Fattura e Proforma: definizione e differenze

Cos’è la fattura proforma e qual’è la differenza rispetto all’ordinaria fattura? Si tratta di una domanda che si pongono in molti, soprattutto se alle prime armi con regole di fatturazione e obblighi fiscali per i soggetti passivi Iva.

Cerchiamo prima di capire a cosa serve la fattura. Si tratta del documento fiscale che devono obbligatoriamente emettere tutti i soggetti che effettuano cessioni di beni o servizi.

Il venditore è obbligato a compilare la fattura per documentare l’avvenuta transazione e serve sia dal punto di vista fiscale per documentare ricavi e imponibile di un’attività ai fini Iva ed ha inoltre funzione di riepilogare le condizioni contrattuali, la natura dello scambio di beni e servizi e via di seguito.

La fattura proforma, invece, ha una funzione totalmente diversa: la differenza principale tra i due documenti è che questa non ha alcun valore a fini fiscali. A cosa serve dunque? Cerchiamo di capirci di più.

Cos’è la fattura proforma?

La fattura proforma non ha alcun valore fiscale: non serve per determinare i propri ricavi, non obbliga il fornitore e allo stesso tempo non impone al cliente di acquistare un determinato bene o servizio.

Se è chiara qual è la differenza tra fattura ordinaria a fini fiscali e fattura proforma la domanda che a questo punto bisogna porsi è a cosa serve?

Compilare una fattura proforma, purché prima di valore fiscale, è un vantaggio per il fornitore per evitare, in caso di errore, di dover emettere note di credito per stornare la fattura precedente e per il cliente, di modo da poter verificare dati fiscali, prezzo e articoli prima dell’emissione della fattura fiscale vera e propria.

Inoltre, con la fattura proforma è possibile pagare l’Iva soltanto dopo l’avvenuto pagamento del bene o del servizio da parte del cliente, questo perché l’imposta deve essere pagata soltanto in base alla data di emissione della fattura.

Quando si usa la fattura proforma

La fattura proforma è ancora oggi molto utilizzata dai professionisti e da tutti i soggetti esonerati dal regime Iva per cassa introdotto nel 2012 che consente ai soggetti passivi Iva di pagare l’imposta dopo aver incassato le fatture.

Si usa, ad esempio, nel caso in cui una prestazione di beni o servizi richieda il pagamento anticipato tramite bonifico: in questo caso la fattura proforma permettere di conoscere il dettaglio dei costi prima dell’emissione della fattura ordinaria.

Viene spesso usata anche dagli avvocati, che inviano al cliente il preavviso di parcella come richiesta di pagamento per la prestazione professionale svolta ed è inoltre molto utilizzata anche nell’ambito di attività commerciali di import ed export.

Con la fattura proforma tuttavia non viene meno l’obbligo di emissione di fattura ordinaria, che dovrà essere predisposta e regolarmente emessa dopo aver ricevuto il pagamento.

La fattura proforma deve essere registrata?

Non vi è alcun obbligo di registrazione della fattura proforma: a livello giuridico ha lo stesso valore di un preventivo mentre a livello fiscale è, come abbiamo già ribadito, senza alcun valore, a differenza delle fatture ordinarie.

Si tratta soltanto di una sorta di fac simile della fattura commerciale vera e propria, utile sia per il professionista, che non verserà l’Iva prima dell’incasso del compenso, che per il cliente, il quale potrà prendere visione del riepilogo dei costi prima del pagamento.

Come compilare una fattura proforma

Per rendere comprensibile immediatamente la differenza rispetto alla fattura ordinaria, nella compilazione del documento bisognerà indicare in intestazione che si tratta appunto di “fattura proforma”.

La numerazione è diversa rispetto a quella delle fatture ordinarie e altro aspetto fondamentale è che ogni fattura proforma deve contenere obbligatoriamente la seguente dicitura:

“Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).”