare il file eseguibile. Una volta terminato il download, si clicca sul tasto per confermare l’attendibilità del proprietario del software. Attendiamo ora il processo d’installazione, che dura un paio di minuti, al cui completamento si apre in automatico la finestra per la registrazione del profilo.

Crea account

Il passaggio successivo è dunque la creazione di un nuovo account Dropbox. Nella nuova finestra che si apre in automatico denominata Imposta Dropbox, bisogna selezionare il comando Registrati, per poi riempire i campi Nome, Cognome, Email, Password. Infine, si aggiunge la spunta nel riquadro posizionato accanto alla voce Accetto i termini Dropbox e si seleziona il bottone blu Registrati.

Se risultiamo già iscritti al servizio e abbiamo dimenticato le credenziali di accesso, possiamo sfruttare l’apposita funzione Password dimenticata dopo aver cliccato sull’opzione Accedi collocata in basso al centro.

Sincronizzazione

Quando viene completata la registrazione del nuovo account, bisogna selezionare il comando Apri il mio Dropbox e di seguito cliccare sul tasto Guida introduttiva. Nella nuova schermata visualizzata, ci viene chiesto il tipo di sincronizzazione che desideriamo: possiamo scegliere tra due diverse opzioni, Imposta i file come locali o Imposta i file solo online. Se scegliamo il primo, i documenti verranno scaricati sul disco rigido del computer. Optando invece per la seconda impostazione, i file saranno archiviati nello spazio di archiviazione online (cloud storage).

Occorre prestare attenzione a questo passaggio, perché dalla scelta che facciamo dipenderà poi il nostro piano Dropbox. La prima tipologia di sincronizzazione è disponibile nella versione gratuita, la seconda invece soltanto in quella a pagamento. Cliccando sul tasto Continua con Dropbox Basic, si rinuncia al salvataggio dei file online, selezionando invece il bottone Risparmia spazio con Professional si accede ai piani premium, di cui parleremo nel dettaglio più avanti.



Entrambi i piani consentono inoltre di usufruire della sincronizzazione selettiva, tramite la quale è possibile selezionare determinate cartelle da sincronizzare sul computer, escludendo dalla sincronizzazione automatica tutte le altre. Tale funzione è disponibile soltanto nella versione per computer e non per l’applicazione mobile. Per attivare la sincronizzazione selettiva di alcune cartelle si avvia il programma, si fa quindi clic sull’icona delle impostazioni e si seleziona la voce Preferenze. A questo punto, si fa clic sull’opzione Account e sul pulsante Sincronizzazione selettiva. Nella nuova finestra del programma si mette infine la spunta accanto alle cartelle per cui si necessità della sincronizzazione.

Cartella condivisa

Una delle funzionalità più utilizzate in Dropbox è la cartella condivisa. Per condividere un lavoro o un insieme di file con un’altra persona tramite computer, bisogna avviare il programma e cliccare sulla voce File in alto a sinistra. In seguito, si seleziona la cartella che si vuole condividere e si clicca sul comando Condividi. Nella nuova finestra che si apre, si inserisce l’indirizzo email o il nome della persona o delle persone con cui si intende avere in comune la cartella o il file. Si clicca infine il pulsante Condividi.

La condivisione di una cartella o di un documento dall’app Dropbox richiede operazioni altrettanto semplici rispetto a quelle che abbiamo appena visto per il programma desktop. Prima di tutto apriamo l’applicazione, facciamo poi tap sulla voce File e tocchiamo l’icona dei tre puntini posizionata sotto o accanto la cartella che vogliamo condividere. Premiamo quindi sul comando Condividi, digitiamo l’indirizzo email o il nome dell’utente con cui vogliamo avviare una condivisione e infine facciamo di nuovo tap sulla voce Condividi.

Cambio password

La sicurezza dei dati viene sempre al primo posto, specialmente se decidiamo di affidarci a uno spazio d’archiviazione online per conservare i documenti. Per effettuare il cambio password su Dropbox bisogna selezionare l’icona del nostro avatar, cliccare sulla voce Impostazioni, scegliere poi l’opzione Sicurezza. A questo punto, occorre fare clic sulla voce Password e, nella nuova schermata che si apre, sul comando Modifica.

Elimina account

Se per qualsiasi ragione si vuole eliminare l’account Dropbox, è sufficiente cliccare sull’icona dell’avatar, selezionare la scheda Impostazioni, quindi l’opzione Generali e infine la voce Elimina account. Il procedimento è identico sia che si utilizzi il programma desktop che l’app per smartphone e tablet.

App Dropbox

L’app Dropbox è disponibile per i dispositivi Android e per iPhone. Si può scaricare gratuitamente da Google Play Store e App Store. Le funzioni dell’applicazione mobile rispetto a quelle del programma per computer con sistema operativo Windows, macOS e Linus sono analoghe.



Una delle poche differenze apprezzabili che si possono notare è l’assenza della funzionalità Sincronizzazione selettiva nell’app per smartphone e tablet. Se si tiene invece conto della sincronizzazione normale, della condivisione, del salvataggio di un file o di una cartella, l’app Dropbox offre le medesime funzioni presenti nel software per PC.

Piani Dropbox

Dropbox è gratuito? Quali sono i prezzi? Tra le domande più frequenti, quelle inerenti i piani Dropbox occupano un posto di rilievo. Cerchiamo dunque di fare chiarezza, illustrando le varie versioni con cui è possibile utilizzare il programma per computer e/o l’app per dispositivi mobili.

Dropbox Basic


Dropbox Basic è la versione gratuita. Selezionando il piano Basic, si ha a disposizione uno spazio di 2 GB liberi, oltre alle funzionalità di sincronizzazione e condivisione. In ogni momento è possibile eseguire l’upgrade a una versione superiore a pagamento.

Dropbox Plus

Dropbox Plus rappresenta invece il piano intermedio. Offre 1 TB di spazio d’archiviazione, oltre alle cartelle offline su smartphone e tablet, la pulizia remota dei dispositivi e l’assistenza prioritaria via email. Scegliendo la fatturazione annuale, il costo è di 8,25 euro al mese, prezzo che sale a 9,99 euro al mese selezionando la fatturazione mensile.

Dropbox Professional


Dropbox Professional è il piano più completo concesso ai singoli utenti. Lo spazio di archiviazione aumenta a 2 TB, disponibili sia i controlli per i link condivisi che la funzionalità Showcase (citata nel paragrafo A cosa serve Dropbox). Inoltre, si ha diritto all’assistenza prioritaria via chat. Il prezzo sale a 16,58 euro o 19,99 euro al mese selezionando rispettivamente la fatturazione annuale o la fatturazione mensile.

Dropbox Business

Dropbox Business è un’area a parte, pensata appositamente per i team. Si contano fino a tre versioni differenti: Standard, Advanced e Enterprise. Il piano Standard è il più economico, prevede infatti una spesa pari a 10 euro al mese per ciascun utente rispetto ai 15 euro richiesti nella versione Advanced. La differenza più evidente tra i due piani è nello spazio a disposizione: 3 TB in quello Standard, illimitato nel piano Advanced. In più, chi aderisce alla versione intermedia (Advanced), può disporre di funzionalità aggiuntive quali l’approvazione dei dispositivi, lo Showcase e i ruoli amministratori distinti.

Se si è interessati alla versione Enterprise invece, per conoscere i prezzi e i dettagli del contratto è necessario cliccare sul tasto Contattaci.

Dropbox è sicuro?

Concludiamo la guida su Dropbox affrontando in breve il tema sicurezza. Come ripetuto in più di un’occasione, la protezione dei dati è divenuta nel corso degli ultimi anni uno degli aspetti più importanti sia per gli utenti che per le aziende. Per questo motivo, è legittimo chiedersi se Dropbox sia sicuro o meno.

Rispondiamo al quesito segnalando che i file vengono archiviati tramite crittografia AES a 256 bit e che nel passaggio dal programma/app ai server viene impiegata la tecnologia SSL e TLS, acronimi che indicano rispettivamente Secure Sockets Layer e Transport Layer Security.

In merito alla sicurezza di Dropbox, ricordiamo infine che si può attivare la verifica in due passaggi quando si effettua l’accesso.

Per un ulteriore approfondimento, invitiamo alla lettura della guida sul confronto tra Dropbox e Google Drive, così da avere tutti gli strumenti per scegliere il migliore servizio di cloud storage in base alle proprie esigenze.

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