Fatturazione elettronica: nuovi chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate con la pubblicazione della circolare n. 18/E del 24 giugno 2014 interviene fornendo ulteriori chiarimenti, dopo quelli contenuti nella circolare 12/E del 2013, in materia di fatturazione elettronica. I nuovi chiarimenti si sono resi opportuni per definire aspetti non ancora toccati dai precedenti interventi del Fisco. Vediamo i principali aspetti toccati dalla circolare.

La definizione di fattura elettronica
Per quanto concerne le fatture elettroniche, l’Agenzia fornisce una prima definizione, introdotta nell’art. 21 del DPR 633/72, stabilendo che una fattura può dirsi elettronica quando la stessa viene trasmessa, ricevuta ed accettata dal destinatario in formato elettronico. E’ soltanto da tale specifica previsione che è possibile distinguere tra fattura cartacea e elettronica. Così secondo l’Agenzia “non possono essere considerate elettroniche le fatture che, sebbene create in formato elettronico tramite un software di contabilità o di elaborazione testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo”.

Accettazione della fattura elettronica da parte del destinatario
L’art. 21 DPR 633/72 richiede che il ricorso alla fattura elettronica sia subordinato all’accettazione da parte del destinatario: non è necessario un accordo formale fra le parti, ed anzi il destinatario può non “accettare” il processo, di modo che, in questo caso, la fattura elettronica sarà tale soltanto in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, e non in capo appunto al ricevente, che la potrà trattare normalmente.

Requisiti della fattura elettronica
Per essere considerato fattura elettronica un documento deve rispettare alcuni specifici requisiti, che devono persistere dal momento dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione. I requisiti sono:

• L’autenticità dell’origine: l’identità dell’emittente della fattura devono essere certi;
• L’integrità del contenuto: i dati obbligatori della fattura non possono essere alterati. Inoltre, a condizione che sia garantita l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati (es. da word a XML);
• La leggibilità: il soggetto passivo deve assicurare la leggibilità del documento dalla sua emissione fino al termine di conservazione.

A differenza di quanto prevedeva la vecchia disposizione, il nuovo art. 21 del DPR 633/72 consente di scegliere modalità alternative per garantire i requisiti di autenticità e integrità della fattura elettronica, quali sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile, la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, le procedure EDI o altre tecnologie ritenute adeguate dall’emittente.

Emissione e conservazione della fattura elettronica
Secondo l’Agenzia la fattura elettronica si considera emessa al momento in cui è resa a disposizione del destinatario, attraverso un sito internet, un server o un altro supporto informatico, oppure tramite una e-mail contenente un protocollo di comunicazione e un link che permetta di scaricare, in qualsiasi momento, il documento. Per quanto riguarda, invece, la conservazione l’emittente e il destinatario non siano in alcun modo vincolati fra loro: il destinatario può anche decidere di materializzare il documento, anziché stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica. Infatti, soltanto per le fatture elettroniche emesse nei confronti della P.A. vige invece l’obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura.

La fattura differita per le prestazioni di servizi
L’Agenzia delle Entrate afferma la possibilità di poter effettuare fatture differite anche per la prestazione di servizi. In particolare secondo la circolare, la prova documentale della prestazione resa può essere rappresentata da qualsiasi documento in grado di dimostrare l’effettuazione del servizio, la data e l’identità delle parti contraenti, quali, ad esempio, l’attestazione dell’incasso, la nota di consegna lavori, la lettera d’incarico. Viene precisato inoltre come la fattura differita possa essere utilizzata anche laddove nel mese sia stata realizzata una sola operazione con lo stesso cliente ovvero debbano essere “riepilogate” sia prestazioni di servizi che cessioni di beni.