Cos’è il deposito legale di un libro

Per legge è previsto l’obbligo, detto deposito legale, di depositare documenti o romanzi presso specifici istituti.

Gli editori, o chi per essi, hanno il dovere di depositare una copia, o più di una, dei romanzi pubblicati in specifici istituti. Questa operazione è obbligatoria, necessaria alla conservazione di tutti i documenti considerati di interesse culturale.

In questa definizione sono anche inclusi i romanzi pubblicati tramite self publishing, oppure quelli pubblicati in poche copie, ovvero sotto le 200. Normalmente è la casa editrice ad avere l’obbligo di deposito nelle biblioteche nazionali e negli istituti competenti, tuttavia in caso di self publishing può essere dovere direttamente dell’autore.

Di seguito le informazioni riguardo allo svolgimento di questa importante operazione.

A cosa serve il deposito legale

L’istituto del deposito legale è stato regolato per la prima volta nel 1848, tramite un editto di Carlo Alberto. Nel corso del tempo ha subito diverse modifiche, ed è attualmente disciplinato dalla legge del 15 aprile 2004 e il conseguente decreto attuativo. I cambiamenti più importanti riguardano l’aumento delle opere da depositare legalmente, oltre che la ridefinizione degli scopi di questo istituto.

Attualmente infatti il deposito legale di un’opera viene fatto allo scopo di:

assicurare la conservazione dei documenti depositati;
catalogare i documenti nel rispetto delle norme nazionali;
diffondere la conoscenza della cultura e della vita sociale, con la realizzazione di servizi bibliografici d’informazione e di accesso ai documenti, il tutto sempre nel rispetto delle norme del diritto d’autore.

In breve, l’utilità di questa operazione obbligatoria è generata dalla necessità di conservare le produzioni creative e permetterne la consultazione in modo che sia tutelato il lavoro degli autori.

I soggetti obbligati

Il deposito legale di un libro prevede la consegna di una copia fisica della pubblicazione presso gli enti predisposti. Nel caso in cui fossero presenti dei gadget, non sarà necessario includere anche quest’ultimi.

L’obbligo dell’invio e la consegna del libro ricade sulla casa editrice, che dovrà premurarsi di procedere in questo senso entro al massimo 60 giorni dal momento della prima pubblicazione. L’editore può anche scegliere di delegare la consegna dei documenti al tipografo, attraverso atto scritto. In ogni caso l’obbligo di consegna ricade sempre sul delegante.

L’operazione in questione non ha costi, tranne quelli di spedizione, e una volta avvenuto si riceverà il tagliandino di conferma.

Gli istituti interessati sono sempre la Biblioteca Nazionale di Firenze e quella provinciale di competenza, tuttavia possono esserci delle variazioni nel numero di copie richieste e i luoghi in cui è necessario inviarle a seconda della quantità di numeri stampati.

Infatti:

nel caso in cui la tiratura dell’opera sia di massimo 200 copie, sarà necessario riservarne 2. Una di queste dovrà essere inviata all’archivio Nazionale di Firenze, mentre un’altra è riservata all’archivio provinciale di residenza dell’autore, o dell’editore;
nel caso in cui la tiratura superasse le 200 copie, viene richiesto che 4 di queste vengano inviate a chi di dovere. Una dovrà sempre essere riservata all’archivio Nazionale di Firenze, due dovranno andare a quello provinciale, e l’ultima sarà per l’archivio Nazionale di Roma.

Questo obbligo esclude alcune tipologie di libri. Sono infatti esonerati: ristampe, pubblicazioni con distribuzione a un pubblico privato (come nel caso di corsi, amici, gruppi), microtirature, il materiale didattico o formativo per uso interno. Sono infine esclusi anche gli autori stranieri che stampano in Italia.

Ma come si fa quando il romanzo è stato autopubblicato e quindi non c’è un editore che può svolgere questa operazione?

Come funziona con il self publishing

Anche i romanzi in self publishing devono essere inviati e depositati presso gli enti previsti dalla legge. Ci si può però trovare in situazioni differenti. Infatti alcune piattaforme editoriali atte al self publishing (che si occupano cioè della stampa dei libri, a volte includendo anche servizi di impaginazione o creazione di copertina) offrono anche la possibilità di inviare direttamente il romanzo. Bisognerà altrimenti procedere autonomamente.

In ogni caso, comunque, sia che ci si affidi a servizi di self publishing o print on demand, oppure si svolga il processo di scrittura, editing, impaginazione, e stampaggio in maniera autonoma, l’obbligo d’invio ricade sempre sull’autore, dal momento che manca l’editore.

C’è da notare che nel caso di romanzi stampati in proprio, le biblioteche depositarie possono dichiarare solamente l’avvenuta consegna, ma non l’effettivo uso pubblico del documento.

Al momento, inoltre, non è previsto il deposito per i documenti esistenti solamente in modalità digitale, senza anche una versione fisica. Al contrario, i romanzi che vengono venduti sia in versione epub o pdf, sia in versione fisica, dovranno essere depositati.

Modulistica

Oltre all’invio della copia ai diversi enti è anche necessario, prima di tutto, ricordarsi di apporre la dicitura: «esemplare fuori commercio per il deposito legale agli effetti della legge 15 aprile 2004, n. 106» sul pacco.

Bisognerà inoltre scaricare e compilare in duplice copia l’apposito modulo messo a disposizione sul portale della Direzione Generale biblioteche e Diritto d’Autore. Il modulo dovrà essere compilato in ogni sua parte e incluso nel pacco con il romanzo.