Con 117 email da leggere ogni giorno la giornata lavorativa è “infinita”

La prima email si legge già alle sei del mattino; la prima di una lunga serie, dato che a fine giornata possono diventare anche più di cento. Ma poi bisogna considerare i messaggi e le notifiche di vario tipo, oltre che le insidiose riunioni con i colleghi, che spesso servono più che altro a spezzare la concentrazione.

Il lavoro d’ufficio è sempre più digitale e legato alla tecnologia, che con l’Intelligenza artificiale promette di trasformare in meglio i processi quotidiani, portando vantaggi concreti in nome della produttività.

Eppure, spesso sono proprio questi stessi strumenti informatici ad accompagnare i lavoratori in giornate che sembrano quasi infinite: complice la tendenza a essere sempre connessi, iniziano troppo presto (ben prima dell’ordinario orario lavorativo) e si protraggono più del dovuto.

A fare il punto è il Work Trend Index 2025, uno studio internazionale realizzato da Microsoft che ha analizzato- l’imponente mole di dati, aggregati e anonimizzati, provenienti dagli utenti di Microsoft 365, il servizio che comprende la suite Office. Il quadro che emerge è abbastanza chiaro: le giornate lavorative sono scandite da un flusso di email, notifiche e riunioni senza sosta, che impediscono a molti di trovare tempo e modo di concentrarsi su ciò che conta davvero.

Tutto comincia molto presto. Il 40% degli utenti Microsoft 365 risulta online già alle sei del mattino e una delle prime attività è controllare la posta elettronica, per stabilire le priorità della giornata. In media, ogni lavoratore riceve 117 email al giorno. Sono tantissime, quindi non sorprende che la soglia di attenzione sia piuttosto bassa: ogni comunicazione viene letta in media in meno di 60 secondi. Dalle otto, quando inizia la giornata lavorativa vera e propria, alle email si aggiungono anche le chat su Microsoft Teams, con 153 messaggi ricevuti in media al giorno.

È lo stesso report di Microsoft a utilizzare l’espressione «rumore digitale» per descrivere le costanti interruzioni nel corso della giornata, principalmente provocate da email e notifiche. Di mezzo, però, ci si mettono anche le riunioni. Al netto dei casi specifici, generalmente il picco di produttività, quando la concentrazione è di solito più alta, si registra dalle 9 alle 11 e dalle 13 alle 15. Peccato siano anche le fasce orarie in cui si svolge buona parte delle riunioni (circa una riunione su due avviene proprio in quelle ore), nel 57% dei casi organizzate all’ultimo momento.

Lo studio individua nella crescente digitalizzazione, eccezionalmente sperimentata con il passaggio improvviso e per molti lavoratori al lavoro da casa durante la pandemia e poi diventata la regola, una delle possibili cause della trasformazione delle giornate lavorative in estenuanti maratone quotidiane a «triplo picco di produttività».

Mentre la giornata lavorativa dovrebbe essere al massimo di otto ore, con il picco di produttività poco prima e poco dopo la pausa pranzo, di fatto poi diventa anche di dieci o 12 ore e porta a uno sforzo poco efficiente e prolungato di mattina, pomeriggio e sera, tra cose da fare che si accumulano senza mai concludersi, a causa della frammentarietà e delle continue interruzioni.

Intanto si riduce il tempo personale. Il rapporto del 2025 indica, rispetto al 2024, un aumento del 16% delle riunioni dopo le ore 20. Ma c’è di più: un lavoratore medio invia o riceve oltre 50 messaggi al di fuori dell’orario lavorativo standard. E neanche nel fine settimana c’è scampo.

Quasi il 20% dei dipendenti che lavorano nel weekend controlla la posta elettronica prima di mezzogiorno il sabato e la domenica e si sveglia per lavorare anche nei giorni generalmente dedicati al riposo. Oltre il 5% torna a controllare la posta elettronica anche la domenica sera.