Tutto quello che c’è da sapere su Dropbox: cos’è, a cosa serve, come funziona e quanto costa questo popolare servizio di archiviazione e sincronizzazione cloud.
Cos’è Dropbox, come funziona e come si usa, una guida a quello che con ogni probabilità è il servizio di archiviazione e sincronizzazione cloud più famoso al mondo.
Dropbox infatti è un servizio di cloud storage che permette agli utenti di salvare, sincronizzare e condividere file (come documenti, foto, video) su internet.
È accessibile tramite web, app desktop e mobile, ed è particolarmente usato per la collaborazione online - viste le sue funzionalità collaborative - e il backup dei dati.
Lanciato nel 2007, o oggi Dropbox è disponibile in oltre 180 Paesi mondo e può contare su più di 700 milioni di utenti registrati in tutto il mondo.
Ecco allora tutto quello che c’è da sapere su Dropbox: cos’è, a cosa serve, come funziona e quanto costa questo servizio molto usato sia da aziende sia dai privati.
Dropbox, cos’è?
Dropbox è un servizio di file hosting che permette di avere a disposizione dello spazio digitale per conservare i propri file. Consente, inoltre, di sincronizzare i propri file con altri account e condividerli in un secondo momento.
Si può arrivare ad un massimo di circa 18 GB utilizzando vari metodi, che prevedono l’invitare altri utenti ad utilizzare il servizio, associare al proprio account un profilo social e utilizzare la versione beta del servizio, così da ricevere 5 GB ulteriori.
Il tariffario a pagamento può mettere l’utente nelle condizioni di sfruttare fino ad 1 TB di spazio, permettendogli così di conservare qualsiasi tipo di file al meglio delle possibilità concesse.
Si tratta di un servizio molto popolare nella community di internet, e questo primato lo deve anche ad un traguardo di forti connotati storici raggiunto ormai svariati anni fa, quando nel 2012 Dropbox raggiunse i 100 milioni di utenti complessivi. Oggi la piattaforma conta oltre 700 milioni di user in tutto il mondo.
Il servizio non è disponibile solamente per PC, bensì anche per iOS, Android e molti altri sistemi operativi meno noti (Windows RT, Linux e via discorrendo).
Nonostante possa sembrare molto simile a Google Drive,, in realtà presenta un’offerta molto più ampia e variegata. Ecco funzionalità e utilità di Dropbox.
Dropbox
L'interfaccia da desktop
A cosa serve Dropbox
Dropbox serve principalmente a salvare, sincronizzare e condividere file online, rendendo l’accesso ai tuoi documenti possibile da qualsiasi dispositivo connesso a internet.
Come detto è una piattaforma di cloud storage utile sia per privati sia per professionisti, particolarmente apprezzata da chi lavora in team per le sue funzionalità collaborative.
Questi sono gli usi principali di Dropbox.
- Archiviazione e backup dei file: permette di caricare file (PDF, foto, video, documenti, ecc.) nel cloud, può funzionare come un hard disk online.
- Sincronizzazione automatica: tutti i file modificati in una cartella Dropbox si aggiornano in tempo reale su tutti i tuoi dispositivi, inoltre puoi iniziare a lavorare su un file dal PC e continuare da smartphone o tablet.
- Condivisione facile di file e cartelle: permette di inviare link diretti a file o intere cartelle a chiunque, anche a chi non ha un account Dropbox, un servizio molto utile per condividere documenti con colleghi, clienti, amici o familiari.
- Collaborazione su documenti: integra strumenti per lavorare in gruppo permettendo commenti su file., controllo versioni (puoi recuperare versioni precedenti) e integrazione con strumenti come Microsoft Office, Google Docs, Slack e Zoom.
In più è garantita anche la sicurezza dei dati, visto che i file sono crittografati e protetti da password, con opzioni di accesso limitato e gestione delle autorizzazioni.
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Come funziona Dropbox
Lo scopo principale di Dropbox è quello di conservare e organizzare i propri file in uno spazio digitale capiente e sicuro. In realtà, l’offerta del prestigioso servizio non si limita affatto a questo, ma offre anche tante altre possibilità ai propri utenti.
I propri file possono essere riposti in un unico archivio, il quale può essere accessibile da ovunque. Che si tratti di un computer, uno smartphone o un tablet, i propri file saranno visualizzabili in qualsiasi momento con un solo click.
Se si esegue qualsiasi tipo di modifica alle proprie cartelle, da quelle standard (desktop) passando per quelle create autonomamente, queste vengono sincronizzate con il resto dei dispositivi connessi.
Contenuti cloud e file di Microsoft Office possono a loro volta essere conservati all’interno della piattaforma, in modo tale che non si perda tempo a passare da un’applicazione all’altra.
Grazie a questa moltitudine di servizi, si può finalmente dire addio ai passaggi infiniti da Slack a Zoom, conservando i propri file aziendali in un unico database, comodo e allo stesso tempo capiente.
Esattamente come accade in altri servizi di cloud storage, anche su Dropbox si può abilitare l’accesso ai propri file anche ad altri utenti. I file in questione possono inoltre essere «protetti» da occhi indiscreti, quali hacker veri e propri o semplici malware.
Coloro che fanno parte di un team aziendale, in quanto semplici membri o in quanto project manager, grazie a questo servizio hanno l’opportunità, inoltre, di coordinare le varie attività giornaliere. Tutto questo è reso possibile anche grazie ad un’interfaccia ordinata e intuitiva.
Come si usa Dropbox
Nell’atto pratico come si usa Dropbox? Concentriamoci adesso sui passaggi da compiere per utilizzare al meglio lo spazio d’archiviazione concesso sulla base del piano sottoscritto al momento dell’iscrizione.
Creare un account
Tutto parte dalla creazione di un account Dropbox, che può essere fatto sia da pc sia da smartphone andando sul sito www.dropbox.com seguendo poi queste istruzioni:
- clicca su «Registrati» o «Sign up»;
- inserire nome e cognome e indirizzo email;
- creare una password sicura;
- accettare i termini e clicca su «Registrati gratuitamente»;
- verificare l’email cliccando sul link ricevuto.
Ci si può registrare su Dropbox creando un proprio account anche tramite un account Google o Apple.
App Dropbox per smartphone
L’app Dropbox è disponibile per i dispositivi Android e per iPhone. Si può scaricare gratuitamente da Google Play Store e App Store. Le funzioni dell’applicazione mobile rispetto a quelle del programma per computer con sistema operativo Windows, macOS e Linus sono analoghe.
Basta, infatti, andare sullo store del proprio smartphone, che sia Android o iOS, e installare l’applicazione regolarmente. L’icona sarà facilmente riconoscibile, non essendoci per ovvi motivi casi di omonimia.
Caricamento dei file
Una volta installata l’applicazione e creato il proprio account, si potrà finalmente utilizzare Dropbox. Per caricare i propri file all’interno dell’archivio sarà sufficiente fare clic su carica, selezionare il file (o i file) di maggiore interesse e caricarli.
Come la stessa pagina ufficiale del servizio fa notare, i file in questione non dovranno superare singolarmente i 50 GB. A meno che non si utilizzino le app, dove non c’è alcun limite di peso per i file caricati.
Condivisione dei file
Una delle funzionalità più utilizzate in Dropbox è la cartella condivisa. Per condividere un lavoro o un insieme di file con un’altra persona tramite pc, bisogna cliccare sulla voce File. In seguito, si seleziona la cartella che si vuole condividere e si clicca sul comando Condividi. Nella nuova finestra che si apre, si inserisce l’indirizzo email o il nome della persona o delle persone con cui si intende avere in comune la cartella o il file. Si clicca infine il pulsante Condividi.
La condivisione di una cartella o di un documento dall’app Dropbox richiede operazioni altrettanto semplici rispetto a quelle che abbiamo appena visto per il programma desktop. Prima di tutto apriamo l’applicazione, facciamo poi tap sulla voce File e tocchiamo l’icona dei tre puntini posizionata sotto o accanto la cartella che vogliamo condividere. Premiamo, quindi, sul comando Condividi, digitiamo l’indirizzo email o il nome dell’utente con cui vogliamo avviare una condivisione e, infine, facciamo di nuovo tap sulla voce Condividi.
Cambio password
Per cambiare la password su Dropbox la prima cosa da fare è accedere al proprio account tramite la pagina ufficiale, seguendo poi questi passaggi.
- Cliccaresulla tua immagine del profilo (in alto a destra).
- Andare su «Impostazioni» (Settings).
- Andare alla scheda «Sicurezza» (Security).
- Cliccare su «Cambia password» (Change password).
- Inserire la vecchia password.
- Inserire la nuova password (due volte).
- Cliccare su «Salva».
Nel caso si fosse dimenticato la password, la si può recuperare cliccando su «Hai dimenticato la password?» nella pagina di login reimpostandola poi via email.
Eliminare un account
Per eliminare definitivamente un account Dropbox occorre accedere al proprio account tramite la pagina ufficiale e seguire questi passaggi.
- Andare alle impostazioni.
- Cliccare sulla tua immagine del profilo (in alto a destra).
- Selezionare «Impostazioni» (Settings).
- Aprire la scheda «Generale» (General)
- Scorrere in basso fino alla sezione «Elimina account» (Delete account).
- Confermare l’eliminazione.
- Inserire la tua password.
- Spiegare il motivo per cui stai eliminando l’account (opzionale)
- Cliccare su «Elimina definitivamente» o «Delete permanently».
Attenzione, occorre ricordare che questa operazione è irreversibile: una volta eliminato l’account tutti i file, dati e impostazioni saranno cancellati.
Dropbox è a pagamento? Quanto costa l’upgrade?
Nonostante Dropbox sia disponibile in una sua versione gratuita, si può anche scegliere di sottoscrivere un piano a pagamento (upgrade) che comporta vantaggi sia in termini di spazio sia in termini di servizio.
Piano gratuito Dropbox Basic
- Prezzo: Gratuito
- Spazio di archiviazione: 2 GB
- Funzionalità principali: sincronizzazione su un massimo di 3 dispositivi, condivisione di file e cartelle e accesso da web, desktop e mobile.
- Cronologia delle versioni dei file fino a 30 giorni
Dropbox Plus (a pagamento)
- Prezzo: €9,99 al mese
- Spazio di archiviazione: 2 TB
- Funzionalità aggiuntive: backup automatico di cartelle, ripristino file fino a 30 giorni, trasferimento file fino a 50 GB, modifica PDF e firme elettroniche
Dropbox Professional (a pagamento)
- Prezzo: €16,58 al mese
- Spazio di archiviazione: 3 TB
- Funzionalità aggiuntive: ripristino file fino a 180 giorni, trasferimento file fino a 100 GB, protezione con password per i link condivisi, branding personalizzato per i file condivisi
Dropbox Standard (per team, a pagamento)
- Prezzo: €12 per utente al mese (minimo 3 utenti)
- Spazio di archiviazione: 5 TB condivisi
- Funzionalità aggiuntive: cartelle di team, gestione dei ruoli e dei permessi, console di amministrazione, ripristino file fino a 180 giorni
Dropbox Advanced (per aziende, a pagamento)
- Prezzo: €18 per utente al mese (minimo 3 utenti)
- Spazio di archiviazione: A partire da 15 TB, espandibile su richiesta
- Funzionalità aggiuntive: ripristino file fino a 1 anno, crittografia end-to-end, gestione avanzata delle chiavi, conformità a standard di sicurezza aziendali, single sign-on (SSO)
Per eseguire l’upgrade occorre cliccare sulla propria immagine del profilo in alto a destra, selezionare «Impostazioni», andare alla scheda «Piano» e scegliere il piano desiderato e segui le istruzioni per completare l’upgrade.
Dropbox è sicuro?
Concludiamo la guida su Dropbox affrontando in breve il tema sicurezza. Come ripetuto in più di un’occasione, la protezione dei dati è divenuta nel corso degli ultimi anni uno degli aspetti più importanti sia per gli utenti che per le aziende. Per questo motivo, è legittimo chiedersi se Dropbox sia sicuro o meno.
Rispondiamo al quesito segnalando che i file vengono archiviati tramite crittografia AES a 256 bit e che nel passaggio dal programma/app ai server viene impiegata la tecnologia SSL e TLS, acronimi che indicano rispettivamente Secure Sockets Layer e Transport Layer Security.
In merito alla sicurezza di Dropbox, ricordiamo infine che si può attivare la verifica in due passaggi quando si effettua l’accesso.
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