Privacy: è possibile controllare le email dei dipendenti?

Il Codice della privacy stabilisce che il datore di lavoro può controllare le email dei propri dipendenti ma solo rispettando alcune regole.

Il datore di lavoro è autorizzato ad effettuare controlli sull’indirizzo di posta elettronica del lavoratore solamente previo consenso.

Questo perché come in tutti i settori che riguardano il trattamento dei dati non è possibile accedere alle informazioni personali di qualcuno senza che quest’ultimo non abbia concesso l’autorizzazione.

Vediamo nel dettaglio cosa prevede il Codice della privacy in merito all’utilizzo dei dati legati alla posta elettronica e cosa ha stabilito il Garante della privacy dopo aver effettuato alcune verifiche.

Che cosa prevede il Codice della Privacy?

Il Codice della privacy, per ciò che concerne l’utilizzo dei dati legati alla posta elettronica, prevede che il datore di lavoro possa decidere di mettere a disposizione indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori, eventualmente affiancandoli a quelli individuali.

Questa è solo una delle cose che gli è permesso fare in quanto egli può anche decidere di effettuare dei controlli graduati per vedere se i dipendenti stanno svolgendo in modo adeguato il loro lavoro. Tuttavia per farlo, il datore di lavoro, dovrà preventivamente informare i lavoratori sulle modalità e sulle finalità di raccolta e conservazione dei dati relativi all’uso della posta elettronica.

La legge prevede inoltre che il datore di lavoro può decidere di mettere a disposizione di ciascun lavoratore appositi sistemi che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le “coordinate” di un altro soggetto.

Infine egli può consentire che, qualora si debba conoscere il contenuto di messaggi di posta elettronica, in caso di assenza improvvisa o prolungata, l’interessato possa delegare un altro lavoratore a verificare il contenuto dei messaggi e ad inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Vietato il controllo massivo delle email aziendali

Il Garante della privacy con la newsletter n. 439 del 29 marzo 2018 ha deciso di vietare il controllo massivo e la conservazione illimitata delle email aziendali in seguito ad un accertamento che è stato effettuato su una società.

Dall’accertamento è emerso che l’azienda in questione non aveva fornito ai suoi dipendenti alcuna informazione sulla modalità e sulle finalità di raccolta e conservazione dei dati relativi all’uso della posta elettronica, né con una informativa individualizzata né attraverso la policy aziendale.

Questo entra in netto contrasto con l’obbligo della società di informare i lavoratori riguardo alle caratteristiche essenziali dei trattamenti effettuati.

Inoltre la società, in violazione dei principi di liceità, necessità e proporzionalità stabiliti dal Codice della privacy, conservava i dati esterni e il contenuto di tutte te le email scambiate dai dipendenti per l’intera durata del rapporto di lavoro e anche dopo la sua interruzione.

Infine è stato decretato che la conservazione estesa e sistematica delle mail, nonché la possibilità per il datore di lavoro di accedervi per finalità indicate in astratto (ad es. difesa in giudizio, perseguimento di un interesse legittimo) non sono legittime in quanto consentono il controllo dell’attività dei dipendenti che è vietato dalla disciplina del lavoro.

Le linee guida del Garante della privacy

Il Garante della privacy, dopo aver elencato gli elementi che hanno portato alla decisione di stabilire il divieto del controllo massivo e la conservazione illimitata delle email aziendali, ha fornito una serie di raccomandazioni.

In particolare questo ha chiarito che la gestione della posta elettronica dei lavoratori deve avvenire in modo efficiente e rispettoso della riservatezza dei lavoratori predisponendo dei sistemi di selezione dei documenti da archiviare.

Infatti il datore, nonostante abbia la possibilità di controllare l’esatto adempimento della prestazione e il corretto uso degli strumenti di lavoro, deve in primo luogo salvaguardare la libertà e la dignità dei dipendenti.

Inoltre viene specificato che la conservazione dei documenti deve riferirsi solo a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose e non a ipotesi astratte e indeterminate.

Infine il Garante della privacy ha chiarito che al cessare del rapporto di lavoro la casella di posta elettronica del dipendente deve essere disattivata e rimossa e al suo posto si devono attivare eventuali account alternativi.